Forretningsorden mellem HF Samvirkes Bestyrelse og udvalg.
Formål med forretningsorden
- Formålet med forretningsorden er at sikre åbenhed og udbredelse af kendskabet til H/F Samvirkes Udvalg.
- At sikre såvel Bestyrelse som Udvalg, samt HF Samvirkes medlemmer, indsigt og indflydelse på Udvalgets formål, rammebetingelser og virke
- At sikre tydelighed imellem Bestyrelsen og Udvalgets beføjelser og forpligtigelser
Ansvarsforhold
- Bestyrelsen varetager jf. HF Samvirkes vedtægter (§ 9 og § 10) foreningens daglige drift efter bemyndigelse af Generalforsamlingen som er højeste myndighed - hvorfor ethvert Udvalg refererer til Bestyrelsen som daglig ansvarlig for HF Samvirkes drift
- Bestyrelsen forpligtiger sig til, indsigt og redegørelse for HF Samvirke Udvalg virke overfor Generalforsamlingen
- Udvalg og deres virke er ansvarlig for at overholde indgående aftaler med Bestyrelsen
Oprettelse og godkendelse
- 1. Såfremt et eller flere medlemmer af HF Samvirke ønsker at oprette et Udvalg præsenteres formål og indhold skriftligt for Bestyrelsen m.h.p godkendelse
- 2. Udvalget modtager efterfølgende skriftlig godkendelse fra Bestyrelsen – evt. med præcisering af forudsætninger
- 3. Hvis Udvalget ønsker at benytte HF Samvirkes grund, faciliteter eller ønsker økonomisk bidrag ansøges dette særskilt med præcision af tidspunkt, sted eller beløb
- 4. Et Udvalg er selv ansvarlig for at annoncere arrangementer, ansøge om evt. godkendelser, samt foretage eventuel efterfølgende rengøring, oprydning eller reparation
- Udvalg forpligtiger sig til at offentliggøre arrangementer i god tid inden afholdelse med henblik på at sikre flest mulige medlemmer får mulighed for deltagelse i planlægning og afvikling
Udvalg og øvrige sociale arrangementer
- Ethvert medlem af HF Samvirke kan tage initiativ til arrangementer
- Såfremt HF Samvirkes fælles arealer, grund, budget eller logo benyttes betragtes arrangementet som hidrørende under Bestyrelsens ansvarsområde, hvorfor herværende forretningsorden følges – bortset herfra er privat leje af fælles huset
- Arrangementer, som falder udenfor denne beskrivelse, kan ethvert medlem frit afholde uden forpligtigelser i forhold til Bestyrelsen
Udvalgs Medlemmer
1. Ethvert medlem af HF Samvirke har ret til medlemskab af Udvalg
2. Det tilstræbes at et Udvalg består af minimum 4 personer for at
sikre repræsentation af HF Samvirkes medlemmernes bredde
3. Udvalgs medlemmer oplyses skriftligt til Bestyrelsen, som fører dette til referat
Kontaktpersoner
- Bestyrelsen udpeger en repræsentant som står for det daglige samarbejde med Udvalgene, hvilket meddeles Udvalget senest efter første ordinære Bestyrelsesmøde i forlængelse af den årlige Generalforsamling.
- Udvalget er forpligtiget til at udpege en kontaktperson til at varetage samarbejdet med Bestyrelsen Kontaktperson for et udvalg offentliggøres, således at interesserede medlemmer kan tage rette henvendelse
Økonomi
- Når et Udvalg er godkendt af Bestyrelsen, aftales mellem Bestyrelse og Udvalget et særskilt et rådighedsbeløb til hver arrangement Udvalget ønsker at afholde, - der afregnes efterfølgende
- I de tilfælde hvor arrangementer er fortløbende igennem sæsonen aftales et rammebeløb, hvor der aflægges regnskab mellem Bestyrelsens repræsentant og Udvalgets repræsentant ½ årligt samt ved almindeligt regnskabsårs udløb
- Bestyrelsen er som ansvarshavende bemyndiget til at kræve regnskab aflagt af Udvalget ved anmodning
- Regnskab føres fortløbende af Udvalgets repræsentant efter gældende regnskabs skik
- I regnskabet skal drift indtægter og -udgifter tydeligt fremgå af relevante bilag
- Såfremt et arrangement eller en arrangement række akkumulerer overskud tilfalder beløbet HF Samvirkes medlemmer, der har råderet over forvaltningen af beløbet qua repræsentation i Bestyrelsen
- Bestyrelsen disponerer over økonomiske midler akkumuleret qua arrangementer, og forpligtiger sig til at aflægge beretning overfor generelforsamlingen i forhold til prioriteringer, hensættelser, og arrangement godkendelser
Samarbejdsmøder
- Faste Udvalg er forpligtiget til at informere Bestyrelsen om planlagte aktiviteter minimum ved vandåbningssæsonen (1 marts – 1 november)
- Udvalget forventes at mødes med Bestyrelsen minimum 1 gang i sæsonen samt ved sæsonens afslutning
- Samarbejdsmøder skal blandt andet benyttes til drøftelse af prioriteringer, evaluering af arrangementer og afstemning af gensidige forventninger