Forretningsorden mellem HF Samvirkes Bestyrelse og udvalg.

Formål med forretningsorden

1. Formålet med forretningsorden er at sikre åbenhed og udbredelse af kendskabet til H/F Samvirkes Udvalg.
2. At sikre såvel Bestyrelse som Udvalg, samt HF Samvirkes medlemmer, indsigt og indflydelse på Udvalgets formål, rammebetingelser og virke
3. At sikre tydelighed imellem Bestyrelsen og Udvalgets beføjelser og forpligtigelser

Ansvarsforhold

1. Bestyrelsen varetager jf. HF Samvirkes vedtægter (§ 9 og § 10) foreningens daglige drift efter bemyndigelse af Generalforsamlingen som er højeste myndighed - hvorfor ethvert Udvalg refererer til Bestyrelsen som daglig ansvarlig for HF Samvirkes drift
2. Bestyrelsen forpligtiger sig til, indsigt og redegørelse for HF Samvirke Udvalg virke overfor Generalforsamlingen
3. Udvalg og deres virke er ansvarlig for at overholde indgående aftaler med Bestyrelsen

Oprettelse og godkendelse

1. 1.      Såfremt et eller flere medlemmer af HF Samvirke ønsker at oprette et Udvalg præsenteres formål og indhold skriftligt for Bestyrelsen m.h.p godkendelse
2. 2.      Udvalget modtager efterfølgende skriftlig godkendelse fra Bestyrelsen – evt. med præcisering af forudsætninger
3. 3.      Hvis Udvalget ønsker at benytte HF Samvirkes grund, faciliteter eller ønsker økonomisk bidrag ansøges dette særskilt med præcision af tidspunkt, sted eller beløb
4. 4.      Et Udvalg er selv ansvarlig for at annoncere arrangementer, ansøge om evt. godkendelser, samt foretage eventuel efterfølgende rengøring, oprydning eller reparation
5. Udvalg forpligtiger sig til at offentliggøre arrangementer i god tid inden afholdelse med henblik på at sikre flest mulige medlemmer får mulighed for deltagelse i planlægning og afvikling

Udvalg og øvrige sociale arrangementer

1. Ethvert medlem af HF Samvirke kan tage initiativ til arrangementer
2. Såfremt HF Samvirkes fælles arealer, grund, budget eller logo benyttes betragtes arrangementet som hidrørende under Bestyrelsens ansvarsområde, hvorfor herværende forretningsorden følges – bortset herfra er privat leje af fælles huset
3. Arrangementer, som falder udenfor denne beskrivelse, kan ethvert medlem frit afholde uden forpligtigelser i forhold til Bestyrelsen

Udvalgs Medlemmer

1.      Ethvert medlem af HF Samvirke har ret til medlemskab af Udvalg

2.      Det tilstræbes at et Udvalg består af minimum 4 personer for at 

         sikre repræsentation af HF Samvirkes medlemmernes bredde

3.      Udvalgs medlemmer oplyses skriftligt til Bestyrelsen, som fører dette til referat

 Kontaktpersoner

1. Bestyrelsen udpeger en repræsentant som står for det daglige samarbejde med Udvalgene, hvilket meddeles Udvalget senest efter første ordinære Bestyrelsesmøde i forlængelse af den årlige Generalforsamling.
2. Udvalget er forpligtiget til at udpege en kontaktperson til at varetage samarbejdet med Bestyrelsen Kontaktperson for et udvalg offentliggøres, således at interesserede medlemmer kan tage rette henvendelse

Økonomi

1. Når et Udvalg er godkendt af Bestyrelsen, aftales mellem Bestyrelse og Udvalget et særskilt et rådighedsbeløb til hver arrangement Udvalget ønsker at afholde, - der afregnes efterfølgende
2. I de tilfælde hvor arrangementer er fortløbende igennem sæsonen aftales et rammebeløb, hvor der aflægges regnskab mellem Bestyrelsens repræsentant og Udvalgets repræsentant ½ årligt samt ved almindeligt regnskabsårs udløb
3. Bestyrelsen er som ansvarshavende bemyndiget til at kræve regnskab aflagt af Udvalget ved anmodning
4. Regnskab føres fortløbende af Udvalgets repræsentant efter gældende regnskabs skik
5. I regnskabet skal drift indtægter og -udgifter tydeligt fremgå af relevante bilag
6. Såfremt et arrangement eller en arrangement række akkumulerer overskud tilfalder beløbet HF Samvirkes medlemmer, der har råderet over forvaltningen af beløbet qua repræsentation i Bestyrelsen
7. Bestyrelsen disponerer over økonomiske midler akkumuleret qua arrangementer, og forpligtiger sig til at aflægge beretning overfor generelforsamlingen i forhold til prioriteringer, hensættelser, og arrangement godkendelser

Samarbejdsmøder

1. Faste Udvalg er forpligtiget til at informere Bestyrelsen om planlagte aktiviteter minimum ved vandåbningssæsonen (1 marts – 1 november)
2. Udvalget forventes at mødes med Bestyrelsen minimum 1 gang i sæsonen samt ved sæsonens afslutning
3. Samarbejdsmøder skal blandt andet benyttes til drøftelse af prioriteringer, evaluering af arrangementer og afstemning af gensidige forventninger