Referater fra bestyrelsesmøder

08-08-2022

Bestyrelsesmøde HF Samvirke 28.06.22 i kl. 17:00 i Huset

Tilstede: Tina, Klaus, Peter, Kenneth, Sølvi, Helle, Mille

Afbud: John, Eva

 

Drøfte punkter:

· Fællesarbejde plan og fordeling: Kenneth har overblik over hvem der deltager både fra Haver, og fra Bestyrelsen. Næste gang deltager Helle & Tina. Der skal ligge deltagerliste på kontoret, vifte af arbejdsopgaver så der kan tages hensyn til deltagere, og vejr.

· Internt salg Hx/Hx. Sælger ønsker snarest muligt kontrakt. Købers eget hus er klargjort til vurdering. Sagen er hos den salgs ansvarlige.

· Procedure omkring salgs processen – kan vi gøre noget hurtigere. Punkt afventer stillers deltagelse.

· Håndtering af haver der ikke har fået indlagt kloak ved udløb af frist. Punkt afventer stillers deltagelse. Kort drøftelse af opsigelsesprocedure i denne forbindelse, hvad skal være etableret, hvad hvis man ikke har et hus etc. Enighed om at punktet afventer, men at man kunne forvente at Kredsen har svar på nogle spørgsmål da vi ikke er eneste Haveforening i situationen. Fx standard opsigelse der er juridisk korrekt.

Opfølgning:

· Hxx– ”personsag” – (fortroligt): der har været afholdt møde, og der er modtaget dokumentation som er videresendt til Kredsen.

· Hx – ”personsag” – lugt gener (fortroligt): Haven tilskrives om at tømme og fjerne septiktank (tina)

· Opsætning af bump – hvordan går det: der er modtaget flere bump, og Klaus, Robert, Erling opsætter hvor der mangler.

· Loppemarked og fest: Pladsen lukkes kl. 16 fredag og forventes åben søndag kl 14. Pris for deltagelse i middag kr. 50, børn under 12 år gratis. Indbydelser – erindring om festen ved opslag, og hjemmeside. Der overvejes en hoppeborg (vi skal være opmærksomme på at skilte med på eget ansvar – forsikrings wise). Telt opsætning, Kenneth +1 & måske Klaus melder sig.

Drøftelse af musik, pris, etc. Mille under videre.

Budget ramme er cirka 15.000 – det skal indtænkes at der også afholdes Høstfest. Sølvi undersøger præcis budget til de to fester.

Der er cirka en håndfuld der at meldt at de deltager i loppemarked. Der gøres opmærksom på at en bod er gratis. Det nævnes at Fælles Eje plejer at deltage …. Man kan overveje at invitere.

· Gangudvalg – noget at bemærke fra sidst: der har være lidt forvirring. Peter laver et nyt oversigtssystem.

Næste gang, er fokus på hæk & træer, ukrudt mod vejskel.

Datoen bliver varslet på hjemmeside + opslag

· Kloak alarm – virker det: skulle nu virke efter hensigten.

· Underskrive på nøgle papirer nye medlemmer: ikke sket

· Kloak forsikring – fremadrettet + møde med forsikring + dokumentation for forsikring: Afventer møde etableres med forsikringen. tina

· Vandforbrugs måling – hvordan og hvornår: afventer

 

Evt.

· Hæk og træer mod stien er klippet og trimmet.

· Der er kommet nyt bordfodbold

· Nye sæbe dispensere er ankommet

· Husk at vi selv bytter kontorvagter, og vær obs på hvornår du har fællesarbejde.

· Plastposerne på kontoret kan frit afhentes af medlemmerne

Næste møde er 02.08.22

02-07-2022

Bestyrelsesmøde HF Samvirke 31.05.22 i kl. 17:00 i Huset

Tilstede: Eva, Kenneth, Tina, Helle, Peter

Afbud: John, Mille, Klaus, Sølvi

Opfølgning:

· Underskrive på nøgle papirer nye medlemmer: Klaus – ikke sket

· Indsendelse af oplysninger til bank: er sket

· Kloak forsikring jf GF: Tina - afventer

· Asfaltprojektet herunder bump: er opsat af Erling, Klaus, Robert. Der er bestilt flere bump til opsætning. Det ser ud at at virke godt med forskudte bump ift. fart. Asfaltprojektet gik godt og der var respekt for at man ikke måtte færdes.

· Kloak: 1 års gennemgangen, Have xx el problemer – er der nyt?: Det viser sig at det er Hxx egen el der er skyld i problemer. Der er desuden kommet regning for el problemer til Hxx (kr. xxxx)

· Vi har løbende gjort opmærksom på skæringsdato 30.09.22 for indmelding af færdigmeldinger. Konsekvens kan blive opsigelse. Det skal vi blive ved med. Der opgøres antal færdigmeldinger p.t

· Pumpestation, alarm & filter – er der nyt?: Sølvi & Klaus er på sagen. Robert har alarmen

· Vand måler aflæsning hvornår og hvordan?: Robert & Eva afholder møde mhp anbefaling af procedure, og skæringsdato for overgang til egenbetaling af vand. I vand lauget er pt Robert, Erling, Sølvi

Opmærksomhed på om hvornår der betales årsaflæsning mhp timing af overgang og regnskabsåret eventuelle betydning

· Tilbagemelding på Gangudvalgets rundering, og næste dato (John foreslår 12/6 eller 19/6) (Peter & John): Der var en del haver som fik sedler. - næste gang bliver 19.06.22 med deltagelse af John & Peter. Især obs på haver der har fået sedler. Tina laver flere sedler med firkant og opslag

· Tilbagemelding på præmie haver: der er runderet og indstillet haver.

· Tilbagemelding på Fællesarbejde (Peter & Kenneth): 12 stk. fremmødte. Vejskilte, lillep-plads ordnet, der blev luget. Næste gang er 11.06.22 (Tina & Sølvi & peter). Kenneth fremsender indkaldte oversigt + opgaver.

10.07.22 deltager Klaus & Helle + Kenneth

· Socialt arrangement 30/7 og 10/9 (Eva mille): opslået på hjemmesiden

· Indkøb af sprit dispenser: er bestilt

· Kredsens lejekontrakt findes: den er ikke fundet

 

Øvrigt

· bekymringsmail fra nabo til Hxx og dennes xx – er det lovligt?: der indkaldes til samtale og bedes om dimensioner således at der kan foretages en vurdering af lovlighed (Peter & EVA)

· H xxx vedr. overtagelse: det er nødvendigt at anden personen på kontrakten høres førend første person på kontakten kan overtages. Der har været dialog med Kreds, og der er svaret på mail fra advokat.

· Info om køb/salg/vente- Hx/Hx og H x

· Kloak indmeldinger/opdateringer: Alle indkommende færdigmeldinger burde været registeret, men der er mulighed for at nogle har forputtet sig, eller er blevet over set. OBS på dette.

· Invitation til foredrag om ”mere liv i haven” mail af 27.05.22: opslag Tina/John

· Invitation til kursus i vurdering mail af 23.05.22: Peter og Tina overvejer

· Invitation vedr. motorvejs udvidelse mail af 09.05.22: opslag Tina/John

· Ny mail adr Hxx – mail af 09.05.22: Kenneth tjekker

Eventuelt

· Eva er ikke i DK uge xxx(heldige asen)

· Der arbejdes på at få PC2 op og køre – Kenneth

· Opfordring til at rydde op på Pc’er. Kom i mapper. Slet

· Vi har fået ny kontaktperson i Kolonihaveforbundet (Jimmi) da Christina desværre er stoppet.

· Eva erindrer om jubilæum i aug. 2023

· Der kommer nye kodeord på Pc’er som følge af ny bestyrelse. Kenneth

 

Drøftelse af dagsordensformen: hvad skal med, hvad er vigtigt, hvor lang er en lang dagsorden, hvor langt er et langt møde, interval imellem møder, at løfte opgaverne som de ikke bliver ved med at figurer på dagsorden, skravering som pejlepil for hvad der er vigtigt m.m. Der kommer en ny udgave næste gang

 

 

Næste BS-møde: 28.06.22 kl 17

02-07-2022

Ref. Bestyrelsesmøde HF Samvirke 09.05.22 i kl. 17:00 i Huset

Tilstede: Klaus, Eva, John, Sølvi, Peter, Mille, Helle, Tina. Afbud Kenneth

Næste BS møde kl. 17 i Huset er 31.05.22

 

1. Velkommen til vores nye kollegaer.

Der er udleveret nøgler, koder, oversigt over kontor vagt & ansvarsområder.

Peter har sendt personoplysninger til mailen, og Mille har afleveret på kontoret.

Mille og Peter påfører deres telefon nummer på listen på kontoret.

Klaus sørger for underskrift på nøgle papirer.

2. GF-opfølgning

Referat: er underskrevet og sendt til forbund & bank + lagt på hjemmesiden.

Opslag med nye BS-medlemmer er på hjemmesiden. Opsættes på tavler. Tina laver print – John sætter op.

Formalia nye BS-medlemmer, billede ID og sundhedskort til bank: sendes i kommende uge

Ændring i ordensregler indføres, lægge på hjemmeside: er sket

Nye byggeregler lægges på hjemmeside: er sket

Undersøgelse af forsikring af kloak: pågår

3. Sidste nyt fra/til ansvarsområder (hvis der er noget):

§ Kloak, vand, el, drift

Årsgennemgang, hvor man også tilså de haver som har indmeldt skader & mangler.

Fortroligt

Man er gået videre med undersøgelse af Hxx (el problemer)

Øvrige haver mener man ikke at kunne godtgøre.

Hxx mangler et kloaklåg, som man selv skal anskaffe.

Lågen skal hæves således at den kan åbnes efter asfalt hvilket varetaget af firmaet.

Haven lukkes med hængelås under asfaltprojektet. (Klaus)

Containere flyttes (John)

Havebord v kontor & cykelstativ flyttes (Mille/Tina)

Sten ved gl kontor flyttes (Helle)

Der er rund delt materiale 6 lagt på web omkring forbud mod at være på fællesområdet under asfaltprojekt 17-20 maj 2022. Heri også at der skal flyttes eventuelle ”ting” der henstår på fællesområder + udhængende grene osv.

Ift betaling af asfaltering får vi godskrevet indeksregulering, og 10 % rabat. Asfaltomkostninger er steget meget generelt hvilket vil blive afspejlet i pris.

Foreningen opsætter selv eksisterende bump, og tilkøber ved behov nye. Der skal optegnes og isættes. (Robert, Klaus, Erling)

Pumpestation: Robert har papirer på pumpestationen. MOE sender igen anvisning på filter. Vi skal desuden tilkøbe en alarm til pumpestation – Robert er tovholder.

Det viser sig at vandaflæsning på den enkelte have KAN aflæses. Drøftes senere hvornår der er skæringsdato + hvordan det skal tilrettelægges

§ Gangudvalg (Peter er nu med ansvarlig på området)

Samles søndag 22.05.22 ved kontoret kl. 9:30. (Eva, John, Helle, Peter)

Der skal laves sedler (tina)

§ Fællesarbejde (Peter er nu medansvarlig på området)

Der er udsendt anbefaling til arbejdsopgaver – se mail. Sølvi er tovholder d. 22.05.22

§ Formandsopgaver

§ Vurdering, køb, salg, venteliste

Hxx er gået til internt salg

§ Indkøb & depot

Der skal snart bestilles diverse – der holdes øje (Helle)

§ Vaskeri & toilet drift (Mille er nu medansvarlig på området)

Vaskeri reservationssedler er udprintet

§ Fælleshus drift (Mille er nu medsvarlig på området)

§ Fælleshus udlej

Mange udlejninger. Enighed om at der skal lægges depositum på kr. 1000 fremadrettet ved udlejning.

§ Sociale arrangementer (mille er nu medansvarlig på området)

10.09.22 arrangeres Høst fest (tovholder Mille)

30.07.22 arrangeres Loppemarked og Asfaltbal på festpladsen/store p plads. (tovholder Eva /Mille)

§ Affald & container

§ Byggeri (Peter er nu medsvarlig på området)

§ Øl, vand, nøgler, låse

Klaus sørger for at der er øl & vand på kontoret der pt er helt tomt for sodavand & vand

§ Adm.

 

4. Øvrige punkter

· Der skal sprit i dispensér: da disse er itu indkøbes der nye til kvinde toilet (Helle)

· Præmie haver: Der ligger skemaer til udfærdigelse i mail Box som skal udfærdiges ved rundering. Desuden inviteres tidligere præmiehaver (Sussi, Christian, Bent?) til at deltage i runderingen. Datoen medd på opslag & web (John /Mille)

5. Evt.

· Planter i Huset skal i jord (Mille/Tina/john)

· ”Madspande” står på kontoret til udlevering.

· Fjernbetjening til varmepumpe er i depot

· Der ledes efter kontrakt med Hus udlejning med Kreds (tina)

· Ønske om at ændre vagtplan for kontor til 2 personer. Se vedhæftede. Enighed om at man er ”skarp” på at bytte sin vagt så der altid er to på vagt

· Ønske om at ændre dagsorden således at ansvarsområder ikke figurer, hvorfor man derfor må melde ind hvis der er punkter til dagsorden.

11-05-2022

Ref Bestyrelsesmøde HF Samvirke 25.04.22 i kl. 17:00 i Huset

Tilstede: Sølvi, Tina, Eva, Kenneth, John, Ghobad.

Afbud: Klaus, Helle, Heidi

 

Fokus på mødet omhandler GF – sidste overblik.

 

1. GF – sidste opfølgning og overblik - herunder beretning (udsendt pr mail)

Vi gennemgår Beretning.

Øvrige arbejdsopgaver og fordeling er på plads.

2. Sidste nyt fra/til ansvarsområder (hvis der er noget):

§ Kloak, vand, el, drift

Gennemgang (1 års eftersyn i uge 18. Erling, Robert, Eva deltager)

§ Byggeri

§ Økonomi

§ Gangudvalg

§ Fællesarbejde

Cirka 1/3 del af de indkaldte deltog. (8 personer)

§ IT

§ Formandsopgaver

§ Vurdering, køb, salg, venteliste

Der er dags dato modtaget oversigt fra Forbundet m venteliste indbetalinger. Listen kan nu opdateres.

§ Indkøb & depot

§ Vaskeri & toilet drift

§ Fælleshus drift

§ Fælleshus udlej

§ Sociale arrangementer

Vellykket afvikling af børne-påske dag med et rimeligt antal tilmeldte.

§ Affald & container

§ Øl, vand, nøgler, låse

§ Adm.

 

3. Øvrige punkter

· Der skal sprit i dispensér: eva vil tjekke om der mangler et batteri

· Automatik svar på Bestyrelses mail skal ændres fra vinter til sommertid åben tid (Kenneth): er sket

· Mail vedr. byggeri for tæt på skel. (Kenneth) undersøger og svarer: der er svaret

· Vores græsslåmaskine er forsvundet – der skal købes en ny: der er indkøbt ny maskine

· Der er modtaget diverse vedr præmie haver. John følger op.

 

4. Evt.

Næste møde er 09.05.22

11-05-2022

Ref Bestyrelsesmøde HF Samvirke 05.04.22 i kl. 17:00 i Huset

Næste møde er: mandag 25.04.22 kl. 17

1.

· Generalforsamling 28.04.22 19:00 – mødetid BS kl. 17 – afholdes i Huset – udsendelse sidste dag er 13.04.22

· Eva sørger for ”håndmad”

· Dagsorden – gennemgået ok med tilføjelse af intern revisor ikke ønsker genvalg. Opslås på tavler (Tina)

· Fuldmagt – gennemgået ok (Tina)

· Forslag fra Kenneth – trækkes. Det besluttes dog, at udeblivelse fra Fællesarbejde udelukkende opgøres 1x årligt og derpå foretages der gebyr trækning.

· Der er 4 haver som ikke er på mail listen. Indkaldelse afleveres enten i havens postkasse eller kan afhentes på kontoret.

· Forslag gennemgået. Enkelte rettelser til forsikring, rettelser til Ordensregler (Kenneth)

· udsendelse af dagsorden + bilag. Vi afventer underskrift på regnskab (Kenneth)

· Referent (Linda) Dirigent (Tom)

· dirigent pakke – afventer regnskab (Tina)

· stemmesedler (Sølvi)

· dørvagt (Sølvi og Tina)

· medlemsliste x2 udprintes (Kenneth). På medlemslisten påføres eventuelle fuldmagter.

· Fuldmagter overleveres til dirigent.

· Bar + bord opsætning + mikrofon + drikkevarer osv.: Ghobad, Helle, Klaus, John, Heidi

· Beretning (Eva):

a) Giv besked til bestyrelsen hvis der benyttes transporter jf. pkt. 2 i ordensregler

b) Andre indholdsmæssige forslag kan sendes til Eva.

 

2. Øvrige punkter

· Info vedr. bank møde: Det var et service besøg. AL bank afleverer materiale vedr. mulighed for at låne i huset til enkelt medlemmer, hvilket vi ligger på kontor og til GF

· Gennemgang af datoer til fællesarbejde, som opslås på tavler (tina/john) – er på hjemmeside. De første datoer for afvikling er besat. 1x Eva, Heidi, John + 2x Kenneth, Sølvi, Klaus

· Regnskab gennemgået af interne revisorer. Ingen bemærkninger bortset fra at det bemærkes at el/varme udgift er steget voldsomt. Vi afventer påtegning. Sølvi sender derpå til Tina

· VVS i huset er ok

· Der skal sprit i dispensér

· Automatik svar på Bestyrelses mail skal ændres fra vinter til sommertid åbent tid (Kenneth)

· Rengøring har været der 1x

· Bad og toilet er åbnet + port ++++

· Vi har fået affaldssortering poser & kurve – udleveres på GF og efterfølgende på kontor.

· Mail vedr. byggeri for tæt på skel. (Kenneth) undersøger og svarer.

· Vores græsslåmaskine er forsvundet – der skal købes en ny …hvem ?

· Opskrivning på venteliste 2022 er i gang. Forventes opdateret 01.05.22