Referater fra bestyrelsesmøder

10-09-2021

Bestyrelsesmøde onsdag 25.08.21 kl. 19:10 i Huset

Tilstede: Kenneth, Sølvi, Heidi, Eva, John, Tina, Ghobad, Klaus

Referent: Tina Ordstyrer: Kenneth

OPFØLGNING

Input til affalds- og containerområdet- opsætning af hegn v/H34 (se forslag): Enighed om at der opsættes hegn. Kenneth, Klaus og Ghobad er tovholdere ift opmåling af grunden, og markering af skel + dialog med H34 omkring tidspunkt for hegn. Dernæst tages der stilling til mulighederne for containers placering.

Nøglekvittering, og opdatering af retur A nøgle: Der er underskrevet og dateret

Skilte i foreningen – opsætning: Der er stort set opsat i hele foreningen, der mangler nogle vejnavne. Enighed om at der skal bestilles skilt der tydeligt tilkendegiver regler for indkørsel for lastbiler. Kenneth

Bump – opsætning: Der er opsat i bunden af foreningen. Der mangler fortsat en del bump. Når vi får asfalt på vejene vil der komme ’villa vejs bump’ – altså i asfalt. Klaus & Robert arbejder på flere bump.

Svar på vurderings/afdrags nedskrivnings pct af kloak: møde med Forbundet omkring udregningsmodel ift. fælles kloak og beregning ved salg – enighed om at vi betaler Forbundet 500kr månedligt for udregning ved køb/salg. Forbundet har erfaring med opgaven som de også udføre for andre af vores naboforeninger.

Den ene sprit depender ved kontoret er i udu: Vi har fået en ny

Tagrende ved huset virker ikke optimalt: Det gør den stadig ikke – det er uklart hvor problemet er, men enighed om at det skal ordnes for at sikre Huset. Klaus

Repr af handicap toilet i Huset – afventer kvartalsregnskab

Reparation af håndvask i Huset: er ikke repareret men lukket. Pågår Klaus.

Forsikringsdækning på kloak og pris: Vi er i dialog med vores forsikring Sølvi

1. FÆLLESARBEJDE & UDEAREALER:

Fællesarbejde 14.08.21; info om dagen, som 15 deltog i.

Fællesarbejde 05.09.21; Sidste fællesarbejde. Der er mange der ikke har deltaget i år, hvorfor det må forventes at der deltager op til cirka 45. Heidi, Ghobad, John, Kenneth deltager. Der er udarbejdet en opgave oversigt.

2. Ekstra GF:

Nye vedtægter indføjes, og lægges på hjemmesiden. Kenneth

Underskrift referat og fremsende nye vedtægter & referat til Forbund og Bank: Eva

3. KLOAK:

Møde med Gottlieb 19.08.21.: Gottlieb rundere for at sikre at alle vandmålere er påsat, og der er ’låg’ på alle vand&kloak brønde. Der bliver opsat filter for at imødekomme lugtgener i bunden af foreningen. Alle ’låg’ skal være lukkede pr. 15.10.21 (der må ikke være slanger mm der stikker op) for at sikre for frost problemer. Hvis man vil sikre sig mod rør og frost skal man lukke for hovedhanen i brønden ved

Foreningens luk i oktober måned. Der bliver ikke påsat plombering. Der skal afsættes regnskabsmæssigt beløb til betaling af asfaltering af vejene i foreningen om 1 år.

Vandmåler: ’Skæringsdato’ for overgang til vandmåler betaling fra egen have, og plombering: Der er udfordringer ift vandmålingsaflæsning, hvorfor det er forventeligt at der vil være fællesaflæsning i denne sæson, og plombering må afvente.

Indkøb af vagt telefon & datakort i forbindelse med alarm ved kloak tilstopning. Vi hører Robert Klaus

Der skal laves vandpost: ved det gamle kontor – status: VVSerne har travlt, hvorfor dette først forventes i næste sæson Kenneth

Dokumentation for VVS; hvad skal vi kræve. Enighed om at der skal kræves faktura, hvorfor de indkommende dokumenter gennemgås, og der indhentes yderligere desang. Tina

Dokumenter for hele vores kloakprojekt, er modtaget. Print tina

 

4. VENTELISTE, VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

H19: er gået til venteliste salg + H76: afventer kontrakt + H30 er gået ventelistesalg H45: Dødsbo er gået til vurdering + H138 er gået til vurdering + H94 er gået til vurdering.

Sølvi

Deadline vurdering/salg: Enighed om at sidste dag for indlevering af salgsmaterialer er 15.09.21 tina

5. DRIFT – PRAKTISK & Vedligehold:

Hul i vejen H98: Det bliver ordnet, der er kontakt.

6. BYGGERI:

Kontakt til Gladsaxe for præcisering af regelsæt, herunder 4,5 til tagryg.: afventer respons

Opdatering af deklaration på web: Afventer respons

7. HUSET:

Rengørings udfordringer: Heidi sørger for støvsugning og gulvvask kommende weekend. Der er gennemgående snavset, hvorfor det er krævende for tovholderne hver weekend at skulle gøre rent. Vi skal finde en mere solid løsning !

Udlejning: Der er bankospil 2x i denne sæson, og 1 høstfest (enighed om tilsagn på op til 10.000 kr)

8. DRIFT – ADMINISTRATIVT:

Møde i Kredsen: Repræsentantskab. Deltager er Sølvi

9. ØKONOMI:

Endelig regnskab kloak? / møde med bank: Det forventes at den endelige opgørelse er klar, og vil andrage cirka 114.00 pr. have., hvilket er indenfor budget. Det skal afklares om afdrag opkræves hver måned eller kvartalsvis. Desuden om den enkelte have opkræves månedligt eller kvartalsvis. Derudover skal det afklares hvor mange som ønsker at betale deres andel i én sum (og meddeles til bank). Det skal afklares hvor tit det er mulighed at betale sin andel ud. Det skal afklares hvilke omkostninger der er forbundet med at betale sin

andel ud. Købere skal have opkrævet deres ekstrabetaling udover indbetalingen af kr. 110.000. Endvidere hvornår hver enkelt have kan forvente første afdrag til betaling.

10. BAD & TOILET & Vaskeri:

Dørhåndtag og toilet bræt repareres: skulle nu være sket

11. EVT og evt. nyt fra Kontorvagt:

* Fest og Banko: se huset

Enighed om at møder er hver 14 dag – onsdage kl. 19:10 i Huset. Foreløbig i august måned med.

Nye datoer for BS møder: næste gang er koncentreret omkring økonomi, og ’nedlukning’ af diverse vedr. kloak.

Strømforsyning: Der vedbliver med at være udfordringer med strøm forsyningen i Foreningen.

Foreningen lukker ned i uge 43

Vi mangler Xnøgler …..

 

NÆSTE MØDE ER AFTALT TIL TIRSDAG 07.09.21 kl 17

 

AFVENTER PUNKTER:

o Reboot pc’er

o Nye tavler

o Brug af arealet ved kontor – legeplads, grantræer, dyr

11-08-2021

Ref. Bestyrelsesmøde onsdag 11.08.21 kl. 19:10 i Huset

Tilstede: Klaus, Helle, Sølvi, Heidi, John, Eva, Tina – afbud: Ghobad og Kenneth

Referent: Tina     Ordstyrer: Heidi

OPFØLGNING

Input/forslag til ordensregler: Modtaget svar mail, at der vil blive stillet et forslag på et senere tidspunkt til GF desang.

Input til affalds- og containerområdet: Afventer (Ghobad og Kenneth)

Nøglekvittering, og opdatering af retur A nøgle -Klaus. Der er ikke kvitteret 

Skiltei foreningen – opsætning: status; er i gang og pågår  

Bump – opsætning: status; er i gang og pågår

Svar påvurderings/afdrags nedskrivnings pct af kloak: Der er tiltag ift. møde med Forbundet omkring udregningsmodel ift. fælles kloak og beregning ved salg (Eva og Sølvi). Møde er aftalt til 25.08.21 og der er dialog med 4 juli omkring deres erfaringer.

 ”Julefrokost”- dato:  10.09.21 kl. 17:00: datoen er aftalt. Afbud fra Robert. Sølvi booker bord. Besked om antal deltagere man møder med senest 1 september til eva /Sølvi

Den ene sprit depender ved kontoret er i udu – Kenneth kontakter firmaet for at få en ny. Status-afventer

Tagrende ved huset virker ikke optimalt. Status. Intet nyt

FÆLLESARBEJDE & UDEAREALER:

Fællesarbejde 14.08.21: opgaver og fremmøde lister. Hvem deltager fra BS ? Tina, Sølvi, Eva, Klaus, John deltager. Mødes kl. 9:30. Der er indkaldt cirka 40 personer. Der er udarbejdet en opgave liste.

  1. Ekstra GF:

P-plads afspærres: John- yes

Tilbagemelding fra Tom (dirigent): Noget nyt? - Eva hører Tom  

  1. 2.       KLOAK:

Nyheder?: Fortroligt: maildialog med Hxx

Vi understreger på hjemmeside, og ved opslag at kloak skal udføres af autoriseret kloakmester. Desuden at det er hver haves ansvar at orientere sig. At Bestyrelsen ikke foretager anbefalinger af et firma frem for et andet.

Der florerer mange rygter om kloak firmaer i foreningen – som Bestyrelse er vi neutrale og kan ikke gå ind i debatten, da det er et privat anliggende for hver enkel have….

Bygherre er ansvarlig for at indkalde til 1 års gennemgang.

Møde med Gottlieb 19.08.21.: er ændret til 23.08.21 kl. 16

Vandmåler: ’Skæringsdato’ for overgang til vandmåler betaling fra egen have- afventer opsamlings møde 23.08.21. Dialog omkring plombering af vandmålere. Det bringes op til møde med Gottlieb, ud fra en forventning om at dette etableres når alle tilkoblinger har fundet sted.

Indkøb af vagt telefon & datakort i forbindelse med alarm ved kloak tilstopning: afventer møde 23.08.21

Der skal laves vandpost: ved det gamle kontor – status. Kenneth er i dialog

Dokumentation for VVS: Der skal laves opslag. Såvel Gladsaxe Kommune som Kredsen udmelder at VVS-arbejde i forbindelse med tilkobling til huset SKAL laves af en autoriseret VVS’er. Drøftelse af dokumentationskrav, da dokumentation p.t udelukkende har omhandlet kloakering. Omfang, måder, og metoder drøftes ved næste møde.

 

  1. 3.       VENTELISTE, VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

H xx: forventes solgt? Er solgt   Hxx: forventes solgt? Er solgt Hxx: er gået til venteliste salg Hxx: har modtaget vurdering, og afventer kontrakt, hvilket forventes? Sølvi kontakter  Hxx er gået til vurdering/vurdering v mødedato modtaget. Hxx:  Dødsbo er gået til vurdering, Hxxx er gået til vurdering

Færdigmeldinger: Kommer ind i en lind strøm.

Kontakt til Gladsaxe kommune vedr. procedure v kloak: Gladsaxe kommune oplyser at man kan aflevere et USB stik- eller sende pakker hvorefter de vil blive til akteret i arkiverne.

 

  1. 4.       DRIFT – PRAKTISK & Vedligehold:
  2. 5.       BYGGERI:  

Kontakt til Gladsaxe for præcisering af regelsæt, herunder 4,5 til tagryg. - afventer

Opdatering af deklaration på web - afventer

  1. IT:
  2. HUSET:

Nyheder? Handi toilet virker ikke, der skal en prof. på sagen. Aflåses. Vi afventer budget 1/10 førend tilbud.

Håndvasken på dametoilet skal repareres. Der er ønske om at bruge huset til banko. Vi afventer datoer.

  1. DRIFT – ADMINISTRATIVT:
  2. ØKONOMI: Nyheder? Vi forventer at det endelige regnskab foreligger med udgangen af august måned. Der er aftalt møde med Bank Niels 30.08.21
  3. 10.   BAD & TOILET & Vaskeri:

dialog med firmaet. Der har været dialog med firmaet som har 4 timer om ugen til rådighed. Firmaet lover at de vil skærpe opmærksomheden på kvaliteten.

dørhåndtag og toilet bræt repareres. Intet nyt

Vaskerisedler: Der skal ophænges nye 

  1. 11.   EVT og evt. nyt fra Kontorvagt:

* Fest? Beboere har taget initiativ til høstfest – hvilet sandsynligvis bliver 18.09.21. Vi afventer nyt

* Opslag om at diverse IKKE skal lægges i H34, der nu er solgt!

* Sølvi er i dialog med forsikringen omkring dækning/pris m.m.  ifm. kloakering.

* Klaus sørger for tomme kasser kommer fra kontor til huset. Vil gerne have en hjælpende hånd. Desuden at der kommer fyldte kasser fra huset til kontoret.

Enighed om at møder er hver 14 dag – onsdage kl. 19:10 i Huset. Foreløbig i august måned med.

Næste gange 25.08.21 kl. 19:10 i Huset  


 

28-07-2021

Bestyrelsesmøde onsdag 28.07.21 kl. 19:10 i Huset

Tilstede: Sølvi, Eva, Kenneth, Heidi, John, Tina, Ghobad, Helle – Fravær: Klaus

Referent: Tina ordstyrer: Heidi

OPFØLGNING

Nøgler: Er der lavet kvittering for udlevering: Nej, afventer. Klaus.

Der er modtaget A nøgle retur fra Thomas (tidligere BS) – skal noteres i nøgleoversigt. Klaus

Vaskekort: er de ankommet? - ja

Skilte i foreningen – opsætning: Der kom nogle skilte op ifm. fællesarbejde, der er også bestilt skilte (børn & hastighed), der er lavet skabelon til maling af vejbanen.

Bump – opsætning: Hvad er status - afventer

Hjertestarter: Er nu opsat ved huset og kontor – og er funktionel. Materiale kommes i mappe på kontor (formalia). Tina

Dokumentation for forsikring Der er modtaget dokumentation fra Hxx. Der er 4 haver der har egen forsikring (Hxx +Hxx+Hxx+Hxx). Dokumentationen er lagt i have mapper, og alle er således forsikring i foreningen.

Svar på vurderings/afdrags nedskrivnings pct af kloak: Der er tiltag ift. møde med Forbundet omkring udregningsmodel ift. fælles kloak og beregning ved salg (Eva og Sølvi) - afventer

”Julefrokost”- dato: Vi prøver med 10.09.21 kl. 17:00. Eva kontakter inviterede, og får afklaret datoen.

Den ene sprit depender ved kontoret er i udu – Kenneth kontakter firmaet for at få en ny- afventer

Tagrende ved huset virker ikke optimalt. Klaus tjekker op - afventer

FÆLLESARBEJDE & UDEAREALER:

Tilbagemelding fra afholdt fællesarbejde 25 juli 2021:

Cirka 2/3 af de indkaldte haver fremmødte—cirka 20 stk. Der blev flyttet planter, opryddet op ved kontor, fjernet og udlagt sten, malet mv.

Vi har en liste til næste fællesarbejde 14.08.21 (Eva + Kenneth). Opgaverne drøftes på kommende BS-møde.

1. Ekstra GF:

Indkald udsendes: er det sket-ja

P-plads afspærres: John forsøger at genbruge eksisterende skilte, eller henvender sig til Eva.

Tilbagemelding fra Tom (dirigent): Noget nyt? – Eva rykker Tom

GF pakke til dirigent: enighed om at sende dirigent pakken. Tina

? Hvem laver skilte til P plads spærring?

2. KLOAK:

Nyheder: der bliver holdt et opsamlende møde med Gottlieb 19.08.21. Herunder vandmåler påsætning. Der vedbliver med at komme sager fra medlemmer, selvom antallet er aftaget.

Drøftelse af nødvendigheden af, at der trækkes en streg i sandet for nye sager. Der er stadig dialog med nogle haveejere der ikke er tilfredse med svar på indsigelse.

Byggestrøm (Sølvi) – opgørelse er sendt til Gottlieb

Vandmåler: ’Skæringsdato’ for overgang til vandmåler betaling fra egen have: Drøftelse af hvornår skæringsdatoen skal være. Ingen afklaring endnu – vi afventer møde 19/8. Der beror fortsat at blive påsat vandmålere i nogen haver. Enighed om at det kan være hensigtsmæssigt med 2 rundering ifm. aflæsning. En varslet, og en uvarslet.

Indkøb af vagt telefon & datakort i forbindelse med alarm ved kloak tilstopning: afventer

Der skal laves vandpost: ved det gamle kontor. Kenneth er i dialog med VVS desangående.

Dokumentation for VVS: Drøftelse af nødvendigheden af dokumentation fra aut VVS’er. Enighed om at der tages kontakt med Gladsaxe Kommune, ligesom Forbundet høres, så vi er HELT sikre på hvilke krav der stilles, og hvilke krav der er er Bestyrelsesbesluttede. Lige nu afleveres der færdigmeldinger fra aut kloakmester, og nogen afleverer også fra aut VVS’er. Tina

3. VENTELISTE, VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

H xx: forventes solgt 6/8. Hxx: er gået til salg, sidste dag for ja tak er 31.07.21. Hxx: der er modtaget vurdering, og sat op til internt salg frem til 4/8. Hxx afventer vurdering.

Hxx: dødsbo afventer materiale og vurdering. Hxx: afventer materiale.

-Færdigmeldinger kommer løbende.

Kontakt til Gladsaxe kommune vedr. endelig procedure: der tages kontakt i august måned, og samtidig drøftes VVS spørgsmålet.

4. DRIFT – PRAKTISK & Vedligehold:

5. BYGGERI:

Kontakt til Gladsaxe for præcisering af regelsæt, herunder 4,5 til tagryg. Afventer

Opdatering af deklaration på web afventer

6. IT:

7. HUSET:

Er der kommet nye kontrakter? – ja

8. DRIFT – ADMINISTRATIVT:

Mail fra Gladsaxe omkring veje – er der svaret? - ja

9. ØKONOMI: Der er nogle enkelte restancer som handler om kloak/rykkere

10. BAD & TOILET & Vaskeri: drøftelse af kvalitet, forventninger, tidsforbrug og aftaler. Heidi går i dialog med firmaet. Ghobad, Helle, Heidi sørger for dørhåndtag og toilet bræt repareres.

11. EVT og nyt fra Kontorvagt:

*Der har været input omkring fest afholdelse. Vi afventer initiativet, som vi støtter. Heidi går i dialog med Frank.

* Vi har modtaget input til opsætning af gynge ved kontorområdet

* vi har modtaget input til affalds- og containerområdet.

* Vi har modtaget input/forslag til ordensregler. Vi undersøger om det er forslag eller input. Tina

* Personsag: Møde afholdt med Hxx og Hxx Der er truffet en aftale som parterne begge kan godkende. Ref. af mødet lagt i have mappe.

 

 

 

Enighed om at møder er hver 14 dag – onsdage kl. 19:10 i Huset. Foreløbig i august måned med.

Næste gange 11.08 +25.08


 

14-07-2021

Ref Bestyrelsesmøde onsdag 14.07.21 kl. 19:10 i Huset

Tilstede: Eva, Kenneth, John, Heidi, Helle, Klaus, Tina, Ghobad afbud: Sølvi

Referent: Tina ordstyrer: Kenneth

OPFØLGNING

Nøgler: Der udleveres A nøgler til nye Bsmedlemmer. Klaus sørger for underskrift

Udlevering af PC koder: Heidi har fået kode til Mail, Ghobad mangler. Der gives kode til døren i Huset.

Fordeling af kontorvagt: nyt skema er lavet og udsendt + ophængt på kontor. Man bytter selv hvis man er forhindret.

Eva opdaterer portal: er sket

Nye mailadresser fra GF er noteret

Indkøb af Grus: er sket og faktura er modtaget

Bestilling af vaskekort: Klaus har bestilt og forventer at kunne hente i kommende uge

Bruseudstyr indkøb og opsætning: er sket

Skilte i foreningen – opsætning- Klaus: der er indkøbt remedier og forventes ordnet i kommende uge. Det undersøges om der kan købes mærkater om legende børn (kenneth)

Bump – opsætning Klaus: se ovenstående

Hjertestarter: John har været i kontakt med firmaet og afventer aflevering

Dokumentation for forsikring –Hxx og H xx: Der er modtaget fra Hxx, Hxx afventer info fra Sølvi

Svar på vurderings/afdrags nedskrivnings pct af kloak: Der er tiltag ift. møde med Forbundet omkring udregningsmodel ift. fælles kloak og beregning ved salg (Eva og Sølvi)- afventer

Låse på køkken containere – er sket

”Julefrokost”- dato: Enighed om at tilstræbe så mange som muligt kan deltage, hvorfor vi prøver at skubbe arrangementet frem i september/oktober måned. Robert høres om han kan lave en ny doogle. (tina)

1. FÆLLESARBEJDE & UDEAREALER:

Tilbagemelding fra afholdt fællesarbejde 4 juli 2021

Ikke så mange deltog – cirka 12 stk.

Næste fællesarbejde 25.07.21; opgaver, indkøb etc. Ansvarshaverne har et overblik over opgaver. Vi taler om rengøring af toilet/vaskerum/pileurt. Ghobad, Kenneth, eva deltager.

Opsamling heat på fællesarbejde: tilføjet en ny dato 05.09.21

2. Ekstra GF:

Dagsorden udarbejdes: er sket

Indkald udsendes: Kenneth udsender – skal modtages 8 dage før.

P-plads afspærres: John har styringen

Tilbagemelding fra Tom (dirigent): Eva tjekker op.

GF pakke til dirigent: Tina sender

? Hvem laver skilte til P plads spærring ?

3. KLOAK:

Byggestrøm (Sølvi) - afventer

Vandmåler: er sat på i alle brønde. Punkt til næste BS mødet er ’skæringsdato’ for overgang til vandmåler betaling fra egen have.

Indkøb af vagt telefon & datakort i forbindelse med alarm ved kloak tilstopning: Enighed om at vi spørger Robert om han kan købe da han ved hvad der er brug for. Samme telefon kan måske bruges band aflæsning. Efterfølgende må vi aftale hvem der har ’vagt telefonen’ hvornår. Tina skriver til Robert.

Enighed om: at der ikke gives dispensationer ift. kloak – uanset byg

Der skal laves vandpost: ved det gamle kontor HVEM?

Der kommer fortsat diverse mails: men det er for nedafgående

4. VENTELISTE, VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

H xx er gået til salg + Hxx afventer vurdering. Det er svært at få overblik over Hxx ønsker, der er skiftende. Hxx går til salg fra ventelisten.

Der er kommet 12 færdigmeldinger. Efter sommerferien tages der kontakt til Gladsaxe kommune for at afstemme indsendelse.

5. DRIFT – PRAKTISK & Vedligehold:

Hækken mod Kagsåstien: er klippet. Hvis man ønsker plankeværk afventer vi et skriftligt ønske, og undersøger derpå hvad der er muligt ift. Gladsaxe kommune.

6. BYGGERI: Der er modtaget 12 ansøgninger om byggeri. Kenneth rejser spørgsmål omkring hvorledes de aktuelle regler skal fortolkes, samt at der er forskel på de deklarationer som ligger på vores site. Desuden hvorledes man fortolker 4.5 m til tagrygning.

Enighed om, at Kenneth tager kontakt til Gladsaxe kommune og får præsente regelsæt & fortolkninger.

7. IT:

8. HUSET:

klude og mopper vaskes – hvem: husansvarlige. Der mangler kontrakter til udlejning. (sølvi)

9. DRIFT – ADMINISTRATIVT:

Præmiehaver skal udpeges ved vandring: der er kommet en mail om at det skal være NU hvilket ikke er realistisk hvorfor vi vælger at springe over i 2021 kloak and all

Mail fra Gladsaxe omkring veje: Eva svarer

10. ØKONOMI: Udlæg til fodbold arrangement kan refunderes. Tina giver besked

11. BAD & TOILET & Vaskeri: Der skal strammes op omkring opfyldning af diverse + være bevågenhed på kvaliteten af rengøring.

EVT og nyt fra Kontorvagt:

Den ene sprit depender ved kontoret er i udu – Kenneth kontakter firmaet for at få en ny.

Tagrende ved huset virker ikke optimalt. Klaus tjekker op

Drøftelse af Storskrald; der er enighed om at pt har vi ikke overskud til at være vagt således at ’folk’ ikke dumper alverdens ting og sager.

Drøftelse af haveaffaldsplads: Vi fastholder eksisterende plads og form

Der skal laves opslag om Gladsaxe penge

Huset kan ikke udlånes til private gøremål

Opslag om initiativ til fællesarrangementer. Enighed om at det kunne være rigtig godt med flere initiativer til forenings sociale gøremål, og at Bestyrelsen ikke kan varetage alle sociale gøremål – det er et kæmpearbejde.

 

Enighed om at møder er hver 14 dag – onsdage kl. 19:10 i Huset. Foreløbig i august måned med.

Næste gange 28.07 + 11.08 +25.08 +

 

AFVENTER PUNKTER:

o Reboot pc’er

o Nye tavler

o Brug af arealet ved kontor – legeplads, grantræer, dyr


 

24-06-2021

Bestyrelsesmøde torsdag 24.06.21 kl. 17 i Huset

Tilstede: Eva, Sølvi, John, Tina, Robert, Heidi afbud: Kenneth & Klaus

Referent: Tina ordstyrer: Heidi

 

1. Nye BS-kollegaer:

Nøgler: Der skal udleveres A nøgler og skrives under (klaus)- Tina giver besked

Fordeling af ansvarsområder: Enighed om at vi fastholder eksisterende frem til vintersæson hvor vi re fordeler. Nye kollegaer indgår i kontorvagt, og supplerer hvor der er brug for det (fx fællesarbejde + udearealer + fest), så de nye kollegaer får indblik i arbejdet.

Fordeling af kontorvagt: Der laves nyt skema. Man sørger selv for at bytte hvis man ikke kan på dagen - tina

Formalia; bank, Forbund e.t.c: Der er indsendt oplysninger om ny Bestyrelse til bank (eva) og Forbund (sølvi). Eva opdaterer portal

Opslag & web med nye navne: der laves opslag med ny bestyrelsen + opsættes liste hvor telefonnumre fremgår på kontoret.

2. FÆLLESARBEJDE & UDEAREALER:

Nye datoer: der er udsendt indkaldelse med nye datoer: 4/7+25/7+14/8. Kenneth fragår som tovholder. Har fremsendt en liste over opgaver, og vil rigge til ved indkøb. Obs på frameldinger, sygemeldinger, ændrede datoer etc

Opgaver og indkøb + øl & vand: Liste fra Kenneth omkring opgaver til fællesarbejde: se vedhæftet. Hænger desuden på kontoret. Der er øl& vand – måske skal der fyldes op på kontoret (helle)

Tovholdere: 4/7 Sølvi, Helle, Robert, Heidi + 25/7 Robert, Heidi, Eva, Klaus + 14/8 Sølvi, Tina, Ghobad

Praksis: Lister på de indkaldte på datoerne er på kontoret. Liste til registrering skal udprintes. Liste over ikke-mødte skal opdateres efter fællesarbejdet.

3. GF og Ekstra GF: referat lægges på hjemmeside (Kenneth) & referat indsendes til Forbund (er sket v Sølvi.

Indkald til Ekstra GF udsendes: Tina udarbejder indkald til 14/8 kl. 14:00, vi fastholder opgaver fra ordinære GF. P plads afspærres fredag 13/8 kl. 18:00 – lørdag 14/8 kl. 17:00 udlæg på web & opslag (John lukker af). Eva spørger Tom om mulighed for at være dirigent. Linda har sagt ja til at være referent.

4. KLOAK: er der noget nyt?

Byggestrøm (Sølvi undersøger vores regning ift udskille bygge strøm og vores strøm)

Sidste regning: Vi afventer fortsat sidste regning, og derpå opgørelse med bank.

Forsikring: Vores særlige ’bygge forsikring’ er blevet opsagt.

Verserende sag: Hx ift placering af dæksler

5. VENTELISTE, VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

Hxx, Enighed om at Hxx skal sættes til salg hurtigst muligt. Sølvi har nogle økonomi poster der skal indtænkes. Vurdering gælder fortsat. Tina & sølvi afstemmer hvornår økonomi er opgjort.

Hxx, er gået til salg. Der indkaldes fra ventelisten i kommende uge

En del haver er begyndt at indsende materialer til salg, men ingen er klar til at gå til vurdering.

Hxx, enighed om at Tina svarer på sidste mail omkring vurdering.

6. ER DER NOGET NYT?

DRIFT – PRAKTISK & Vedligehold: Hækken mod Kagsåstien ser ok ud, én hæk trænger til en kærlig hånd. Heidi kontakter Haven.

Der er købt og plantet blomster v lille p-plads

Enighed om at der købes grus. Tina kontakter Thomas

BYGGERI: Kenneth overtager byggeri – godkendelsesopgaven.

IT: der er købt printer patron, nye BSmedlemmer skal have kode til Pcer og info om praksis. Der er modtaget nye mail adresser til GF. De er noteret på tjek-in listen – Sølvi videreformidler listen til Eva & Kenneth for mail opdateringer.

HUSET: obs på at klude og mopper vaskes. Obs på at rengøringsfirmaet afleverer nøgle ved sæson slut. Der er pt 3 udlejninger.

DRIFT – ADMINISTRATIVT: Præmie haver skal udpeges. John finder dato til havevandring sammen med Robert og Heidi, samt sidste årsvindere (Sussie, Christian og ?).

ØKONOMI, intet

BAD & TOILET & Vaskeri: der skal bestilles vaske kort. Tina kontakter Klaus. Der indkøbes bruseudstyr (Helle) og dette opsættes i begge baderum (Robert).

Der skal opfordres til at betale for brusebad

OPFØLGNINGS punkter – hvor er vi ?:

o Der skal indkøbes opdateret rengøring udstyr til huset inkl. støvsuger: Udstyret gennemgås og det vurderes hvad der er behov for – om noget

o Rengørings aftale kontrakt – se ovenstående under HUS

o Nye vimpler til flagstangen: er indkøbt og hejst. Flagmand er Tommy som også huser flaget

o Skilte i foreningen – opsætning- Klaus: Intet nyt afventer

o Bump i foreningen – opsætning Klaus: Intet nyt afventer

o Hjertestartere: obs. på at faktura m.m. fremsendes til korrekt mailadresse. Vi afventer fortsat 1 stk. hjertestarter til Huset der er bestilt. John

o dokumentation for forsikring – dokumentation for ikke fælles forsikrings ind betalere: Hxx og H xx – intet nyt

o Svar på vurderingsnedskrivnings pct af kloak: Der er tiltag ift. møde med Forbundet omkring udregningsmodel ift. fælles kloak og beregning ved salg (Eva og Sølvi)

o Kagså hækken, skal den klippes?: se ovenstående under Drift praktisk

o låse på køkken containere – afventer klaus

o Labels på sæbebeholdere på toilet: laves dags dato v Helle

EVT og nyt fra Kontorvagt:

Eva holder fri de kommende to uger

Den længe udskudte julefrokost agtige sammenkomst med deltagelse af Erling & Robert, og partner fra Kloakudvalget skal afholdes. Tina skriver til Robert om at lave en doodle med datoer.

AFVENTER PUNKTER:

o Reboot pc’er

o Nye tavler

o Brug af arealet ved kontor – legeplads, grantræer, dyr

 

KOMMENDE MØDEDATOer: enighed om at vi forsøger at holde møde om onsdagen efter kontorvagt dvs kl. 19:00 i sommerperioden, og at dette skal være hver 14 dag.