Bestyrelsesmøde 29 juli 2019

1. 1.     KLOARK – fremover spildevand

Orientering fra Eva & Thomas: Der har været kontakt med omkringliggende kolonihaver, bank, og Moe.

Der var været invitation til Spildevandsudvalg. Der er tilmelding fra H50,H 132, H 101 (Erling, Søren, Klaus)

Der er aftalt møde dato: 7/8 (formøde m spildevandsudvalg) EVA & THOMAS, 12.08 (formøde m MOE for BS kl. 17-18:30), 13.08.19 møde i Skrænten m Forbundet for os & nabokolonihaver, 20.08.19 (Infomøde for medlemmer i Samvirke hvor Moe og bank deltager)

Moe vil lave en rapport særskilt for Samvirke på baggrund af BS mødet 12.08.19, der vil blive fremsendt 16.08.19.

Informationsmøde 19-21: teknik (Robert), bar ( Michael & Frank), indretning Klaus, Michael, Frank), referent Linda, ordstyrer ?     Mødetid for BS medlemmer er kl. 18:00

Udsendelse af Samvirke rapport: carsten

XstraGF:  bliver 04.09.19 kl. 19:00., indkaldelse (tina), sending, bar(Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer ( Eva undersøger), Carsten udsender indkaldelse pr. mail

1. 2.     KØB & SALG

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 2 ….. opfølgning på dødsbo H 143…… afventer dødsbo H 13

Efter ferietiden kan der nu skabes kontakt til Forbundet mhp møde. (sølvi, eva)

Vi har en del spørgsmål. Enighed om at der i august måned skal være overblik over procedure, og gang i sagerne. (Tina, Sølvi, eva)

Skal Bestyrelsen godkende huset førend salg sagen går til vurdering? Drøftelse omkring om det skal ligge hos byggeansvarlige. Opf.

Hvem fremviser hus? Thomas, Klaus og Frank melder sig som fremvisere såfremt det bliver relevant

Vurderingsmænd: Møde med vurderingskyndig tirsdag 30.07.19. (eva, Sølvi, Tina)

Advokat: Forbundet har anbefale en advokat der kan tage sig af hussalg. Opf.

Tinglysningsattest/ ejer & pant: ved salg skal der foreligge en tinglysningsattest hvor det fremgår om der er pant/ tinglyst ejer

1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten

Aktuelle haver Hxx, har modtaget bekræftelse på at bestyrelsen har modtaget tegninger. Thomas står som opfølger på godkendelse/ændringer. H xx (Carsten) der har ikke været respons på mail ang plantegning. Afventer.

Påbegyndt byggeri i Have nr. xx: Carsten undersøger hvorvidt der foreligger tegninger, godkendelse, m.v. Såfremt der IKKE forligger godkendte tegninger tilskrives Hxx om dette.

Obs på at byggeri ikke må begyndes førend Bestyrelsen har godkendt tegninger!

Afventer at Gladsaxe kommune vender tilbage vedr. formalia. (tina)

1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

En del haver fremstår som forsømte, og ’forladte’. De haver som ikke reagerer på de sedler, der er uddelt ( altså den andel haver som fremstår grumt forsømt) skal tilskrives pr. mail, om at haven skal vedligeholdes NU. Dette skal finde sted umiddelbart efter næste gangvandring. Der skal samtidig varsles, at manglende forandring kan nødvendiggøre samtale omkring lejemålet. 

Næste gangs udvalgsdato: uge 33/34

Generelt fremstår mange Haver ikke vedligeholdt.

1. 5.     RENGØRING:

Orientering fra Eva

Da vores tidl. Rengøringshjælp er ophørt har vi søgt blandt medlemmerne. Der er modtaget 2 ansøgning.

Grete begynder pr. 01.08.2019. Der er udarbejdet en aftale. Der udbetales som Bindkomst.

1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva

Der er kommet nye A nøgler og kvittering derpå.

Der er MANGE Bnøgler rundt omkring i Samvirke. Klaus undersøger en omstilling af B-nøgle-lås-adgang.

De nye X-nøgler er aftalt til at træde i kraft 10.08.19. Opf på aftalen Klaus.

Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: Udformningen vanskeliggør at komme i container. Klaus undersøger om der kan gøre noget.

1. 7.      OPFØLGNING

Omdeling af Ordensregler er omdelt til samtlige haver

Nyhedsbrev er offentliggjort

Møde med Web Klaus, er afholdt. Vi er meget glade & tilfredse !

HNG-sag – hvor er vi: Tidl formand John har ønsket at afslutte verserende sag. Det er vanskeligt at få overblik over hvad som hænder. Klaus har en aftale med HNG 30.07.19

Slamsuger – opslag & kontakt: opslag er foretaget omkring Slamsuger

Oprydning i skabe, er foretaget, og fortsætter 😊     Frank John

Ekstrasikring af port:  Klaus & Thomas er fortsat på sagen om ekstrasikring af porten til vinter.

Høstfest: Drøftelse af at gentage successen med et asfalt bal. Enighed om at det er en GOD IDE. Det bliver vedtaget.  Frank, Michael er tovholdere for det sociale islæt.

Flagmand: John ønsker ikke at varetage opgaven. Forskellige ideer til løsning, inden beslutning.

Registrering på portal af bestyrelse; Intet nyt  (Eva)

1. 8.      HUSET

Overlap omkring procedure: at den som ønsker at udleje skriver en seddel – mappe står på reol med skriv- lægges i dueslag til kassereren som opkræver udlejningsbeløb. + skriver på kalender.

Kalender i huset er nedtaget.

Der skal opsættes en kalender der dækker ind i 2020. (sølvi køber).

Vi skal være OBS på at Huset ikke kan udlejes særlige dage i 2020.

Enighed om at H 104 kan leje huset 18.01.20 og 09.05.20 hvis der sker en genhenvendelse.

Hvis dette ønskes af H 104, skal H 50 have besked om at huset er udlejet og derfor ikke kan reserveres til loppemarked.

1. 9.      Pligt arbejde

Procedure ved flytning

Hvis der ønskes ændring af pligtarbejde dato, streg på listen og påfør den dato Haven kommer i stedet.

Sølvi er i gang med et overblik over fremmødte således at der sidst på sæsonen kan sendes opkrævning til de ikke-fremmødte.

1. 10.  Mail til /fra

H141 – har tilbudt sin hjælp til diverse opgaver i foreningen. P.t takker vi nej til maling i køkken.

1. 11.  Kasserer

Møde med bank: afventer vores ’bankmand’ kommer fra ferie

Møde med Forbund køb/salg: Sølvi tager initiativ

ID fra BS-medlemmer: skal gives til bank ved møde i august

Overførelses konto omkring salg: opmærksomhed på dette

Venteliste betaling: Sølvi er ved at skabe sig overblik.

Venteliste internt: afventer øvrigt køb/slag/venteliste falder på plads

Venteliste ekstern – hjemmeside?? ( Hxx): På baggrund af forespørgsel fra H x, som har familiemedlem på ventelisten, drøftes hvor ventelisten er ? – Sølvi har de nye henvendelser i april, men ikke den øvrige venteliste. Sølvi skal udsende venteliste opkrævninger, og skal sammen med Forbund undersøge hvem der skal opkræves.

Drøftelse af om ventelisten skal på hjemmesiden, herunder data lovgivning, der gør at listen skal ’omskrives’ med fornavn & nr.  + vedligeholdes.

Vi afventer at listen findes (opf)

1. 12.  Eventuelt/ diverse

Gamle vaskekort H xx; forældede vaskekort kan ikke refunders

Gladsaxe penge blanket H xx, blanketterne hænger i stativ på kontoret til udfærdigelse

Have affald ekstra tøm: Frank & Klaus påtager sig opgaven- skal have telefon nummer

Tømning af tank – Klaus

Indkøbsopgaver – Frank, John Michael. Der skal løbende sørges for drikkevarer, kaffe, papirhåndklæder et.

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Mandag i ulige uger kl. 17 DOG

12.08.19 (hvor vi får besøg af MOE kl. 17- 18:30) er mødetidspunkt. Kl. 16.30 – kl. 21:00 (John sørger for at gøre klar)

20.08.19 informationsmøde er mødetidspunkt kl. 18