Bestyrelsesmøde 12. august 2019
Referat af 5. bestyrelsesmøde 12 august 2019 kl. 17:00 – 21:00 i Huset
Kl. 17:00 – kl. 18:30: MOE er på besøg sammen med Spildevand udvalget. MOE fortæller om deres rapport, og Spildevands Udvalget har forberedt en række spørgsmål, for at få afklaret diverse tvivlsspørgsmål
a) Referent og ordstyrer: ti b). Godkendelse af forrige referat -ja c). Akutte punkter - tilføjet
|
|
Orientering fra Eva & Thomas: - Spildevands udvalg: der har været et positivt møde. Gruppen har energi, engagement, faglig viden. Deltagere: Robert, Søren, Erling, Klaus, Steiner, Stig - Møde i Skrænten med Forbund med fokus på vedtægter 14.08.19 (Eva & Thomas) - Øvrigt; Spildevands Udvalget ønsker at oprette en spørgsmål/svar klumme på hjemmesiden. Enighed om at det er en god ide – til iværksættelse 21.08.19. Web Klaus & Robert (fra spildevandsudvalget) undersøger om vores site kan bære dette. Robert vil være tovholder. Tina giver besked. - MOE udarbejder en rapport der specifikt omhandler HF Samvirke. Modtages 16.08.19. Udsendes til medlemmerne førend orienteringsmøde pr mail
OPFØLGNING: Informationsmøde 20.08.19 kl. 19-21: teknik (Robert), bar (Michael & Frank), indretning Klaus, Michael, Frank), referent Linda, ordstyrer Karsten, Spildevandsudvalget deltager og bidrager Mødetid for BS-medlemmer er kl. 18:00
Udsendelse af Samvirke rapport: Carsten Materiale til Ordstyrer Karsten er sendt
OPFØLGNING: XstraGF: 04.09.19 kl. 19:00., mødetid for BSmedlemmer kl 18:00 indkaldelse laves af (Tina), sending pr postEva, Bar (Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer Karsten, Carsten udsender indkaldelse pr. mail til medlemmer Tina laver indkaldelse opslag web - tina Vedtægter og dagsorden til dirigent - Tina Seddel på kontordør om ændret åbningstid 4/9 til tidsrummet (17-18) – Thomas & John Medlemmerne skal have indkaldelse senest 8 dage før GF dvs. seneste udsendelsesdato er 26.08.19 |
|
|
Orientering fra Sølvi og Eva, og opfølgning på punkter: - Møde med vurderingsmænd: et informativt møde. HF Samvirke har fået materiale der skal bruges til vurdering, og aftale om samarbejde. - Advokat: Vi afventer - Tinglysningsattest: Der ligger en vejledning på hjemmesiden og i kuvert. - Procedure: Der er udarbejdet færdige kuverter (der ligger i dueslag) der kan udleveres hvis et medlem ønsker salg/v dødsfald. Når man modtager en færdig kuvert retur lægges den i Havemappen og besked om modtagelsen gives til Sølvi /Eva.
Medlemmet får derefter II del af salgs forløbet: info omkring vurdering og telefonnr. til vurderingsmand af Eva og Sølvi.
Der ligger vejledning om procedure i kuvert og på hjemmesiden Materialer til køb, salg dødsbo ligger desuden på forsiden af PCer. Der er desuden en mappe med materialer + procedure guide. Hvis der kommer salg/dødsfald via mail sørger Eva og Sølvi for besvarelse
Status – hvor er vi ift. salg: 5 haver er til salg & der er 3 dødsboer. Alle har fået tilsendt ”kuvert” – vi venter på at få materiale retur & vurdering. Der er 1 have som har fået vurdering (men mangler dokumenter) og hvor næste skridt er fremvisning. Eva -sølvi - Tina Husfremvisere er: Thomas, Klaus og Frank Invitationer til eksterne fra venteliste: Sølvi og Eva Internt salg: Vi har besluttet at tilbyde internt salg. Mappe er oprettet med retningslinjer og opslag. Vi afventer at 1 hus kommer til salg. Opslag om internt salg skal på hjemmeside – Tina Opslag om internt salg på tavler – John + Thomas Ekstern Ventelisten: Vi afventer at få en opdateret liste fra Forbundet, og tilføjet nye opskrivninger Ventelisten kommer til at ligge på kontoret. Indtil den er kommet– henvendelser om placering på venteliste henvises til Sølvi.(læg en seddel i dueslag, eller mail). Få mailadresse fra den der spørger. Intern venteliste: Vi åbner intern venteliste pr. 1 september. Sølvi sørger for at der ligger en liste a la X nøgle liste hvor man kan opskrive sig. Tina sørger for at muligheden offentliggøres på web. Ekstern Venteliste på web: Vi offentliggør de første 30 personer – KUN med fornavn. Det må man godt. Sølvi holder snor i venteliste opdatering på web + giver webKlaus nødvendige oplysninger. Møde med Forbund hvornår: Vi afventer at de vender tilbage med forslag om møde dato i slut august/start september.
Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 129 samt opfølgning på dødsbo H 143 + H 2 + H 13 H 126 er tilbage salg. Der er vurdering (gælder i 12 mdr.) Vi afventer tingslysningsattest før fremvisning, og salg
|
|
|
Orientering fra Thomas og Carsten OPFØLGNING: Aktuelle haver:
OVERFØRES til næste BS møde Der har været kontakt med Gladsaxe kommune (byggeafdelingen) der oplyser, at man foretrækker sager bliver tilsendt én gang om året. Der skal påføres forside med navn/Have nr. / mail på medlemmet/ afsender + at afgørelse skal sendes til HF Samvirke mail og medlem. Gladsaxe kommune oplyser at der ikke må påbegyndes byggeri førend der ligger byggetilladelse fra Gladsaxe kommune. Aftalt: at Carsten kontakter Gladsaxe kommune for at høre yderligere om ovenstående. Kontaktoplysninger sættes i mappe på kontor.
|
|
Orientering fra Thomas, John, Klaus OPFØLGNING Haver skrevet pr mail:have nr. xx + xx skal tilskrives pr mail. Thomas & John – Tina tilbyder support Varsel om samtale: endnu ingen. Næste gangs udvalgsdato: uge 33/34 - Dato: 23/8 – John sørger for opslag Enighed om: at fokus er på høje træer & buske der forhindrer redningskøretøjer + haver der er ”medtagede” og til gene for hele foreningen.
|
|
Drøftelse ang rengøring af HUSET. Enighed om at der kunne være en kærlig hånd. Frank og Sølvi kommer med et oplæg om interval/indhold etc. Kan evt tilbydes øvrige ansøgere.
|
|
Orientering og status fra Klaus & Eva OPFØLGNING B nøgler omstilling, der er gang i processen -Klaus X nøgler er omstillet Der er opsat en nøgleboks, der kan anvendes ved leje af Huset – Sølvi og Frank er chef på denne Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: der er bestilt en smed så besværet bliver mindre |
|
? HNG-sag – hvor er vi: sagen er lukket og slukket Oprydning i skabe på kontor fortsætter Frank John ? Ekstra sikring af port: Intet nyt Klaus & Thomas ? Høstfest: asfalt bal. Hvor er vi ? der er en aftale mellem Michael & Frank, for yderligere planlægning. Eva tilbyder support. Michael og Frank. ? Flagmand: hvad er løsningen; H 95 vil gerne påtage sig opgaver på festpladsen. Eva giver besked ? Registrering på portal af bestyrelse; er sket. ? Tømning af tank; er sket ? Indkøbsopgaver: punktet skal drøftes yderligere omkring hvorledes og hvad. Frank, John Michael ?Opvaskemaskine; er repareret og virksom
|
|
OPFØLGNING og Orientering fra Sølvi & Frank - P.t sendes opkrævning af husleje ud til alle der har lejet huset. Sølvi - Mail 31.07.19 vedr. leje af hus 19.10.19 - er der svaret? – ja det er der - Der skal opsættes en kalender der dækker ind i 2020. Alle leje aftaler er indført i PC/elektronisk kalender på kontoret. Hvis nogen ønsker at leje huset, kan man tjekke om der er ledigt her, og evt. indskrive udlejningen. Der skal udfyldes en lejekontrakt (se mappe) som lægges i Sølvis dueslag så hun kan opkræve leje, og holde overblik sammen med Frank. Kalenderen ligger nederst på Pc’eren – bundlinie - ”Enighed om at H xx kan leje huset 18.01.20 og 09.05.20 hvis der sker en genhenvendelse. Hvis dette ønskes af H xx, skal H xx have besked om at huset er udlejet og derfor ikke kan reserveres til loppemarked.” – Er der givet besked? Sølvi har snor i sagen. |
|
|
Opfølgning og orientering Michael og Sølvi Status på fremmødte og fraværende og bytteri: Der er 28 haver som har fået en erindringsmail, fordi det ser ud som om at de ikke har været mødt. Der er stadig mulighed for at deltage. Ledige datoer at tilmelde sig er 8/9 + 29/9 + 13/10. Der er en mappe på kontoret hvor deltagelse, fravær, bytning osv fremgår. Hvis man ønsker anden dag, streges man på listen og føres over til anden dato. |
|
- H 95 vil gerne påtage sig at holde orden – og rydde op – i det ”gl kontor” samt lave en udlånsliste. Ny nøgle/lås? Beslutningspunkt. Enighed om at det takker vi ja til. Eva giver besked til H 95, og aftaler nøgleri med Klaus |
|
OPFØLGNING og orientering Sølvi Møde med bank: 20/8 Venteliste betaling og overblik: Der arbejdes på sagen sammen med Forbundet – forventet overblik 13/8 Restancer status: der er 8 restance haver.
|
|
- Gave til Nøgle Thomas som tak for hjælpen og tålmodigheden – Sølvi - Præmiehaver: Der ligger en vurdering på Kontoret. Michael følger op - Der er nu rigtige håndklæder i husene. Grete vasker – frank er tovholder - - VIGTIGT: Hvis der kommer spørgsmål på kontorvagt som man ikke kan besvare: send spørgsmålet videre til Tina som tager det med på næste BS møde dagsorden – eller send en mail til den der har ansvaret for området. Husk Havenr. – navn – mailadresse fra den der spørger.
|
AFTALE OM NÆSTE MØDER |
? Hvem sørger for forplejning? – Frank Overføres til næste BS-møde: Ind/udskrivning gebyr Hjertestarter kursus El bag Huset, er det sikkert? Indkøbsopgaver
|