Bestyrelsesmøde 12. august 2019

1. 0.      Bestyrelsesarbejde:  Rammer, ansvar, ret, pligt, fortrolighed m.v.

1. 1.     KLOARK

Orientering fra Eva & Thomas:

-        Spildevands udvalg: der har været et positivt møde. Gruppen har energi, engagement, faglig viden. Deltagere: Robert, Søren, Erling, Klaus, Steiner, Stig

-        Møde i Skrænten med Forbund med fokus på vedtægter 14.08.19 (Eva & Thomas)

-        Øvrigt; Spildevands Udvalget ønsker at oprette en spørgsmål/svar klumme på hjemmesiden. Enighed om at det er en god ide – til iværksættelse 21.08.19. Web Klaus & Robert (fra spildevandsudvalget) undersøger om vores site kan bære dette. Robert vil være tovholder. Tina giver besked.

-        MOE udarbejder en rapport der specifikt omhandler HF Samvirke. Modtages 16.08.19. Udsendes til medlemmerne førend orienteringsmøde pr mail

OPFØLGNING:

Informationsmøde 20.08.19 kl. 19-21: teknik (Robert), bar (Michael & Frank), indretning Klaus, Michael, Frank), referent Linda, ordstyrer Karsten, Spildevandsudvalget deltager og bidrager                 Mødetid for BS-medlemmer er kl. 18:00

Udsendelse af Samvirke rapport:  Carsten                 Materiale til Ordstyrer Karsten er sendt

OPFØLGNING:

XstraGF:  04.09.19 kl. 19:00.,         mødetid for BSmedlemmer kl 18:00    indkaldelse laves af (Tina), sending pr postEva, Bar (Michael, Frank, Klaus), Modtagelse & stemmesedler (Eva & Sølvi), referent (Linda), ordstyrer Karsten,

Carsten udsender indkaldelse pr. mail  til medlemmer     Tina laver indkaldelse         opslag web - tina

Vedtægter og dagsorden til dirigent - Tina

Seddel på kontordør om ændret åbningstid 4/9 til tidsrummet (17-18) – Thomas & John

Medlemmerne skal have indkaldelse senest 8 dage før GF dvs. seneste udsendelsesdato er 26.08.19

1. 2.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva, og opfølgning på punkter:

-        Møde med vurderingsmænd: et informativt møde. HF Samvirke har fået materiale der skal bruges til vurdering, og aftale om samarbejde.

-        Advokat: Vi afventer

-        Tinglysningsattest: Der ligger en vejledning på hjemmesiden og i kuvert.

-        Procedure: Der er udarbejdet færdige kuverter (der ligger i dueslag) der kan udleveres hvis et medlem ønsker salg/v dødsfald. Når man modtager en færdig kuvert retur lægges den i Havemappen og besked om modtagelsen gives til Sølvi /Eva.

Medlemmet får derefter II del af salgs forløbet: info omkring vurdering og telefonnr. til vurderingsmand af Eva og Sølvi.

Der ligger vejledning om procedure i kuvert og på hjemmesiden

Materialer til køb, salg dødsbo ligger desuden på forsiden af PCer. Der er desuden en mappe med materialer + procedure guide.

Hvis der kommer salg/dødsfald via mail sørger Eva og Sølvi for besvarelse

Status – hvor er vi ift. salg: 5 haver er til salg & der er 3 dødsboer. Alle har fået tilsendt ”kuvert” – vi    venter på at få materiale retur & vurdering. Der er 1 have som har fået vurdering (men mangler dokumenter) og hvor næste skridt er fremvisning. Eva -sølvi - Tina

Husfremvisere er: Thomas, Klaus og Frank

Invitationer til eksterne fra venteliste: Sølvi og Eva

Internt salg: Vi har besluttet at tilbyde internt salg. Mappe er oprettet med retningslinjer og opslag.

Vi afventer at 1 hus kommer til salg.

Opslag om internt salg skal på hjemmeside – Tina

Opslag om internt salg på tavler – John + Thomas

Ekstern Ventelisten: Vi afventer at få en opdateret liste fra Forbundet, og tilføjet nye opskrivninger

Ventelisten kommer til at ligge på kontoret. Indtil den er kommet– henvendelser om placering på venteliste henvises til Sølvi.(læg en seddel i dueslag, eller mail). Få mailadresse fra den der spørger.

Intern venteliste: Vi åbner intern venteliste pr. 1 september. Sølvi sørger for at der ligger en liste a la X nøgle liste hvor man kan opskrive sig. Tina sørger for at muligheden offentliggøres på web.

Ekstern Venteliste på web: Vi offentliggør de første 30 personer – KUN med fornavn. Det må man godt. Sølvi holder snor i venteliste opdatering på web + giver webKlaus nødvendige oplysninger.

Møde med Forbund hvornår: Vi afventer at de vender tilbage med forslag om møde dato i slut august/start september.

Aktuelle Haver: 52 + 76+57+126 + 129 samt opfølgning på dødsbo H 143 + H 2 + H 13

H 126 er tilbage salg. Der er vurdering (gælder i 12 mdr.) Vi afventer tingslysningsattest før fremvisning, og salg

1. 3.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten OPFØLGNING:

Aktuelle haver:

1. H11 (Thomas) – der er ikke givet godkendelse endnu. Thomas undersøger om alle tegninger ligger.
2. H 34 (Carsten) – der afventes Plan tegning
3. H 107 (Carsten): hvor er sagen? Påbegyndt byggeri:  ”undersøger hvorvidt der foreligger tegninger, godkendelse, m.v. Såfremt der IKKE forligger godkendte tegninger tilskrives H107 om dette”.

OVERFØRES til næste BS møde

Der har været kontakt med Gladsaxe kommune (byggeafdelingen) der oplyser, at man foretrækker sager bliver tilsendt én gang om året. Der skal påføres forside med navn/Have nr. / mail på medlemmet/ afsender + at afgørelse skal sendes til HF Samvirke mail og medlem.

Gladsaxe kommune oplyser at der ikke må påbegyndes byggeri førend der ligger byggetilladelse fra Gladsaxe kommune.

Aftalt: at Carsten kontakter Gladsaxe kommune for at høre yderligere om ovenstående.

Kontaktoplysninger sættes i mappe på kontor.

1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus OPFØLGNING

Haver skrevet pr mail:have nr. xx + xx skal tilskrives pr mail. Thomas & John – Tina tilbyder support

Varsel om samtale: endnu ingen.

Næste gangs udvalgsdato: uge 33/34 - Dato:  23/8 – John sørger for opslag

Enighed om: at fokus er på høje træer & buske der forhindrer redningskøretøjer + haver der er ”medtagede” og til gene for hele foreningen. 

1. 5.     RENGØRING:

Drøftelse ang rengøring af HUSET. Enighed om at der kunne være en kærlig hånd.  Frank og Sølvi kommer med et oplæg om interval/indhold etc. Kan evt tilbydes øvrige ansøgere.

1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering og status fra Klaus & Eva OPFØLGNING

B nøgler omstilling, der er gang i processen -Klaus

X nøgler er omstillet

Der er opsat en nøgleboks, der kan anvendes ved leje af Huset – Sølvi og Frank er chef på denne

Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: der er bestilt en smed så besværet bliver mindre

1. 7.      OPFØLGNING

? HNG-sag – hvor er vi: sagen er lukket og slukket

Oprydning i skabe på kontor fortsætter      Frank John

? Ekstra sikring af port: Intet nyt Klaus & Thomas

? Høstfest:  asfalt bal. Hvor er vi ? der er en aftale mellem Michael & Frank, for yderligere planlægning. Eva tilbyder support.  Michael og Frank.  

? Flagmand: hvad er løsningen; H 95 vil gerne påtage sig opgaver på festpladsen. Eva giver besked

? Registrering på portal af bestyrelse; er sket.

? Tømning af tank; er sket

? Indkøbsopgaver: punktet skal drøftes yderligere omkring hvorledes og hvad. Frank, John Michael

?Opvaskemaskine; er repareret og virksom

1. 8.      HUSET

OPFØLGNING og Orientering fra Sølvi & Frank

-        P.t sendes opkrævning af husleje ud til alle der har lejet huset. Sølvi

-        Mail 31.07.19 vedr. leje af hus 19.10.19 - er der svaret? – ja det er der

-        Der skal opsættes en kalender der dækker ind i 2020. Alle leje aftaler er indført i PC/elektronisk kalender på kontoret. Hvis nogen ønsker at leje huset, kan man tjekke om der er ledigt her, og evt. indskrive udlejningen. Der skal udfyldes en lejekontrakt (se mappe) som lægges i Sølvis dueslag så hun kan opkræve leje, og holde overblik sammen med Frank.

Kalenderen ligger nederst på Pc’eren – bundlinie

-        ”Enighed om at H xx kan leje huset 18.01.20 og 09.05.20 hvis der sker en genhenvendelse.

               Hvis dette ønskes af H xx, skal H xx have besked om at huset er udlejet og derfor ikke kan    reserveres til loppemarked.” – Er der givet besked? Sølvi har snor i sagen.

1. 9.      Pligt arbejde

Opfølgning og orientering Michael og Sølvi

Status på fremmødte og fraværende og bytteri: Der er 28 haver som har fået en erindringsmail, fordi det ser ud som om at de ikke har været mødt. Der er stadig mulighed for at deltage. Ledige datoer at tilmelde sig er 8/9 + 29/9 + 13/10.

Der er en mappe på kontoret hvor deltagelse, fravær, bytning osv fremgår. Hvis man ønsker anden dag, streges man på listen og føres over til anden dato.

1. 10.  Mail og henvendelser til /fra

-        H 95 vil gerne påtage sig at holde orden – og rydde op – i det ”gl kontor” samt lave en udlånsliste. Ny nøgle/lås?  Beslutningspunkt.

Enighed om at det takker vi ja til. Eva giver besked til H 95, og aftaler nøgleri med Klaus

1. 11.  Kasserer

OPFØLGNING og orientering Sølvi

Møde med bank: 20/8

Venteliste betaling og overblik: Der arbejdes på sagen sammen med Forbundet – forventet overblik 13/8

Restancer status: der er 8 restance haver.  

1. 12.  Eventuelt/ diverse

- Gave til Nøgle Thomas som tak for hjælpen og tålmodigheden – Sølvi

- Præmiehaver: Der ligger en vurdering på Kontoret. Michael følger op

- Der er nu rigtige håndklæder i husene. Grete vasker – frank er tovholder

-

- VIGTIGT:

Hvis der kommer spørgsmål på kontorvagt som man ikke kan besvare: send spørgsmålet videre til Tina som tager det med på næste BS møde dagsorden – eller send en mail til den der har ansvaret for området. Husk Havenr. – navn – mailadresse fra den der spørger.

AFTALE OM NÆSTE MØDER

? Hvem sørger for forplejning? – Frank

Overføres til næste BS-møde:

Ind/udskrivning gebyr

Hjertestarter kursus

El bag Huset, er det sikkert?

Indkøbsopgaver