23-09-2019

Bestyrelsesmøde 23. september 2019

Referat  8.  bestyrelsesmøde 23 september 2019 kl. 17:00 i Huset

(fravær Carsten, Michael, Frank. Tilstede; tina, Sølvi,Eva, Thomas, John, Klaus)

A) Referent og ordstyrer: ti         b). Godkendelse af forrige referat: ja   c). Akutte punkter%

  1. 1.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status –Vurdering og salg:

Aktuelle Haver:  76+57+83+126+ 129+ samt dødsbo H 143 + H 2 + H 13+39

 

Sendt til Vurdering:  143 + 83+ 129+ 57

 

Retur fra Vurdering: H39 (er gået til salg). H 57 vurderes 29.09.19 og H83 vurderes 01.10.19

 

Fremvisning: H39Frank, Klaus Sølvi og Eva

Der har været indkaldt fra ventelisten 30+ …… der mødte 8 personer. Afbud fra nogle, manglende svar fra andre, etc.

Internt salg:  intet

Eksternt salg:

Generelt info om salg 

Der syntes ikke at være den store interesse fra købere til Haver.

 

Status H 39:

P.t syntes der ikke at være interessede blandt de 8 personer som har været til fremvisning.

Eva indkalder yderligere fra ventelisten. Sølvi & Eva formulerer en mail der kan fremsendes til købere på ventelisten og Klaus aftaler endnu en fremvisningsdato med H 39.

 

Ekstern Ventelisten

De første 30 personer kommer med fornavn på website -de er nu kommet på.

Eva har fået respons fra én person på ventelisten som ønsker sig slette – videreformidler til Sølvi der varetager sletningen.

Der mangler endvidere mail adresser på nogle af køberne på ventelisten. Sølvi undersøger om der er mailoplysninger via indbetalinger til ventelisten. Eva videreformidler hvem det drejer sig om.

 

Intern venteliste: intet

 

 

? Møde med Forbund ang. salgsprocedure - hvornår:  der afholdes møde 24/9 – sølvi og eva deltager

? vurderingsanke H xx:

Hxx har anket vurderingen. Anken er sendt til forbund & kreds sammen med vurdering m.m. Vi afventer.

? Drøftepunkt og info punkt: manglende dokumenter i Have mapper

Det viser sig at der til tider mangler dokumenter i Have mapperne. Kontrakter, tegninger e.t.c. Enighed om, at vi må tage hver sag særskilt – og forhåbentligt kan vi få de dokumenter fra Forbundet som mangler.

Sæsonafslutning af salg: Vurderingsudvalget laver de sidste vurderinger i oktober måned.De sager som ligger nu til vurdering og salg søges afsluttet – MEN der tages ikke nye salgssager ind førend næste sæson.

Vurdering gælder i 12 mdr. – til 1 salg – hvis det bliver nødvendigt eller foretrækkes at vente med at invitere købere til foråret 2020.

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes (Carsten -Tina ?) opf. - afventer

Skrivelse til Gladsaxe kommune ang kloak beslutning er foretaget

-        Økonomi

Vi er i dialog med 2 banker omkring låntagning for at få bedst mulige tilbud – det har betydet at vi har fået en rentesænkning i forhold til det oprindelige udspil.

Aktuelt rente er 2,55%

Beslutning: Enighed om at samarbejdspartner- bank engagement - i forbindelse med kloak projekt bliver AL bank.

Beslutning: Enighed om, at lånoptagelse til gennemførelse af kloak projekt, jf beslutning på ekstraordinær GF.

NÆSTE GANG SKAL ALLE BS MEDLEMMER UNDERSKRIVE PÅ LÅNE DOKUMENTER

-        Der tages kontakt med MOE i kommende uge med henblik på etablering af rådgiver/byggestyrings aftale (eva)

 

Nyt fra Spildevands udvalg

-Møde 12.09.19 med Kloak udvalget blev aflyst. Næste møde er 02.10.19

-Møde med øvrige HF 17.09.19 var informativt. Det er givende med erfaringsudveksling.

 

 

  1. 1.     BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

  1. STATUS H11 – diverse dokumenter er modtaget & underskrevet
  2. STATUS: H 34 (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  3. STATUS: H 107, hvor er sagen?

 

Indsendelse til Gladsaxe – status - afventer

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:  Der er udsendt huske mails + indskærpende mails + brev. Kopi af dette i Gangudvalgsmappe.

  1. Dialog og opfølgning H xx (eva) ang. campingvogn, m.m.:

Campingvogn er nu fjernet fra vores p-plads. Eva følger op på, om bygge affald er fjernet, og om der er ordnet have. I modsat fald skal H x have en mail og muligvis en samtale tid.

  1. Hxx Eva: Følger op på om haven er bragt i orden, hvis ikke sendes en mail og der indkaldes til samtale.

 

Huske mail: intet

Stram Mail: intet

  1. Samtale: xxxxxx varetages af Eva & Sølvi, der sørger for at sende indkaldelse ud til haverne. Inden indkaldelse laves et sidste tjek up på om der er sket forandring.

 

  1. 5.     RENGØRING:

Status sygdom: Grete er raskmeldt. Næste gang aftales hvornår perioden afsluttes og genoptages.

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

Orientering fra Klaus & Eva

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

  1. 7.      OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

? Ekstra sikring af port –Klaus & Thomas

Der er fundet en løsning sådan at porten kan blive ekstrasikret til vinter.

? Indkøbsopgaver:  Frank, John Michael

? Vores el bag Huset – er det sikkert? Klaus har kontakt

Robert har lovet at skrue el ‘et fast. Alt er i øvrigt som det skal være.

? Der skal aflægges Høstfest regnskab Sølvi /Frank

 

  1. 8.      HUSET

Orientering fra Sølvi & Frank

intet

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? Meddelelse Hxx sendes om vedligehold v låge Sølvi

Sørger for at besvare mail fra Hxx om at det er OK som tidligere besluttet

  1. 9.      Mails og henvendelser til /fra

 

  1. 10.  Kasserer

 

Der skal laves Mobil Pay afventer Eva og Sølvi

? Restancer status = afventer

? Der er opsagt Net forbindelser. Pt har vi2. Desuden opsiges abonnement på Office pakken er opsagt.

 

  1. 11.  Eventuelt/ diverse/akut

-        Kulørte lamper skal i skur     -er sket

-        Slush ice maskine skal rengøres.   – er sket

-        Ovnen virker ikke. Lågen lukker ikke. Det skal ordnes    Frank

-        Skilte på vejen er forvirrende ift indkørsel, skilte er fjernet

-        Planlægning af møde efter 21.10.19 …… se pkt aftaler om næste møder

 

THOMAS UNDERSØGER SIDSTE DATO FOR HAVE AFFALDS HENTNING? KØKKEN AFFALDHENTNING, giver besked til Tina, der sørger for web/opslag

THOMAS & KLAUS STÅR FOR VANDLUKNING 27/10, tina laver web /opslag

KONTOR SIDSTE GANG 23/10 i 2019, tina laver web/opslag

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   7/10= Carsten       21/10 = Michael       4/11       18/11

Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

 

Coming up punkter i oktober:

Sidste dag for have affald, sidste dag for andet affald, vandlukning,

 

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter