07-10-2019

Bestyrelsesmøde 7. oktober 2019

Referat 9.  bestyrelsesmøde 7 oktober 2019 kl. 17:00 i Huset

A) Referent og ordstyrer: ti        b). Godkendelse af forrige referat: ja  c). Akutte punkter

  1. 1.     KØB & SALG

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status på ”opsigelse” - Vurdering - salg:

Aktuelle Haver:  76+57+83+126+ 129+ samt dødsbo H 143 + H 2 + H 13+39

 

Sendt til Vurdering:  143 + 83+ 129+ 57 + 126

Retur fra Vurdering: H39 (er gået til salg).

143+83+129+57 er kommet retur fra vurdering.

H2 er vurderet, men mangler afklaring af skifteret.

Fremvisning:

H39 – status: er fremvist og solgt

H57+83: fremvisning 09.10.19

Der skal laves fremvisning med H 143 + 129 (frank + klaus)

Der skal udsendes invitationer til eksterne købere jf venteliste (Klaus + frank)

Internt salg:  

 

Eksternt salg:

H 39: er solgt.

 

Ekstern Ventelisten

Status: Redigering af venteliste:

Én person på ventelisten som ønsker sig slette –Sølvi har slettet.

Der mangler endvidere mail adresser på nogle af køberne på ventelisten. Sølvi har undersøgt om mailadresser er at finde i diverse indbetalinger. Det er det ikke.

 

Intern venteliste: %

 

 

? orientering:  Møde med Forbund ang. salgsprocedure mv. 24/9:

Der findes mange nyttige informationer, og blanketter på Forbundets hjemmeside/portal. Sølvi og Eva oplyser, at vi skal bruge en anden tingbogsatt fremover

Vi fastholder nuværende procedure, og drøfter ændret salgsprocedure til vinter.

? vurderingsanke H xx status

Intet nyt – der kommer en second opion via Forbundet

? Hxx:  ændring af lejekontrakt

Sølvi har kontakt med juristen omkring at ægtefælle skal påføres lejekontrakt, men hustru ønsker sig slettet. Hvordan gør man det ….

? Orientering Hx advokat salg/overtagelse

Vi afventer fortsat at der kommer en skifteretsattest. Der har været kontakt med boets advokater.

Sæsonafslutning af salg er foretaget.

 

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes (Carsten -Tina?): Carsten indføjer vedtægtsændring der blev besluttet på sidste XGF.

Møde 02.10.19 med Kloak udvalget / orientering:

Robert er tovholder på at sætte et møde op med MOE omkring næste skridt. Der er også spørgsmål man gerne vil have belyst; hvad med eksisterende dræn, rottespærring, hvornår får man pinde og hvormange, hvordan skal prospekt se ud m.m. Vi skal desuden have fundet en advokat som kan kigge diverse igennem. Der skal også oplægge på vores hjemmeside så medlemmerne kan følge med i processen.

Økonomi: underskrivning på Bank lånedokumenter fra alle BS-medlemmer, er foretaget jf XGF-beslutning. Underskrift endvidere på ’minilåne muligheder’ for det enkelte medlem ift etablering af kloak i egen have.

Carsten sørger for at scanne dokumenter som sendes til alle BS-medlemmer samt skal til-akteres foreningens dokumenter.

Når vi kommer længere i kloak processen, skal der laves en beregning således at hvert enkelt medlem får mulighed for at indbetale gældspost der vedrører fællesarealerne, og afhængig heraf skal fælleslånet igen beregnes ift månedligt afdrag.

p.t ca. kr. 712,00 mdl pr have og ca. kr 113.000 for at købe sig ud af fælleslån.

Banken skal have vores budget (Sølvi) og vores skrivelse til Gladsaxe omkring HF Samvirkes kloak beslutning, og når der foreligger godkendelse fra Gladsaxe desangående skal dette indsendes til bank. Eva sørger for at kontakte kredsen m.v.

Vi underskriver desuden fuldmagt til at eva-solvi-moe kan attester regninger der – på et tidspunkt- kommer fra diverse involverede fagpersoner.  

? Kontakt med MOE, leverandører – status

Se ovenfor

 

3       BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

  1. STATUS Hxx – diverse dokumenter er modtaget & underskrevet
  2. STATUS: H xx (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  3. STATUS: H xx, hvor er sagen?

Indsendelse til Gladsaxe – status:

Carsten og Thomas gennemgår Havemapper for at få overblik over hvilke haver som skal have indsendt papirer ang byggeri til Gladsaxe kommune.

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:  

Opfølgning H xx: byggeaffald, ordne have: Er tilskrevet – vi afventer respons

Opfølgning Hxx: ordne have. : er tilskrevet – vi afventer respons

 

Opfølgning – dato for samtaler:  Haver: xxxx(varetages af Eva & Sølvi, der sørger for at sende indkaldelse ud til haverne. Inden indkaldelse laves et sidste tjek up på om der er sket forandring. )

Ti kigger på ovennævnte have mhp vurdering af skrivelse, samtale etc – og melder tilbage

 

  1. 5.     RENGØRING:

Aftales hvornår perioden afsluttes og genoptages:

Klaus kontakter vores rengøring hjælp og aftaler afslutning svarende til vandlukning.

Vi afventer dato for genoptagelse af rengøring

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

  1. 7.      OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

? Ekstra sikring af port status? –Klaus & Thomas

Klaus har nu den nye ekstra lås i sin varetægt, og sørger for at den bliver sat op.

 

? Vores el bag Huset – status? Klaushar kontakt

Der er ingen problemer med opsætningen – dog skal ledning fastsættes bedre.

? Der skal aflægges Høstfest regnskab status Sølvi /Frank

Det sker dags dato 7/10

? Ovnen virker ikke. Lågen lukker ikke. Status Frank

Intet nyt. Frank sørger for reparation

? sidste affaldshentning+ kontoråbning opslag+ vand thomas/tina

Der er sket opslag på web, og Michael + John sørger for at containere strippes. Klaus sørger for at der kommer skilte på vedr. haveaffald, dagrenovation, øvrigt affald.

 Ti sender datoer ud + skilte til print- klaus.

 

  1. 8.      HUSET

Orientering fra Sølvi & Frank

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? status :Meddelelse Hxx sendes om vedligehold v låge:  Sølvi har givet besked til Hxx

? oversigt og betaling for pligtarbejds fravær hvornår?: de som ikke har deltaget vil få en opkrævning sammen med lejebetaling pr. 1/1 2020

10    Mails og henvendelser til /fra

FORTROLIGT:

 

 11 Kasserer

Der skal laves Mobil Pay: Banken siger at det kan vi selv etablere. Vinterpkt. Eva og Sølvi

? Restancer status = afventer, da der ikke er modtaget en opgørelse fra forbundet.

 

11    Eventuelt/ diverse/akut

-        Skilte opsættes ved affald – aftalt jf pkt 7

-        Datalov – forbundet – indberetning

Tina undersøger hvad det omhandler at Forbundet gerne vil have eller har allerede fra vores haveforening. Forbundet har efterlyst en ’blanket’ i deres seneste nyhedsbrev.

-        Forsikring- græsslåning – smadret bil bagrude: et medlem har slået græs på fællesarealer og ved den anledning er en sten røget op og smadret en bagrude på en bil. Der er sendt en anmeldelse til vores fællesforsikring, og der er rykket for modtagelse af anmelde da modpartens forsikringsselskab ikke mener, vores forsikring TRYG har modtaget en anmeldelse, hvorfor modpartens forsikring mener at foreningen skal afholde udgiften.

Vi afventer respons fra vores forsikringsselskab.

Vi skal drøfte procedure omkring medlemmernes varetagelse af opgaver på fællesarealer.  

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   21/10 = Michael       4/11       18/11

Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

 

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter+ vurdering & fremvisning &salgsprocedure+ mobil pay+ opgavefordeling+ medlemmers varetagelse af opgaver på fællesarealer procedure