21-10-2019

Bestyrelsesmøde 21. oktober 2019

Referat 10.  bestyrelsesmøde 21 oktober 2019 kl. 17:00 i Huset

Afbud fra John – tilstede: thomas, Sølvi, Tina, Carsten, Klaus, Frank, Eva, Michael

A) Referent og ordstyrer: ti      b). Godkendelse af forrige referat: ja  c). Akutte punkter

  1. 1.     KØB & SALG & VURDERING

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status på ”opsigelse” - Vurdering - salg:

Aktuelle Haver: dødsbo H 2 + H 13+H146

Der afventes yderligere afklaring fra H2 + H13+H146

Sendt til Vurdering:  Alle sæsonens ’salgshaver’ er eksp videre til vurdering

Retur fra Vurdering:

Alle Haver er kommet retur fra vurdering.

H2 er vurderet, men mangler afklaring af skifteret.

Fremvisning:

H57+83: fremvisning foretaget 09.10.19

Fremvisning med H 143 + 129 + H126: 24.10.19 (frank + Klaus)

Eksternt salg:

H83+ H 39: er solgt

H 143 + 129+ 126 forventes solgt i oktober måned.

H 57 er sat til eksternt salg da der ikke var interessere købere på ventelisten

Ekstern Ventelisten

 

Intern venteliste:

Internt salg:  

 

 

Orientering i øvrigt:  

? vurderingsanke H xx status: der er foretaget revurdering, kopi sendt til H52.

? Hxx:  ændring af lejekontrakt: sagen pågår. Der afventes respons fra Forbundet

? H2 advokat salg/overtagelse: Sagen pågår. Afventer yderligere

? H146: dødsbo – vi afventer.

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes fra seneste GF: intet nyt (Carsten)

Nyt fra Kloak udvalget:

Kontakt med MOE, leverandører: der afholdes møde med MOE 23.10.19

Økonomi:

Scanning af dokumenter fra bank: er foretaget. Fysisk kopi er sat i ’formalia mappe’ - status

Orientering i øvrigt:

Der har været overvejelser med Fælleseje omkring mulighederne for at forlænge lejekontrakt af vores grund til 30 år, ud fra en tanke om at vi dermed får mulighed for at afdrage vores kloak lån over en længere periode, hvilket vil give et lavere månedligt afdrag (såfremt dette skulle vise sig at være foreningsønske), og banken giver tilsagn til omlægning + tilbyder samme betingelser.

Thomas har talt med Kredsen (som tidligere har drøftet spørgsmålet med Gladsaxe); Kredsen har meldt ud at de gerne formidler en skrivelse desangående til Gladsaxe kommune. Thomas udfærdiger

 

3       BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

  1. STATUS H11 – diverse dokumenter er modtaget & underskrevet
  2. STATUS: H 34 (Carsten) – vi har ikke modtaget plantegninger - afventer
  3. STATUS: H 107,: der ligger diverse dokumenter således at sagen er klar til indsendelse til Gladsaxe byggeafd.

? Indsendelse til Gladsaxe – status: Carsten og Thomas gennemgår Havemapper mhp overblik over hvilke indsendelser der skal foretages.   

 

 

  1. 4.      GANGUDVALG:

Orientering fra Thomas, John, Klaus

OPFØLGNING & STATUS:  

Status H xx: byggeaffald, ordne have: Er i gang med at ordne haven

Status   Haver:xxx: enighed om at haverne tilskrives om at bringe haven i orden senest 1 april pr. anbefalet brev.

 

 

  1. 5.     RENGØRING:

Status på aftale om slutdato for rengøring.

 Klaus aftaler nærmere omkring slut dato – der vil være sidste uge i oktober måned.

 

  1. 6.      NØGLE SAGA

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

  1. 7.      OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

? Ekstra sikring af port status? –Klaus & Thomas: sikring sættes på ved port luk som er samtidig med vandluk

? Der skal aflægges Høstfest regnskab status Sølvi /Frank: er sket

? Ovnen virker ikke. Lågen lukker ikke. Status: Der har været kontakt med firmaer, og firmaer ude og se om det er muligt at repr. Ovn lågen. Det viser sig at der ikke fremgår mærke, hvorfor det er vanskeligt at finde en ny låge. Ovnen er cirka 12 år gammel hvorfor der ikke er garanti. Alternativt skal vi udskifte ovnen, hvilket betyder en budgetoverskridelse. På den anden side kan vi ikke udleje huset uden en virksom ovn.

Beslutning: Bestyrelsen er enige om, at ovnen udskiftes pris cirka 11.000 kr.  Frank

 

? sidste affaldshentning – opslag og skilte etc.: der ser ud til at den udmeldte dato for afhentning af haveaffald fra Gladsaxe ikke har været korrekt. Der er ikke afhentet og der ligger derfor haveaffald.

Enighed om, at vi afventer vandluk, og hvis der ikke er afhentet findes en anden løsning (Thomas)

Michael & John sørger for at containere bliver fjernet.

Der sættes ”afspærring” op ved haveaffald – det vil sige seddel – om at der ikke må lægges affald. Klaus & Thomas  

? Data lov indberet til forbund: der underskrives dataaftale og indsendes til forbundet.  – tina

? forsikringssag: der er intet nyt – eva

? er der tjek på vand luk: Klaus og Thomas står for vandlukningen 27.10.19 og lukker i samme momentporten

 

  1. 8.      HUSET

Orientering fra Sølvi & Frank

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? oversigt og betaling for pligtarbejdes fravær – afventer 010120

10    Mails og henvendelser til /fra

 

 11 Kasserer

? Restancer status.

Intet at bemærke

11    Eventuelt/ diverse/akut

Mail til lejer af huset kommende weekend ang. ovn – Tina

Tanken i huset er tømt d. 21.10.19 – dato indskrives i pc kalender på kontoret   Klaus

Vinbeholdning benyttes til banko

Om flytning på kontoret sådan at der er 2 arbejdspladser i forbindelse med møde 14.12.19

Pc nr. 2 flyttes til kontoret

Bærbar Pcer købes

Kommentarfelt på hjemmeside – kan det flyttes. Web klaus høres. – tina

Ved næste møde: tilbagemelding på mødedeltagelse 14/12 – hvem deltager og hvem står for forplejning

Næste gang: drøftelse af møde frekvens i vinterhalvår + oplæg årshjul + forventningsafstemning ift arbejdsopgaver i BS + evt drøftelse af ansvarsområder

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   21/10 = Michael       4/11 sølvi       18/11

Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

 

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter+ vurdering & fremvisning &salgsprocedure+ mobil pay+ opgavefordeling+ medlemmers varetagelse af opgaver på fællesarealer procedure + rengøring opstart