04-11-2019

Bestyrelsesmøde 4. november 2019

Referat 11.  bestyrelsesmøde 4 november 2019 kl. 17:00 i Huset

A) Referent og ordstyrer: ti     b). Godkendelse af forrige referat: ja  c). Akutte punkter

Fravær: Michael, Sølvi, Carsten

  1. 1.     KØB & SALG & VURDERING

Orientering fra Sølvi og Eva og Tina, og opfølgning på punkter:

Status på ”opsigelse” - Vurdering - salg:

Aktuelle Haver: dødsbo H x + H x+Hx

Der afventes yderligere afklaring fra Hx + Hx+Hx

Sendt til Vurdering:  

Retur fra Vurdering:

Hx er vurderet, men mangler afklaring af skifteret.

Fremvisning:

Eksternt salg:

Status :H xx + xx+ xx + H xx

Alle haver forventes at være solgt i løbet af november måned 2019 – dog har ingen vist interesse for Hxx hvorfor den frigives til eksternt salg. OBS på at der er bemærkninger i vurderingen der skal bringes i orden.

 

Ekstern Ventelisten: Ventelisten skal redigeres idet den p.t ikke er korrekt.

Intern venteliste:

Internt salg:  

 

 

Orientering i øvrigt:  

? Hxx skal opkræves kr. 800,00 der ved en fejl ikke blev opkrævet ved kontraktunderskrivelse.

? Hxx – der er komplikationer i forhold til korrekt nedrivning af ulovlige kvadratmeter. Eva tager kontakt med Carsten mhp vurdering af nedrivning/ikke-nedrivning

? Hxx:  ændring af lejekontrakt: pågår

? Hx advokat salg/overtagelse: afventer

? H1xx: dødsbo vi afventer

 

2       SPILDEVAND/Kloak

Orientering fra Eva & Thomas:

Vedtægtsændring skal indføjes fra seneste GF: Carsten har lavet indlægget som nu skal indføjes, og den reviderede udgave af vedtægter skal sendes til web Klaus. Tina info Carsten

Nyt fra Kloak udvalget:

Kontakt med MOE: Vi er nu præsenteret til udkast til en kontrakt med MOE. Udkastet skal gennemgås af advokat. Vi har valgt at bruge samme som Tornhøj & 4 juli. Dernæst skal der laves en forsikring aftale omkring entreprenørerne, således at vi sikre os bedst mulig hvis der skulle ske uheldige ”udfald”.

Det forventes at arbejdet med kloak går i gang 1 september 2020.

Noget af det arbejde som fortsat ligger foran os er procedure omkring tilslutning skæringsdato + procedure for indbetaling af udgiften til fælles kloak – hvis man vil betale ud med det samme – hvilket får betydning for afdrag til de resterende.

Robert fra kloak udvalget står for det informative på vores hjemmeside.  

Økonomi:

Orientering i øvrigt:

Brev til Kreds – thomas. Vi gennemgår brev der ikke er modtaget af BS medlemmer, men sendt til kloak udvalget. Enes om at Tina gennemskriver, og sender til Thomas der eksp videre til Kreds/Forbund.

 

3       BYGGERI

Orientering fra Thomas og Carsten:

Aktuelle haver:

Indsendelse til Gladsaxe – status: Der er ikke indsendt til Gladsaxe endnu. Alle mapper er ved at blive gennemgået. Drøftelse af skæringsdato hvilket afventer næste møde.

 

4       GANGUDVALG:

Status Haver: xx der er skrevet brev, der er sendt med alm post og anbefalet. Hxx skal være ordnet senest 01.04.20.

Øvrige haver der stod på listen er bragt i orden.

 

5       RENGØRING:

Status på aftale om slutdato for rengøring: rengøringen er afsluttet for i år. Der har ikke været fuld tilfredshed med indsatsen.

 

 

6       NØGLE SAGA

? Affaldscontainer nøgle & hængelås & besvær: vi afventer firmaet har tid (klaus)

7       OPFØLGNING Diverse

? Oprydning i skabe på kontor - Frank John

Der er rykket om på kontoret. Der mangler fortsat mere oprydning. Vi afventer at Sølvi placere ekstra PC på kontoret således at vi har 2 stk.

? Ekstra sikring af port status: pågår

? Ovnen virker ikke. Status: Frank har stået for at få en ny ovn installeret meget hurtigt

? sidste affaldshentning – opslag og skilte og lukning status: Thomas har været i dialog med firmaet, da der var uoverensstemmelse med deres udmeldte dato for sidste afhentning af haveaffald og det faktiske. Det sidste er nu hentet.

? Data lov indberet til forbund– status: Der er indsendt data aftale. Kopi i formalia mappe

? forsikringssag status: sagen er nu afsluttet. Forsikringen har taget sagen.

? vand luk og port luk – status: vand og port er lukket. Der laves endnu et opslag/skilt om vigtigheden af at åbne sine haner.

 

8       HUSET

  

9.Pligt arbejde

Orientering Michael og Sølvi

? oversigt og betaling for pligtarbejdes fravær – afventer 010120

10    Mails og henvendelser til /fra

 

 11 Kasserer

? Restancer status.

 

11    Eventuelt/ diverse/akut

*Tanken i huset er tømt d. 21.10.19 – dato indskrives i pc kalender på kontoret. afventer   Klaus

*Bærbar Pc’er købes - afventer

*Kommentarfelt på hjemmeside – kan det flyttes. Web Klaus høres. kommentar feltet er flyttet

*Tilbagemelding på mødedeltagelse 14/12 – hvem deltager og hvem står for forplejning. Afklaring ved næste møde.

* Hxx boet beder om en Xnøgle således at de kan tømme haven. Eva har lavet en aftale.

* Klaus skal aflevere ledning etc. til Carsten mhp evt. genstart af Pc’er

* Carsten vil varetage en kontaktliste over ofte anvendte kontakter der udfører opgaver for Haveforeningen, og lægge den på kontor pc’er, hvilket er godt.

* John nedtager irrelevante sedler i skabe

 

 

12:  Oplæg årshjul og BS forventningsafstemning ift arbejdsfordeling.

Der er generel enighed om at der er en række opgaver som Bestyrelsen skal varetage, og de skal fordeles ligeligt på alle hænder. Desuden, at det er nødvendigt at man både har interesse, og tiden til at løfte sin andel – da arbejdet ellers ligger på de øvrige.

Desuden, har vi nu et bedre afsæt til at vurdere hvilke opgaver der ligger i bestyrelsesarbejdet, og bedre forudsætninger for at lave en ligelig fordeling, hvor vi indtænker hvilke kompetencer den enkelte har.

Det er endnu uklart hvem som ønsker genvalg/bliver i bestyrelsen –.

 

Vi drøfter desuden at det kan være hensigtsmæssigt, at genfordele arbejdsområder, jf den nye oversigt, samt at januar/februar måned skal bruges til at alt bliver opdateret af de ansvarlige på området.

 

Vi drøfter kort årshjul, som giver et overblik over de opgaver der venter. Der kan desuden laves ændringer og tilføjelser da det jo er et oplæg.

 

I forlængelse træffes der beslutning om at afholde møde 18.11.19 som oprindeligt aftalt hvor der skal drøftes Vinterpunkter, ansvarsområder, årshjul.

 

 

AFTALE OM NÆSTE MØDER

Forplejning?   18/11 Sølvi.  Desuden møde 14/12 kl. 13:00 hvor der skal være status på lager, og inventar

Vinter punkter:

Rengøring i Huset, hvordan? + Hjerterstarter kursus +   Årshjul +   Huset: Depositum + opsigelsesvarsel + optælling af inventar +   planlægning af fællesarbejde +    Ind/udskrivning gebyr + vedtægter+ skema pligt + kontor åbning + kontorvagter+ vurdering & fremvisning &salgsprocedure+ mobil pay+ opgavefordeling+ medlemmers varetagelse af opgaver på fællesarealer procedure + rengøring opstart