12-01-2020

Bestyrelsesmøde 12. januar 2020

Referat 14.  bestyrelsesmøde 12.01.20 kl. 10:00 i Huset (heldagsmøde)

A) Referent og ordstyrer: ti     b). Godkendelse af forrige referat: ja c). Akutte punkter

Fravær: Thomas

Diverse:

a)      Michael har oplyst, at han trækker sig fra Bestyrelsen i HF Samvirke. Frank indtræder i hans mandat.

b)     Michael har oplyst, at han gerne vil fortsætte med banko arrangementer i Foreningen. Sølvi kontakter Michael desang. således at de kan aftale diverse omkring indkøb osv. Michael & Helene bedes om datoer for banko således at det kan sættes i kalender.

c)      Der skal sættes automatisk svar på vores mail om besvarelse hurtigst muligt – indenfor 14 dage udenfor sæsonen.

d)     Kontorvagt skema laves t.o.m 15.09.20 Tina

e)     Drøftelse af kommende GF – hvor det er forventeligt at der også skal indkaldes til en ekstra GF pga. vedtægtsændringer & fremmøde pct. Aftalte datoer for indkald bliver 15/3 og 30/3.

Bestyrelsen skal have følgende vedtægtsændringer på:1) alle haver skal have en forsikring. De som ikke er en del af fællesforsikringen skal fremvise anden forsikring for haveloddet. 2) alle haver skal senest 31.12.23 aflevere dokumentation for autoriseret tilslutning kloak 3) Ved køb og slag efter 01.09.20 skal køber indfri gældsforpligtigelse ift. foreningens fælleslåne optagelse.

Tina nøder med at formulere forslagene.

f)       I løbet af foråret skal der tages initiativ til et fællesmøde omkring kloak

g)      Eva oplyser, at Foreningen hæfter for eventuelle gældsposter den enkelte have lejer har omkring elregninger. Efter drøftelse besluttes, at dette skal undersøges nærmere (har det sin rigtighed) af Sølvi

h)     Forbundet udbyder jævnligt Vurderingskurser – vi skal være opmærksomme på at offentliggøre dette så interesserede kan deltage

i)       Vi har nu en mikroovn i Husets bar

j)       Hvor bestiller vi kaffe, håndklæder etc. fra? – telefon nummer. Sølvi videreformidler til Klaus og Frank

k)      Rengøring: debat omkring rengøring, der skal varetages enten af foreningen selv eller på faktura. Der er argumenter for at rengøringen klares på pligtarbejde, og argumenter for at der skal professionel rengører på området. Debat omkring hvilket omfang opgaven har – skal der proff rengøring på hvor ofte? enighed om at hvis der skal proff rengøring på skal opgaven omhandle kontor, vaskeri, fællestoilet, Husets toiletter + gulvet. Vi når ikke til en beslutning – Tina undersøger hvad en proff rengøring koster

 

BYGGERI (CARSTEN & Thomas):

a)      Carsten oplyser, at alle tegninger ved årets udgang er indsendt til Gladsaxe til godkendelse inklusiv de tegninger som foreningen har givet afslag på at godkende – dette er ønsket af Gladsaxe kommune

b)     Procedure er 1) hvis der modtages en tegning og ansøgning pr mail – videresend en mail til Carsten om modtagelsen, og han vil besvare forespørgsel samt foretage sig det nødvendige ift at give afslag/godkendelse. 2) hvis der modtages en tegning/ansøgning på kontoret, noter modtagelsesdatoen, navn, Havenr, mailadresse, telefonnr. – læg ansøgning/tegning i Carstens dueslag på kontoret, hvorefter Carsten foretager sig det nødvendige.

a)      Carsten sørger for at ansøgninger/godkendelse/afslag ligger i havemappe, samt er uploadet på kontorPcer (hvor der er oprettet en mappe).

b)     Hvis Gladsaxe kommune giver afslag på godkendelse sørger Carsten for at have lejer får besked, at dette til akteres havemappen og Have lejer informeres om at byggeri skal nedtages.

SOCIALT (Eva, Frank, Sølvi)

Der er enighed om at fælles arrangementer for foreningen har fortrinsret til at bruge Huset. Det er vigtigt at fællesarrangementer indføres i fælles kalender – på Pc’er – på kontoret så der ikke bliver dobbelt booking.

Medlemmerne i foreningen opfordres til at melde ind med datoer, hvis de ønsker at benyttes Huset til fælles aktiviteter. Der skal laves et web opslag – Tina

Der er enig om, at de ansvarlige/tovholdere på fælles arrangementer skal indskærpes forpligtigelsen til oprydning/rengøring efter aktivitet. 

For nuværende regner vi med at fællesarrangementer er: banko – fodbold - høstfest- loppemarked – åbning af foreningen og ?????

KLOAK (Eva, Sølvi, og udvalget)

Opmærksomhed på at alle henvendelser koster. Det vil sige, at et brev, en opringning osv faktureres. Vi skal derfor henvende os med omtanke til MOE.

P.t kan vi forvente at en landmåler kommer ud til foreningen – derfor skal alle isætte ”måle pinde” inden 22 januar 2020. Dernæst kommer opgaven i udbud.

Alle medlemmer har får tilsendt en mail om at sætte ”måle pinde” inden 22.01.20 sammen med skrivelse fra MOE. Hvis man ikke har isat en ”målepind” vil landmåleren selv skønsmæssigt markere. Carsten.

Det er aftalt at Udvalget v/ Erling & Robert kan deltage i byggemøder såfremt de kan ligge efter kl 16 – det afventer vi svar på om er muligt. Byggemøder er én gang om ugen.

Udvalget har tilbudt at være tilstede på kontorvagten 1x om måned – det er vi glade for! Enighed om at dette er en fremragende ide.

Der skal aftales hvornår kloakudvalget vil være på kontoret første gang således at dette kan annonceres.

Der vil være opgaver til fællesarbejde ifm kloakprojektet fx skal der fjernes en fælles hæk.

ØKONOMI (Sølvi)

a)      Der er lavet årsregnskab, som foreligges Bestyrelsen indenfor den kommende måned. Enighed om at der fremadrettet skal være kvartalsorientering vedr. vores budget (highlights) jf. dagsorden således at der er transparents omkring foreningens forbrug.

b)     Understregning af at ALT! skal være på faktura.

c)      Hvis man har udlæg skal der være en bon hvor der påføres, hvad vedr. udgiften, hvem har udlæg inkl. underskrift, konto nr til overførsel. Det er muligt at tage et billede af bon’en m.v.

Man kan vælge at sende til Sølvi der formidler videre til forbundet regnskabsafdeling eller direkte til forbund.

d)     Der er lavet status på øl & vand. Fremadrettet så SKAL der sættes streger hvis der tages/sælges øl eller vand, så overblik bevares. Sølvi laver et skema til kontor og huset.

a)      Sølvi indsamler hver måned øl/vand skemaer.

b)     På samme måde som at udgifter SKAL være på bilag, så skal INDTÆGTER indsættes på konto. Fx flaskepant – beløb kan gives til Sølvi.

c)      Når der er fælles arrangementer i Huset, og depotets depot kommer i spil så skal der laves optælling på skema/afregnes Sølvi

d)     Det besluttes at salg af vin skal være via foreningen. Det vil sige, at man ikke kan arrangere fælles arrangement hvor man medbringer egen vin til salg.

e)     I samarbejde med Forbundet arbejdes der på at lave ”underkonti” således at det bliver mere overskueligt hvilke indtægter & udgifter der er, og hele tiden holde øje med vores forbrug på de enkelte konti således at der ikke sker budgetoverskridelser.

f)       Vi har nu fået konto kig – og kan flytte imellem kontoer i banken. Der er hævekort som Sølvi og Eva kan benytte.

g)      Beslutning om at salg af øl&vand fra kontoret fremover ikke afregnes i kontanter. I stedet laves der et kontorvagt skema hvor man kan sættes streger således at havelejeren bliver opkrævet via sit kontingent. Ændringer bliver givet som en information til medlemmerne.

Sølvi lavet et nyt skema til kontorvagterne.

Web og opslag (tina og John)

Alle tavler er ryddet for gamle opslag. Der tages kontakt med web klaus for en aftale om oprydning af hjemmesiden. Tina & john

Vurdering, køb og salg (Eva, Tina, Sølvi, frank)

Tina og frank varetager salg, venteliste, fremvisning – og overlader resten af salget til Eva/Sølvi når en køber er fundet. Det fungere – der er fundet en form.

Der er opskrivning til ventelisten 1 april for eksterne. Ventelisten ligger i Forbundet, og bliver opdateret i forhold til indbetalinger. Der laves et skema til de ansøgende + en FAQ-seddel.  Tina

Sølvi og Eva er i gang med at udarbejde salgs dokumenter der tager højde for kloak – og betaling af fællesudgift for de nye købere.

 Procedure er: Hvis der kommer en henvendelse i kontortiden udleveres en kuvert med materialer (befinder sig i dueslag) til sælger af huset. Hvis henvendelsen kommer pr. mail svarer Tina på den – og tilsender materiale pr. mail som ligger på kontor pc’en.

Når vi modtager materiale retur, samles oplysninger + tidligere vurdering og relevante skriv i havesagen. Dette sendes til vurderingen. Samtidig informeres sælger om at kontakte vurdering for en dato for vurderingen.

Når vurdering er foretaget modtager vi materiale fra vurderingsmand. Hvis der er bemærkninger, bedes sælger om at bringe dette i orden.

Salget annonceres intern med en slutdato. Fremvisningsdato aftales med sælger. Derpå indkaldes 20-40 fra ventelisten til fremvisning, med besked om at svare tilbage. De købere der er interesseret vurderes ifgl gældende regler – og sagen overgives til Salg via Eva & Sølvi.

a)      Beslutning om at salg afsluttes pr. 01.09.20 pga. kloak. Det vil sige, at påbegyndelse af salg skal ske senest 15.07.20 således at vurdering m.v kan være afsluttet.

Dette annonceres på hjemmesiden samt ved opslag. Tina og john

PLIGTARBEJDE (frank, Carsten, Thomas)

Der er udsendt opkrævninger til de haver der ikke har deltaget i fællesarbejdet. Der er p.t ikke overblik over hvor mange der er tale om.

a)      Der skal laves skema oversigt med datoer for fællesarbejdet for de enkelte haver til web og opslag Tina & John. Enighed om, at dette skal løbe frem til 01.09.20 pga. kloak.

b)     Enighed om: at der skal laves et overblik over hvilke ”gamle aftaler” der er indgået med diverse medlemmer – således at aftalerne kan revurderes og beskrives. Det skal tydeliggøres via opslag/web, at de som mener at have en ”gammel aftale” skal henvende sig så det bliver noteret. tina

c)      Enighed om, at det tydeliggøres at hvis man ikke kan fremmøde på en udmeldt dato, så kan/skal man henvende sig så der kan plottes en anden dato ind til fællesarbejde- godkendes fritagelse

d)     Der skal laves oversigt over de enkelte fællesarbejde datoer til kvittering tina

e)     Der skal laves fordeling af fællesarbejdsdage tina

f)       Enighed omat der skal laves en oversigt / vedligeholdelsesplan ang. fælles arbejdet, således at vi som Bestyrelse overvejer hvilke områder vi gerne vil have fokus på Frank thomas Carsten

HUSET (KLAUS FRANK)

Beslutning om, at udgift til leje af hus påføres pågældendes først kommende opkrævning – altså sammen med havelejen sølvi. Desuden, at udgiften ikke refunderes. Begrundelse: lejen er meget lav, og vi har tidligere haft situationer, hvor man har frameldt sig umiddelbart inden udlejningsdatoen, og foreningen har sagt nej til anden interesseret. Der skal ændres i kontrakt tina

Procedure: der udfærdiges lejekontrakt – er i mappe på kontoret. Kontrakten afleveres i Sølvis dueslag så der kan foretages opkrævning over kvartalslejen. Datoen for udlejning indføres i PC kalender på kontoret.

I ugen op til udlejning: lejeren kontaktes via telefon eller mail. Der gives en nøgle kode til boksen på huset. Nøglen ligges deri typisk dagen før. Lejeren afleverer nøglen i boksen, og Huset gennemgås for rengøring/fejl typisk indenfor de følgende 2 dage. Hvis der er fejl skal dette noteres, meddeles til lejer og Sølvi, da der evt. skal ske ekstra opkrævning.

Drøftelse af muligheden for akut telefon – ikke afklaret.

GANGUDVALG (JOHN THOMAS)

Beslutning om at vi i sæson 2020 ikke vil forholde os til græs foran hækken pga kloak – men at vi følgende år skal enten forholde os eller der må komme nye ordensregler.

Enighed om, at vi i sæson 2020 skal tidligere i gang med runderinger, således at proceduren med påtale, opfølgning, samtale kan nås i sæsonen. Enighed om, at der skal være minimum 4 runderinger i sæsonen.

Der skal følges op på ”ind skærpninger” fra sidste sæson – kopi breve/mails i mappe.

Fokusområder i sæson 2020 vil være: 1) højde på grene der hænger ud over vej    2) luge foran haven til midt vej      3) lugning mod nabo skel      4) almindeligt vedligehold.

Bestyrelsen må gerne gå ind i haver – hvis vi har annonceret besøg, og gør ”anskrig” dvs. siger vi kommer samt er 2 personer.