15-04-2020

Bestyrelsesmøde 15. april 2020

Referat til BS møde 15.04.20 kl. 17:00 i Huset (store sal)

Deltagere: Eva, Sølvi, Tina, Thomas, Carsten, Klaus, John. Afbud: Frank.

Forrige ref er godkendt. Referat Tina

1. Fortroligt: Mail Hxx vedr. bod & asfalt arbejde: enighed om at ingen erindrer at der truffet aftale om at Hxx ikke skulle deltage i fælles arbejde 2019 – dog huskes at der blev lavet asfaltarbejde. Beslutning om at bod tilbagekaldes og Hxx orienteres om at fremover skal der være dokumentation. (tina skriver / sølvi tilbagefører bod)

Fortroligt: Mail H xx vedr. udlån af have sæson 2020: Ikke lovligt iht vedtægter. Enighed om at der enkeltstående gives tilladelse jf. tidligere dispensation, samt at vi fremadrettet skal være opmærksomme på at ”dispensationer” ikke skrider. (Tina svarer)

CVR nr – ’firmaet’ HF Samvirke er lukket og skal genåbnes – er det sket?: Det er sket

Samspisning: kvitteringer & regnskab – hvor er vi?: Sølvi har styr på dette

Fortroligt: Mail: xx ønsker påført medlejer: enighed om at der skal forevises dokumentation på fælles adresse i 2 år, der lægges i havemappe, at Haven informeres om pris, og videre sagsgang. Sølvi & Eva kontakter e.t.c.

Fortroligt: xxx – på lejekontrakt. Drejer sig om et salg i 2019, hvor der er lavet en aftale omkring dette. Eva & sølvi holder snor i sagen.

Fortroligt: H xx, vi modtager utroligt mange mails, og dialogen har været pågående i hele 2019. Aktuelt ønsker Hxx at sælge sin have. Tina holder snor i sagen

2. GANG UDVALG

Nedlukningsperiode/åbning: Enighed om at Gangudvalget skal i gang. Første gang er 03.05.20. De som får sedler får 4 uger til at rette op – modsat under normale omstændigheder 3 uger – således at man tager hensyn til eventuel COVID19 sygdom.

Der er sedler til opslag og sedler til postkasser i mappe på kontoret.

Fortroligt: H xx indkaldes til samtale. Der er afleveret sedler, sendt mails, sendt brev, sendt anbefalet brev igennem hele sæson 2019 uden resultat. Eva indkalder og tager samtalen.

3. HUSET

Nedlukningsperiode? Er der sendt besked til lejere? Er der koordineret annulleret udlejning (opkrævning) med kassereren & Forbundet ?: enighed om at huset indtil videre er lukket ned. Vi følger anvisninger fra myndigheder/Forbundet. P.t løber nedlukning til 10 maj.

Der er en del som har aflyst der leje af Huset. Klaus & Frank har skrevet til alle lejere af huset med en info omkring af Huset foreløbig er lukket, hvorfor deres leje er annulleret.

Skrevet til lejere frem til 10 maj – og varslet de øvrige om at Huset måske ikke er til rådighed men at vi følger myndighedernes anvisning.

Lejerne er slettet i kalender.

Enighed om at dette får et ekstra eftersyn – sådan at vi sikre at lejere ikke opkræves for et hus de ikke lejer. Når en leje annulleres skal Sølvi have besked, sådan at der ikke opkræves.

Der har været én episode. (Frank & Klaus)

 

4. FÆLLESARBEJDE

Nedlukningsperiode: vi følger myndighedernes & Forbundet anvisninger hvorfor fællesarbejde foreløbig er lukket ned til 10 maj.

Enighed om: at den enkelte have har mulighed for at tage initiativ til at udføre en opgave for foreningen – og dermed bliver streget på fællesarbejde listen såfremt dette kommer op og køre i 2020.

Hvis en have ønsker at tage en opgave for foreningen – og blive streget på fællesarbejde sedlen, så skal der sendes en mail til bestyrelsen eller lægges en seddel med Havenummer, dato og opgave i kontorpostkassen, så Bestyrelsen bevarer overblik. Tovholdere er Carsten & Thomas. Der sættes seddel op + web

 

5. VURDERING – KØB -SALG – VENTELISTE

Hvor er vi? – nedlukningsperiode: Vurdering er lukket til og med 30.04.20. Tina skriver med Udvalget omkring åbningsdato. Netop i dag er der kommet 2 Haver klar til vurdering (Hxx + H x). Tina skriver til Forbundet om varigheden af vurderinger forlænges pga COVID19.

43 har været interesseret i at komme på ventelisten. Inden 1 maj gennemgås konti for at se indbetalinger, der så påføres venteliste.

Eksisterende på ventelisten er opkrævet året gebyr, inden 1 maj fås en oversigt over restancer, så der kan slettes. Herefter er ventelisten opdateret cirka 1 maj – og den sendes derpå til Forbundet som opkræver gebyr igen 1 april 2021.

Sølvi giver indbetalingsoversigt til Tina, Tina kontakter Forbund omkring restance, og opdatere.

Der er 2 Huse klar/næsten klar til salg Hx og Hxx. Hx varetages af advokatfirma hvilket gør diverse lidt mere langtrukkent. Pt afventes svar på hvem der vil så for fremvisning.

Hxx; har meldt sig salgsklar.

Drøftelse af den aktuelle nedlukning, og dilemmaet omkring hvorledes vi kan sørge for at der sker salg samtidig med at vi tager hensyn til myndighedernes udmelding, sådan at vores pukkel ikke bliver for stor & salg kan finde sted inden den tidlige nedlukning 30.08.20.

Enighed om at vi forsøgsvis i nedlukningsperioden prøver med følgende procedure:

1.Haven til salg kontaktes – og der gives tilladelse til at udlevere telefonnummer 2. De første 20 tilskrives på ventelisten om ledigt hus og telefonnummer udleveres så de kan kontakte sælger for en fremvisning. 3. venteliste deltagerne melder tilbage hvorvidt de er interesserede i handel. 4. der udstikker en periode for fremvisning og tilbagemelding til sælger & venteliste 5. Når der er tilbagemelding gennemgås kriterier for hvem der kan købe 6. Der tilbagemeldes til sælger, køber og bestyrelsens salgs ansvarlige.

Hvis ingen af de første 20 er interesseret i køb udmeldes et nyt vindue, og de næste 20 tilbydes fremvisning. (tina + sølvi&eva salg)

 

 

 

6. KOLONI SAMVÆR – SOCIALE ARANGEMENTER

Nedlukningsperiode: vi følger retningslinjer fra myndigheder. Foreløbig dato er 10 maj.

 

7. KONTOR

Nedlukningsperiode: vi følger retningslinjer fra myndigheder. Foreløbig dato er 10 maj.

Info fra kontorvagter: Når man har kontor vagt tjekkes mailen, der svares på henvendelser, der sendes videre til de ansvarlige, eller at det tages op på BSmøde.

8. VASKERI

Åbent/ lukket …..hvordan: Vaskeriet er åbent, drøftelse af hvordan vi gør det anvendeligt:

Der er omsat sedler omkring spritning af håndtag, hænder osv – altså de gældende retningslinjer. Enighed om at kontorvinduet fra 22.04.20 bliver åbent 18-19 og fremadrettet til foreløbig 10 maj. Igennem vinduet kan man købe vaskekort på minimum kr. 300. Der kan KUN købes vaskekort INTET andet kan gøres så henvises til postkasse/mail. Der kan IKKE være medlemmer på kontoret. Samling udenfor kontor vindue må max være på 10 personer med 2 meters afstand. Web – opslag. Klaus tilbyder at være vndues vaske sælger.

9. NYHEDSBREV OG KLOAK

Skal det laves? Eva laver et udkast til nyhedsbrev. Kloak udvalget fungerer og der er masser af spørgsmål der skal afklares løbende. Kloak er stadig i den fase hvor der skal udarbejdes udbud materiale.

10. Andet

GF: Vi afventer myndighedernes udmeldinger.

Renovation/grus: Thomas bestiller GRUS der koster 25kr pr trillebør. Thomas sørger for afspærring Der har været dialog med Gladsaxe kommune omkring renovation og afhentning, der ikke er forløbet tilfredsstillende (de har glemt os)..

Byggeri: Det indsendte materiale omkring godkendt byggeri til Gladsaxe kommune er godkendt, FORTROLIGT bortset fra Hxx + Hxx hvor man ønsker nye tegninger. Hxx mener at der ligger en dispensationsskrivelse ift afstand til skel. Enighed om at Hxx må fremvise dispensation da vi ikke kan finde den i have mappe. De nye tegninger skal indsendes til Gladsaxe. Carsten.

Økonomi – Budget regnskab og restanceoversigt. Sølvi spørger ind til 3090 (dagrenovation)

Data aftale; der skal indsendes en ny til forbundet (tina)

Kagså hække: Gladsaxe kommune er obs på vores hække mod kagså stien, hvorfor haverne der ligger der skal have en påmindelse om at hækken skal være klippet senest 31.05.20. Klaus medd – og der lægges en seddel i postkasse.

Fest: Tanker om at holde en fest i vinterhalvåret om muligt

Telefon: Klaus har købt telefon – nummeret skal bruges til hus og SUPER Akutte spørgsmål. Klaus afleverer telefon nummer. Ng drøftes hvor skal det offentliggøres

Storskrald: Skal vi have det og hvordan ? vi drøfter næste gang.

 

Næste møde: 11.05.20 i Huset kl. 17