11-05-2020

Bestyrelsesmøde 11. maj 2020

Ref BS møde 11.05.20 kl. 17:00 i Huset (store sal)

Deltagere: Eva, Sølvi, Tina, Klaus, Thomas, John, Carsten pr. virtuelt medie, fravær: Frank.

Forrige referat godkendt. Referat: tina

1. MAIL – orienteringer og drøfte mail:

Fortroligt, Henvendelse fra, da der de seneste uger har været en ukendt mand i Foreningen, der dels har omdelt & ophængt sedler, og dels har været kontaktopsøgende omkring seksuelle ydelser. Der har været kontakt med ’ Gården’ som har taget hånd om situationen da man er enige om at det er en beboer der fra stedet.

2. Mails Opfølgning:

bod, har fået besked om at bod er krediteret for pligtarbejde 2019

udlån, har fået besked om at udlån er okay med betingelser, kopi i havemappe.

medejer, er påført på kontrakt

medejer, ønsker ikke længere at være på kontakt, hvorfor sagen er lukket

3. GANG UDVALG

Tilbagemelding fra Gangudvalg 03.05.20, enighed om at det har haft effekt ift haveordning. Gangudvalg peger på H skal have bevågenhed. Eva tager et kig.

Gangudvalget følger op på rundering 23.05.20, og lægger en ’skrappere påtale seddel’ hvis der ikke er sket forbedringer. Enighed om at dette annonceres.

Der har været forespørgsler omkring hvad er skel hvilket gøres tydeligt på opslag

Fortroligt. H Dialog med H (datter) mhp at bringe orden i haven således at den efterfølgende kan sættes til salg. Eva

Fortroligt. Hxx: dialog med Hxx, der tilkendegiver haven vil blive sat til salg snarest. Eva

Fortroligt. Hxx: dialog med Hxxx, der pt bringer haven i orden mhp salg. Eva

4. HUSET

Nedlukningsperiode/åbning? Ift COVID19: Nedlukningen af huset fortsætter.

Der er sendt besked, foretaget slet i kalender, og krediteret hvor der allerede var opkrævet leje

5. FÆLLESARBEJDE

Nedlukningsperiode/åbning ? Ift COVID19

Der har været begrænset aktiviteter med individuelle opgaver – drøftes hvorvidt vi kan arrangere fællesarbejde under hensyn til COVID19 anbefalinger.

Det aftales at man indkalder a la 30-40 haver, som fremmøder forskellige steder i Forening (max 10 personer pr. sted) for at udføre opgaver. Indkaldelsen sker pr mail, og med en frist på cirka 3 uger.

Carsten og Thomas danner sig et overblik over opgaver og relevante haver.

Hvis en indkaldt have ikke kan fremmøde må vi forvente at der gives besked/mail. Hvis årsagen omhandler sygdom COVID19 eller anden sygdom, COVID19 isolation eller selvvalgt isolation pga. at være i risikogruppe forholder vi os til hver enkel Have mhp fritagelse.

Fællesarbejde planlægges til 07.06.20 – alle hjælper.

 

Individuelle opgaver: mails omkring dette enten videresendes til Carsten eller printes og lægges i Carsten dueslag. Det anslås at cirka 10 personer har lavet individuelt fællesarbejde. Carsten laver et overblik, og sørger for videresendt til kasserer Sølvi så der ikke kommer bod.

 

 

6. VURDERING – KØB -SALG – VENTELISTE

Nedluknings/åbning periode Ift. COVID19, vi er i gang med at forsøge os med ny salgsform hvor sælger selv træffer aftaler med venteliste købere for fremvisning. Pt. ser det ud til at fungere.

Vurderingsudvalget, er åbnet igen.

Vurderinger, generelt: Forbundet har meddelt at vurderinger kan forlænges i max 3 mdr. til 30.08.20.

 

Vurdering: Hxx + H xx er sendt til vurderingsfolkene. Vi afventer at der kommer vurderingsrapport. Der er ikke flere haver som afventer vurdering p.t.

Salg: Hxx og Hx er p.t i fremvisning. 25 fra ventelisten er indbudt. 15.05.20 indkaldes de næste 25 fra ventelisten.

Indtil videre har 1 person udtrykt interesse for at købe Hxx.

Forventes at komme til salg: xxx Dødsboer xxxx hvor der afventes salg/overtagelse

 

Drøftesager:

Fortroligt, Hxx ; som aktuelt ønsker vurdering og salg. El rapport peger på flere mangler, hvoraf nogle er indgribende (farlige). Der kan IKKE foretages salg førend der er sket udbedring eller der er sket en frakobling af el via autoriseret elektriker. Vurderingsudvalget er informeret, og Hxx er informeret. Det skal ske igen. Tina

Fortroligt, Hxx; der er ubetalte elregninger som er betalt via foreningens konto. Leje betales. Ved næste lejeopkrævning påføres elregninger (01.06.20). I øvrigt så er der tale om et dødsbo, hvor vi ikke kan komme i dialog for at få lovliggjort hvem der p.t ejer haven.

Der tages kontakt til Forbundet-jurist, og Hxx tilskrives med en kraftig påmindelse om at bringe orden i forholdene. (Tina)

Ventelisten: er opdateret, og samstemt med Forbundet, der ikke længere noterer telefon & mailadresser. Der er 54 på ventelisten – hvor cirka ½ er nye.

7. KOLONI SAMVÆR – SOCIALE ARANGEMENTER

Nedlukningsperiode: Ift COVID19; der er fortsat lukket ned for festlige fælles arrangementer.

Enighed om at man kan sigte på at lave en efterårsfest i andre lokaler – evt. samtidig med en GF. Eva undersøger om man kan låne/leje lokaler af Gladsaxe kommune.

8. KONTOR og VASKERI

Nedlukningsperiode: Ift COVID19; Der er fortsat lukket for almindelig kontorvagt. Det fungerer udmærket med salg af vaskekort via vinduet (minimum 300 kr). Der er ikke mange henvendelser. Vi forlænger ordningen.

Kontorvagter: Enighed om at vi aktiverer kontor-vagt-planen således at vaskekort tjansen fordeles på flere hænder. Der skal minimum være 1 på vagt, og det aftales imellem dem der pt står på vagtplanen hvem som møder.

Der er IKKE åbent på kontoret. Der er vindues ekspedition.

9. KLOAK

Tidsplan og udbudsmateriale; Der er ikke ændringer i den forventede tidsplanen som foreligger, som også har været i kloakudvalget. Vedtaget.

Der foreligger endnu ikke udbudsmaterialer. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialer, inddrages eksisterende charter (hensigtserklæring udarbejdet mellem byggeri arbejdsgiver & - tagere, hvori det tydeliggøres at der skal være overenskomstmæssige ordnede forhold ) – Eva videreformidler denne beslutning til kloakudvalg og MOE

 

10. ANDET

Forsikring: Der har været dialog med TRYG som har vores almindelige skadesforsikringer. Vi har Bestyrelsesansvarsforsikring, herunder retshjælp via Forbundet. Sølvi undersøger om vi skal skifte til TRYG eller fortsat bevare vores forsikring i Forbundet.

GF: mulighed for Space GF; Forbundet har købt en aftale hvor foreninger kan opkoble sig for cirka 1300 kr., så GF kan foregå virtuelt. Forbundet anbefaler samtidig at man kun bruger denne løsning hvis der er uopsættelige sager. Vi er enige om at afventer COVID19 (det er ikke aktuelt for os pt)

Renovation/grus: overblik over betalere? Når vi modtager mail om køb skal den printes og lægges til kasserer Sølvi. Vi undrer os meget over hvor få som har oplyst køb, i forhold til mængden af grus som er væk.

Byggeri: Er der nyt? herunder Hxx og Hxx. Vi afventer at Carsten er rask.

Økonomi – opfølgning på pris dagrenovation. Kasserer Sølvi er i dialog med Gladsaxe kommune

Kagså hække: Er klippet

Telefon: hvordan skal den bruges – og hvor skal nummeret offentliggøres. Enighed om at det er en nødtelefon. Der bliver ikke aflyttet telefonsvarer. Henvendelser forgår pr mail. Det er kun akut og i nød dette nummer kan bruges. (20377292)

Storskrald: Skal vi have det og hvordan? – afstemning, hvor flertal ikke mener at der skal opstilles storskrald container.

Brand materiale: I huset er tjekket. Vi har fået regning, men endnu ingen rapport.

Kreds: fortroligt;

A nøgle: som p.t er hos Michael skal afleveres. Klaus kontakter ham

Bestyrelsesliste: Michael skal streges på den eksisterende liste over BS-medlemmer

Tavler: Syge tavler der falder fra hinanden, ikke kan åbnes m.m. nedtages/repareres/nye købes. Enighed om at vi ikke behøver tavler alle steder i foreningen. 3 styk burde være nok. Indgang, ved kontor, og i ’bunden’. (kontor, skur, ’bund’)

Personsag: fortroligt. Hxx har følt sig kaldet til at fælde et træ på parkeringspladsen, og mener også at andre træer på p-pladsen bør fældes. Hxx er informeret om at der ikke skal fældes flere træer, og at der IKKE er selvtægt ift lyster omkring fældning m.m.

Næste møde: 25.05.20 i Huset kl. 17