25-05-2020

Bestyrelsesmøde 25. maj 2020

Referat BS møde 25.05.20 kl. 17:00 i Huset (store sal)

Deltagere : Frank John, Carsten, Klaus, Thomas, Tina, Sølvi, Eva. Ref godk. Referent: tina

1. MAIL – orienteringer og drøfte mails

H xx (fortroligt) : Ønsker en uddybning af mangler ifm Gangudvalgsseddel (thomas+John svarer.

Hxxx (fortroligt): Forespørger om maskiner må bruges på helligdage? i ordensregler står der udelukkende søndage, hvilket man skulle mene var at sidestille med søndage. Hvis dette skal præciseres skal der stilles forslag på GF. Der er svaret

2. Mails Opfølgning: Medlemslisten skal opdateres v Carsten, der aftaler overlevering med Eva

3. GANG UDVALG

Tilbagemelding fra Gangudvalg på opfølgning 23.05.20:

Generelt er der blevet rigtigt pænt i Foreningen. Der er fortsat nogle haver som ’hænger’ – de har fået endnu en påmindelse. Der bliver fulgt op 07.06.20. (thomas+john)

Hvis der ikke er sket fremskridt går haverne videre til ’bevågenhed’ og kontakt.

Bevågenhed:

Hxx (fortroligt) Eva tager et kig – hvor er vi? Har fået udleveret sagsdokumenter.

Hxx (fortroligt) hvor er vi? Der er arbejdet i haven som nu er i bedre stand. Der er tilkendegivet at man sandsynligvis til sælge.

Hxx (Fortroligt) skal kontaktes mhp forbedret standard (EVA)

4. HUSET

Nedlukningsperiode/åbning? Ift COVID19: Nedlukningen af huset fortsætter.

Enighed om at der p.t ikke kan reserveres datoer for leje af Huset – det bliver der først åbnet op for senere afhængig af COVID19.

Frank og Klaus svarer interesserede lejere & Frank sørger for at der kommer en opslag på web desangående.

Ifølge tidligere Bestyrelsesmøder, har alle der havde lejet Huset fået besked om at dette er annulleret. Frank & Klaus sikre sig at det er sket.

Sølvi oplyser, at der kun har været én betaling af leje af Huset- og den er tilbageført.

5. FÆLLESARBEJDE

07.06.20:

Frank sørger for indkøb af sodavand, vand & øl med hjælp fra John.

John sørger for indkøb af håndsprit

Sølvi køber rengøringsmidler.

Opgaver – fordeling er lavet

Indkald – Listen revideres

Individuelle opgaver:

Overblik over Haver som har lavet individuelt fællesarbejde: liste skal sendes til kasserer således at de ikke opkræves bod. Carsten

6. VURDERING – KØB -SALG – VENTELISTE

Nedluknings/åbning periode Ift. COVID19

Sendt til Vurdering: Hxx + Hxx

Fremvisning: Hx, hvor er vi? Flere har vist interesse, og salgsproceduren forventes at begynde 1 juni, til den øverst på ventelisten.

Salg: Hxx, hvor er vi? Huset er solgt pr. 01.06.20

 

Forventes at komme til salg: fortroligt - Dødsboer: hvor der afventes salg/overtagelse

Drøftesager:

Hxx fortroligt: info om el skal lovgøres – er det sket? Ja – vi afventer om el er lovliggjort.

Hxx fortroligt; info om at lovliggøre skrivelse + henvendelse til jurist i Kolonihaveforbundet + næste regning påføres el. Frist til 01.06.20. Hvor er vi ? Der opkræves el på næste regning og Haven er tilskrevet om lovliggørelse senest 01.06.20.

Tilbagemelding fra Jurist i forbundet med dokumenter er modtaget hvis det bliver nødvendigt med næste skridt for lovliggørelse.

7. KOLONI SAMVÆR – SOCIALE ARANGEMENTER

Nedlukningsperiode: Ift. COVID19; der er fortsat lukket ned for festlige fælles arrangementer.

Eva undersøger om man kan låne/leje lokaler af Gladsaxe kommune til en efterårsfest – hvor er vi ? – intet nyt

8. KONTOR og VASKERI

Nedlukningsperiode: Ift COVID19;

Ansvarsområder: Opsummering af ansvarsområder så alle ved hvem som er ansvarlig for hvad.

Kontorvagter: Er der nyt ? Enighed om at kontorvagt skemaet kører som udsendt. Hvis man ikke kan sørger man selv for at bytte.

Kontorvagten er ansvarlig for at svare på mails eller sende videre til den ansvarlige for området.

Der er IKKE åbent på kontoret. Der er vindues ekspedition. Det fungerer godt.

Kontoret er blev FLOT ! og pladsen bedre udnyttet. Klaus sørger for netstik så begge Pcere kan benyttes.

Ekstra PCer sættes i depot.

9. KLOAK

Er der noget nyt ? afventer udbudsmatriale

10. ANDET

Ordensregler; hvis der er medlemmer som ikke er enig i reglerne skal der stilles forslag om ændring på GF. Bestyrelsen skal følge de retningslinjer som eksisterer.

Nøgler og åben dør; Der er flere gange observeret åben dør i Huset og enkelte gange på kontoret. Enighed om at vi af hensyn til Datasikkerheds loven må inddrage nøgler (A) fra andre end BS-medlemmer.

Michael (tidligere BS medlem) har afleveret nøgle.

Der kommer C nøgler og hængelås til foreningens skure.

Fældning af træer: Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at der er sket en voldsom beskæring af træer på vores nabo matrikel –på kollegiegrunden ved ’ den lille parkeringsplads’.

Det er forbudt af beskære træer på andres matrikel, hvorfor Bestyrelsen naturligvis ikke har givet accept af en sådan handling, eller er blevet forespurgt.

 

Hvis du vil beskære et træ, skal træet stå i din egen have. Hvis der er grene som hænger ind over din hæk, taler du med din nabo og finder en ordning. Man må kun klippe/save grene af der hænger ind i din have til skel (midt hæk)

Forsikring: Sølvi undersøger om vi skal skifte til TRYG eller fortsat bevare vores forsikring i Forbundet – er der nyt ? Enighed om at retshjælpsforsikring tegnes i forbundet sammen med bestyrelsesansvarsforsikringen

GF: intet nyt

Renovation/grus: overblik over betalere – status Sølvi. Der har været henvendelser fra medlemmer der har taget grus og det bliver sat på næste lejeopkrævning. Der er dog stadig STOR forskel på mængden af grus og indbetalinger.

Byggeri: Er der nyt? herunder Hxx og Hxx. Der er modtaget papirer fra Hxx

Økonomi – opfølgning på pris dagrenovation. Kasserer Sølvi er i dialog med Gladsaxe kommune. Renovationsprisen er okay, da beløbet vi undrede os over var et budget tal.

Telefon: er det offentliggjort? og hvordan er det gået?

Brand materiale: Har vi fået en rapport? – vi mangler at få en rapport, men har fået en regning. Frank & Klaus kontakter brandmyndighederne for at finde rapporten …..

Kreds: tilbagemelding omkring ansvarsforsikring & leje af Hus fra Kredsen ifm kloak - er der nyt? Kredsen har indbetalt leje – men ikke givet en tilbagemelding omkring eget ansvar under kloak.

Bestyrelsesliste: Michael skal streges på den eksisterende liste over BS-medlemmer – er der nyt? listen er revideret på web. John sætter på tavler.

Tavler: Syge tavler der falder fra hinanden, ikke kan åbnes m.m. nedtages/repareres/nye købes. Enighed om at vi ikke behøver tavler alle steder i foreningen. 3 styk burde være nok. Indgang, ved kontor, og i ’bunden’. (kontor, skur, ’bund’) – er der nyt? Sølvi & John styrer nye tavle/udskiftning/nedtagning.

 

ANDET og EVT:

Restance oversigt: 2 Haver er i restance.

Salg af tomme flasker: De skal sælges inden fællesarbejdet – klaus & Sølvi

Udlejning af telte og værktøj: Værktøjet er itu eller forsvundet og teltene er i stykker på nær 1 stk. (som vi købte sidste år). Det betyder i praksis, at vi IKKE udlejer værktøj & telte. Det skal derfor slettes på kontor-regnskabs-listen – Sølvi.

 

Stor ros til Sølvi for at være primus motor på kontor make-over

Næste møde: 08.06.20 kl. 17 i huset