08-06-2020

Bestyrelsesmøde 8. juni 2020

Referat BS møde 08.06.20 kl. 17:00 i Huset (store sal)

Tilstede: Tina, Sølvi,Eva,Frank,Klaus,carsten,John

1. MAIL – orienteringer og drøfte mails

Er der nye mails til drøftelse?

Hxx (fortroligt): Mail omkring hul i naboens tag – er det et forsikringsspørgsmål spørges der? Enighed om at det er det muligvis, og parterne må ordne det indbyrdes, og selv kontakte forsikring. Svar på mail gøres af Sølvi

Hxx (fortroligt): Ønsker en uddybning af mangler ifm. Gangudvalgsseddel (thomas+John svarer – er det sket? Ja

Hxx(fortroligt): der skal besvares mail ang. påmindelse fra Gangudvalg John&Thomas

 

2. Mails Opfølgning: Medlemslisten skal opdateres v Carsten, der aftaler overlevering med Eva- er det sket? – der arbejdes på at finde en overlapdato

3. GANG UDVALG

Tilbagemelding fra Gangudvalg på opfølgning 07.06.20:

Gangudvalget kan se mange synlige fremskridt i vedligeholdet.

Bevågenhed:

Hxx (fortroligt) – har fået salgsmateriale udleveret.

Hxx (Fortroligt) skal kontaktes mhp forbedret standard (EVA) – er det sket

Gangudvalget fortæller at der er sket fremskridt hvorfor det ikke er nødvendigt med ’bevågenhed’ – sagen lukkes

NYE bevågenhedshaver: Fortroligt H + x+xx+xx

Næste gangudvalgs dage er: i starten af JULI & starten af AUGUST. John & Thomas finder dato og slår op

4. HUSET

Nedlukningsperiode/åbning? COVID19 news

Frank laver webopslag om at der ikke kan lejes Hus/bookes førend dette opslås som mulighed.

Drøftelse af åbning, beslutning om at huset er lukket for udlejning og booking i juni måned. Vi finder er svært at overholde de gældende retningslinjer. Hvis der kommer nye retningslinjer overvejes åbning før. Hvis/når huset kan åbnes drøftes hvorledes retningslinjerne skal være for lejeren afhængig af anbefalinger.

5. FÆLLESARBEJDE

07.06.20:

Enighed om at dagen var vellykket. Det fungerer godt med mange medlemmer og BS-medlemmer og opgaver.

Næste dato? og hvordan næste gang?

Vi fortsætter med samme model til næste pligtarbejde-dage som er 12.07 + 16.08.

De sidste opgaver skal fordeles på disse dage. Vi skal have øje for om der er vigtige opgaver f.eks. fjernelse af hæk ifm. kloak projekt.

Carsten og Thomas er tovholdere på indkald af haver, forslag til opgaver, og fordeling e.t.c.

 

Drøftelse af det hensigtsmæssige i at de haver der er på pligtarbejde indkald slås op på tavler og på web

 

Når sæsonen lukker opgøres ikke fremmødte på indkald/individuel opgave/fritagelse/udeblivelser (Carsten) – som sender til kasserer der sørger for at bod opkræves via Forbundet Christina.

 

6. VURDERING – KØB -SALG – VENTELISTE

Sendt til Vurdering: Fortroligt xx + x

Modtaget retur fra Vurdering: Hx +xx

Fremvisning: Hx + Hxx, opslået internt til 12.06.20, derpå venteliste invitation efter samme model som brug til Hxx + xx, da det fungerede godt.

Salg: Hx, der er gang i salgsproceduren.

Overtagelse i øvrigt: H xx, fortroligt (dødsbo)- der er møde med henblik på overtagelse. Afventer. Hxx fortroligt, er i proces

Forventes at komme til salg: fortroligt Hxx + xx + x + x+ x + x Dødsboer: Hx hvor der afventes salg/overtagelse

Drøftesager:

Hxx (fortroligt) – forbundet tilskrevet omkring lovliggørelse af el, da el attest viser mangler, og sælger er i tvivl om man vil frakoble el’en fremfor at lovliggøre – der spørges om man skal fjerne alle installationer hvis man frakobler. Forbundet svarer: hvis sælger frakobler på hovedforsyningslinien eller i huset, i forbindelse med at der er konstateret ulovligt elarbejde så skal alle elinstallationer i huset fjernes. Dette for at sikre at der ikke sker en opkobling fra nye ejere og der opnår ild, personskade eller anden ulykke.

Fortroligt: Kperson er i forbundet er xxxxx.

Have xx (fortroligt) er informeret

7. KOLONI SAMVÆR – SOCIALE ARANGEMENTER

Nedlukningsperiode: COVID19 news

Eva undersøger om man kan låne/leje lokaler af Gladsaxe kommune til en efterårsfest – hvor er vi? Drøftelse omkring muligheden for en fest i foreningen hvis Covid19 anbefalingerne lempes evt ifm Gf. Vi afventer

8. KONTOR og VASKERI

Nedlukningsperiode: COVID19 news

Drøftelse af Vaskeri & toiletter/bad. Enighed om at toiletter kan genåbnes når der er fundet en fast rengøring som kommer 1 gang om ugen. Desuden skal der i lighed med i vaskeriet placeres sprit, klude, være max antal (2), der skal være opslag om retningslinjer dvs sprit, rengør, antal. Kontorvagten har ansvar for at der er remedier. Hvis retningslinjer ikke overholdes lukkes toilet/bad igen.

Sølvi kontakter rengøringshjælp – når aftalen er oppe og køre, laves der opslag+web+opslag mv i ’vognen’. (tina)

 

Der er nu netstik til Pc 2

Ekstra PCer sættes i depot – Klaus sørger for det sker

Vores sikkerhed på Pcerne bliver opdateret v/Robert

9. KLOAK

Materiale udsendt 04.06.20: De kommentarer som er kommet i feedback medtages i det videre arbejde. Eva

Drøftelse omkring nødvendigheden af at fællesarbejdet tager højde for at der skal fjernes en hæk ved huset. Desuden drøftelse af hvor man kan placere container, og jernplader.

10. ANDET

Nøgler Alle A nøgler er modtaget

Der kommer C nøgler og hængelås til foreningens skure – vi afventer at nøglerne kommer

GF: Drøftelse af mulighederne for at afholde GF. Man kan afholde GF udenfor på Pplads, og overholde reglerne, hvis der som forventet åbnes op for mere end 100 personer i en forsamling. Det skulle (forhåbentlig) ske 08.08.20

Hvis det bliver muligt satser vi på GF 08.08.20 – med et indkald 14 dage før 25.07.20 og samme dagsorden – dog med ændret dato. Der kan ikke modtages forslag.

 

Vi forventer at der også skal indkaldes til ekstra GF pga. vedtægtsændringer. Det kan blive 16.08.20 kl. 14 efter samme koncept.

Referat og dirigent spørges (eva) – Carsten står for mail indkaldelser – Tina omskriver indkaldelse + dirigentpakken. Praktiske gøremål skal fordeles.

Drøftelse af muligheder for brevstemmer, hvilket ikke er tilladt ifgl vores vedtægter. Eva undersøger om der er særregler i COVID19 tiden så man kan tilgodese særligt udsatte.

Sekundært er det muligt at de kan følge med på en virtuel forbindelse.

Eva taler med Forbundet.

Renovation/grus: overblik over betalere, ja det er der på de som har meldt at de har taget grus.

Byggeri: Er der nyt? Intet nyt

Brand materiale: Har vi fået en rapport? Frank & Klaus kontakter brandmyndighederne for at finde rapporten – vi afventer

Kreds: tilbagemelding omkring ansvarsforsikring & leje af Hus fra Kredsen ifm kloak – vi afventer

Tavler: er der nyt? Sølvi & John styrer nye tavle/udskiftning/nedtagning – vi afventer

 

ANDET og EVT:

Hjertestarter: Frank & Klaus sørger for at der bliver indrapporteret og hjertestarteren bliver opdateret + kommer indenfor til vinter.

Salg af tomme flasker: er sket

Udlejning af telte og værktøj: er slettet fra kontor-regnskabs-listen

 

Fortroligt/kloak: Overvejelser omkring at anvende Hxx til skurvogne ved kloak projekt, da Hxx angiveligt ønsker at sælge. Hvis der sælges, er Kolonihave forbundet forespurgt om det er lovligt at købe grunden midlertidig til skurvogn. Det er det

Hvis Hxx planen bliver realiseret skal pligtarbejdet sørge for at grunden er brugbar.

 

 

Næste møde er: 22.06.20 i huset ( afbud fra Eva