13-03-2021

Bestyrelsesmøde 13. marts 2021

Referat fra bestyrelsesmøde lørdag 13.03.21 kl. 11- 14:00 i Huset

Deltagere: Kenneth, Helle, Eva, Sølvi, John, Carsten, Tina, Frank – afbud fra Klaus)

Referent og ordstyrer: Ti(ref.) – Carsten (ordstyrer)

1. Status, orienteringer og opfølgning på igangværende opgaver

A. Kloak projekt: Der er udsendt nyhedsbrev om processen. Nyhedsbrev fremsendes igen cirka 1 april. Der er som udmeldt forsinkelse. Forventes færdig i begyndelsen af maj måned. Udfordringer har været diverse fremkomster af rør. Håndværkerne arbejder også lørdag, og længe i hverdage. Der er et godt samarbejde med firmaet. Kæmpe hjælp fra Kloak udvalget- især Erling og Robert der også deltager i byggemøder. Hærværk og uautoriseret personers færden på byggepladsen har de sidste uger været i bedring. Foreningen har tilsyn på arbejdet efter 1 og 5 år. Festpladsen bliver planeret, og der kommer ’regnvandsbed’, og der afsættes lommer hvor der ikke er asfaltbelægning til regnvand (grus bevares på sideveje). Enighed om asfalts belægning (jf. tidligere beslutning)

Budgettet ser ud til at holde. Fremadrettet; der udarbejdes FAQ til medlemmerne (Kenneth), Opslag om tilbud på kloakføring til egen grund, Præcisering af at arbejdet skal være udført af autoriseret, Dokumentation om kloak i egen have skal indsamles og videresendes til Gladsaxe kommune, Afklaring af bilvægt på vejen før og efter asfaltering

Der er åbent i påsken – dette gælder også låger.

B. Økonomi for foreningen (budget & regnskab 2020): Regnskab 2020 gennemgået og godkendt. Der afventes godkendelse af interne revisorer. Budget 2021 godkendes af bestyrelsen.

C. Indsendelse af byggetilladelser 2020 til godkendelse i Gladsaxe Kommune: er ikke sket. Skal indsendes snarest (Carsten)

D. Opkrævning af pligtarbejde betaling 2020: Der er sendt opkrævninger til medlemmerne, og taget hånd om indsigelser. Sagen lukkes.

E. Beslutning om GF-udsættelse? & regnskab 2020: Covid19 situationen betyder at vi ikke kan holde en vanlig GF da Bestyrelsen/Foreningen skal efterleve myndighedernes anbefalinger. Enighed om at vi forhåbentligt kan afholde GF som i 2020 – udendørs. Enighed om at regnskab udsendes til medlemmerne via mail. Orientering om GF-udskydelse til medlemmerne via mail. Vi undersøger mulighederne for virtuel GF, men der er enighed om dettes begrænsninger, og behovet for drøftelser imellem Bestyrelse, medlemmer. (Tina undersøger det virtuelle muligheder)

Der er modtaget et forslag til GF (Tina gemmer). På valg i 2021 er formand (Eva), Suppleanter (John og Helle), BS-medlemmer x2 i to år (Carsten og Klaus) + 1 ledig plads til BS i et år (Frank)

Frank oplyser at han udtræder af BS pr. 1 april – suppleanter ønsker ikke at indtræde i rollen.

2. Nye opgaver 2021

A. Fordeling af ansvarsområder (se bilag): enighed om at man er ansvarlig for, at ens ansvarsområde fungerer, samt er den samlede Bestyrelse bro og overblik til de enkelte områder så alle ikke skal være inde over alting. Man sørger for at være opdateret, og orientere den samlede Bestyrelse, og evt. bede om support og være i dialog hvis der er krydsfelt i ansvarsområder. Man laver arbejdsgange, indkaldelser osv.

B. Fordeling af kontorvagts datoer: der laves et skema gældende fra 10 maj. Enighed om at bevare praksis omkring at den enkelte er ansvarlig for at bytte sin vagt ved forhindring af fremmøde. Tina

3. Drøftepunkter

4. Meddelelser, og orienteringer i øvrigt

A. Mailadresse: vi har fået ny mail, og skal være opmærksomme på at dette bliver kendt, og den gamle mail slettes på diverse dokumenter. Pt. videresendes mail til gl mailadresse. Der er lavet

undermapper hvor mailkorrespondance sager kan arkiveres. Mails der har ligget på ’den gamle mail’ kan findes i arkivet på den nye mail.

Der bedes om at der oprettes 2 mapper der differencer imellem vurdering/salg og Kontrakt/overtagelse. Kenneth. Der skal laves nyt opslag med mailadresse til kontoret tina john

5. Evt.: Vi afventer dokumentation omkring forlængelse af lejeaftale med Gladsaxe kommune på 10 år, og går derefter i dialogen med banken omkring foreningens lånoptagelse/afdrag.

Wifi virket i huset

Tavler og kontordør skal rykkes for forældede meddelelser john

Nye Tavler skal laves john og sølvi

Oprydning på hjemmesiden: der skal ryddes op på hjemmesiden i samarbejde med Web klaus

Hjemmeside: skal vi lave en ny hjemmeside? enighed om at BS-ressourcer pt prioriteres til eksisterende arbejdsopgaver

Opskrivning på venteliste skal være skudt i stilling inden 1 april tina

6. Næste møde

31.03.21 kl. 17.00 i Huset