13-04-2021

Bestyrelsesmøde 13. april 2021

Ref. bestyrelsesmøde tirsdag 13.04.21 kl. 17 i Huset

Tilstede: Eva, Sølvi, Carsten, Kenneth, Helle, John, Tina – afbud fra Klaus.

Referent (Tina)og ordstyrer (Carsten):

 

1. Kloak

a) Generel info: der ophænges de seneste tegning i kontoret ifm. brønd dybde (udgave C). Hx; Moe dækker skader, Hxx medd. at haven selv må stå for ændringer i kloakføring da man er gået i gang førend anbefalet. Det viser sig at vandet til Huset føres ind under terrasse og ved gasledninger hvorfor arbejdet er mere krævende end ventet.

Hvert enkelt have skal aflevere dokumentation senest 30.09.2022 for etablering af kloak & vand med autoriseret kloakmester – der skal fremgå autorisations nr på faktura. Denne scannes/lægges i have sagen.

2. Økonomi

a) Opfølgning: Revisor regnskab udsendelse: der afventes fortsat tilbagemelding fra interne revisorer førend der kan ske udsendelse til medlemmerne.

b) Evt. øvrigt:

Opfølgning: skifteretsattest fra Hxx: vi afventer fortsat dokumentation fra exmedlem

3. Drift – praktisk & vedligehold

a) Afventer: Opslag haveaffald & container

b) Opfølgning: Afhentning af affald -Gladsaxe – dialog – mail: afventer at Klaus der har området melder retur.

c) Opfølgning: Oprydning tavler: er sket

d) Afventer: Nye tavler

e) Evt. øvrigt

4. Drift – administrativt

a) Opfølgning: Dok forlænget lejeaftale? : vi afventer fortsat dokumentation førend vi kan gå i dialog med fx bank m.m.

b) Opfølgning: Vedtægter & Ordensregler: kigges igennem: intet nyt

c) Opfølgning: medfølgende regnskabsskriv ang. GF udsættelse: skrivelse er udfærdiget og sendt til Sølvi

d) Drøftelse: Bilvægt - før & efter asfaltering. Præciseringer, ændringer, bump, skilte, fartgrænse: gældende at bilvægt max må være som hidtil hvilket omhandler sikkerhed/støj. Man skal fortsat ansøge om særlig tilladelse ved bestyrelsen såfremt der er behov for stor kørsel. Der skal gøres opmærksom på, at ’store biler’ kun må holde parkeret på gangene til af- og pålæsning. Der sættes i øvrigt tidsintervaller på transporten. Se i øvrigt oplæg om FAQ til medlemmer.

e) Drøftelse: FAQ ifm. kloak projekt: Gennemgået, kommentarer og rettelser. Der laves en ny udgave hvor kommentarer/rettelser er indtænkt – således at beslutning kan træffes – herunder præcisering af kørsel.

5. Venteliste, vurdering, køb & Salg

a) Status venteliste: afventer indbetalinger fra tidligere år, og interesseredes indbetaling førend listen kan være opdateret. Forventes cirka 1 maj. Listen vil være tilgængelig for bestyrelsen, men må ikke ophænges.

b) Afventer: Hxx – ønsker salg

6. IT

a) Opfølgning: Wi-Fi på kontor – kode: fungerer, se kode på apparatet

b) Opfølgning: reboot af 2’er pc’er på kontor – har Sølvi tjekket eventuelle materialer? og er der rebootet ?: der ligger intet på PC2 hvorfor den nu kan få et reboot

c) Opfølgning: adgang til formandsportal: dette er sket

d) Opfølgning: Mapper på Pc-skrivebord – fungerer det?: ja

e) Opfølgning: Mapper til mails – fungerer det?: ja – der er desuden indføjet ’gule stjerner’ så der kan differenceres imellem læste/ulæste mails. Der er tilkøbt muligheden for ’søg af mail’. Tilstræbes at mails vedr. ens område placeres i mapper.

f) Drøftelse: FB: enighed om at Bestyrelsen ikke har tid til at monitorere en FB-side. Det står medlemmerne frit for at oprette en FB-side, hvor det dog anbefales at præcisere at Bestyrelsen ikke har andel i monitoreringen.

g) Drøftelse: Hjemmeside: Enighed om at Robert er en kæmpehjælp ift. kloak opslag. Han går fra ved afslutningen af projektet. Webklaus er en kæmpehjælp, hvor han opslår kvikt og hurtigt.

Enighed om at Kenneth bliver kontakt person til web site fra BS-siden, og går i dialog med Klaus omkring oprydning på sitet og eventuelle ændringer.

h) Afventer: Oprydning på hjemmeside

EVT: beslutning om at wi-fi – igen – søges at få til at virke i Huset. Uvist af hvilken årsag er wi-fi ’hoppet af’. Kenneth kontakter Robert for at få wi-fi i huset tilgængeligt.

7. Fællesarbejde og Udearealer

a) Opfølgning: dato – opslag – form og indhold: De ansvarlige har lavet et oplæg med indkaldt til fællesarbejde til 30. maj. Der indkaldes pr. havenummer. Se bilag for arbejdsopgaver. BS-medlemmer deltager så vidt muligt. Enighed om at det er svært at udarbejde en fællesarbejdsoversigt over opgaver p.t førend kloakprojektet er fuldført, så man kan få et overblik over prioriteringer. Opslag på web + tavler, med en redigering omkring at der tages forbehold for COVID19 restriktioner & anbefalinger. Opfølgning er, plads ved kontoret /legeplads

8. Gangudvalg – holder fri pt.

9. Huset

a) Opfølgning: Opslag om åbning for reservation - pkt. slettes

b) Opfølgning: obs på om alle datoer er overført til 2021 fra gammel kalender: alle datoer skulle være overført til ny kalender/mail

c) Opfølgning: Bestyrelsen reserverer huset til 13/6 + 14/8 + 11/9: er sket

d) Opfølgning: Der skal indkøbes opdateret rengøring udstyr til huset inkl. støvsuger: intet nyt

e) Opfølgning: Rengørings aftale – hvor er vi?: der tages kontakt med tidligere firma. Der skal rengøres 2x om ugen på toilet & bad (helle og Sølvi koordinere). Vi forsøger at klare os uden covid19 rengøring. Der opkræves depositum (kr. 2500) som sidste år – det fungerede.

Ved udlejning skal der gøres opmærksom på, Covid19 regler – som sidste år.

10. Socialt samvær: er der desværre ikke meget af pt

11. Toilet & vaskeri

a) ? Rengørings aftale – hvor er vi?: Helle går i dialog med Sølvi desangående

b) ? øvrige indkøb – hvor er vi?: Helle sørger for diverse indkøb, og klargøring til åbning.

EVT: Der er indkøbt sprit dispentorer til ophæng ved toilet, vaskeri, kontor – Kenneth opskruer.

12. Byggeri

a) Igangværende og nye sager 2021: der ligger ubesvarede mails/spørgsmål/ansøgninger. Carsten tjekker op.

13. EVT: Meddeles, og orienteringer i øvrigt

 

Næste BS-møde er: 26.04.21 kl. 17:00 i huset.

 

Aflevering af kloak projekt er: 06.05.21 – sandsynligvis kl. ca. 15:00 (det præcise tidspunkt følger. Bs medlemmer opfordres til deltagelse.

Efterfulgt af BS møde kl. 17:00 med opdatering på kloak – eneste punkt.

Tina køber mad