26-04-2021

Bestyrelsesmøde 26. april 2021

Referat af bestyrelsesmøde mandag 26.04.21 kl. 17 i Huset

Tilstede: Eva, Sølvi, Tina, helle, John, Carsten, Kenneth, Klaus

Referent Tina og ordstyrer Carsten

0: Mails;

16/4 – vedr. policenummer: Sølvi- denne er besvaret

18/4- vedr. mail registrering: Kenneth/Carsten - opdaterer

18/4 – mail vedr. kørsel med tungt køretøj

14/4 – mail vedr. hjerte starter fornyelse: John kontakter Frank, Tina printer mail

21/4 – mail x 2 vedr. leje af huset: Sølvi – denne er besvaret

1. Kloak

a) Generel info: sidste byggemøde forventes afholdt 4/5, der er overdragelse 6/5, festpladsen forventes færdig start juni. Der vil være restriktioner på trafikken i Foreningen frem til Festpladsen er færdig da kloakhåndværkerne skal bruge vejene. (særskilt medd i nyhedsbrev)

Der har været udfordringer omkring elledninger/kloak, idet Hxx havde udstående gældsposter som forhindrede videre arbejde med el. Dette er afviklet.

b) Bank: afventer det endelige økonomiske overblik førend dialog omkring retningslinjer for at betale sig ud + md afdrag pr. have. Forventes overblik i juni 2021. Banken skal desuden have nye lejeaftale med Gladsaxe kommune.

c) Skadesoversigt: hvor er vi? – Eva oplyser at Robert har tilbudt at samle skader sammen og indsende til Gottlieb. Der skal være et billede der dokumenterer skaden, og hver skade skal være på sit eget ark A4. Indsamling begynder efter 6/5-21

2. Økonomi

a) Opfølgning: Revisor regnskab udsendelse; interne revisorer har fortsat ikke responderet, og dermed godkendt regnskab. Interne revisorer er info om at de kan henvende sig til kolonihaveforbundet hvis der skal ses konkrete bilag på udgiftsposter.

Enighed om: at vi kan udsende regnskab med en kommentar omkring den manglende interne godkendelse til medlemmerne – det trækker ud med godkendelsen og er ikke uden udfordringer.

b) Øvrigt:

Opfølgning: skifteretsattest fra Hxx- intet nyt

Drøftelse af fænomenet negativ rente: Sølvi kontakter kolonihave forbundet for at få Råd og vejledning omkring hvorledes vi bedst muligt undgår fænomenet.

3. Drift – praktisk & vedligehold

a) Opslag haveaffald & container: Vi forventer at container driften fungerer ved åbning 7/5. Der skal være obs på hvor containerne fysisk placeres i forhold til det fortsatte arbejde i foreningen (Klaus)

b) Vi er udfordret ift hvor haveaffald kan placeres, da det forventes at den sædvanlige plads skal benyttes i forbindelse med færdiggørelse af festpladsen.

Vi tænker !

c) Afventer: Nye tavler

d) Evt. øvrigt

4. Drift – administrativt

a) Opfølgning: Dok forlænget lejeaftale; skal sendes til bank (eva)

b) Drøftelse: indkaldelse til GF, & fastsættelse af ekstra GF-dato: Forslaget modtaget fra Linda er forsvundet – Kenneth & Carsten lover de vil prøve at finde forsalget. I modsat fald skrives til Linda. Tina går så småt i gang med formalia omkring indkaldelse. De som er på valg tænker.

c) Opfølgning/drøftelse: Vedtægter & Ordensregler – se fremsendte:

Enighed om, at eksisterende procedure omkring UDVALG aldrig har været i anvendelse og sandsynligvis er en reminiscens fra et udkast for mange år siden hvorfor vi sletter dette.

Enighed om, at ORDENSREGLER pkt. 14+15+16+17+18+19+20 skal slettes. Pkt. 22 +24 ændres jf forslag.

Pkt. 2 + 5 + 21 drøftes yderligere ang. eventuelle ændringer.

VEDTÆGTER gennemgås, og nogle kommentarer/spørgsmål afklares. Der opnås ikke en komplet gennemgang, og dermed beslutninger omkring ændringer. Beror

 

d) Drøftelse: FAQ ifm. kloak projekt – se fremsendte: er klar til udsendelse (Kenneth)

5. Venteliste, vurdering, køb & Salg

a) Status venteliste: forventes opdateret cirka 1 maj

b) Afventer: Hxx – ønsker salg

6. IT

a) Opfølgning: reboot af 2’er pc’er på kontor - afventer

b) Opfølgning: Medd videregivet til forslagsstiller omkring FB? – Eva svarer

c) Opfølgning: Hjemmeside, dialog med web Klaus – der er dialog med Klaus

d) Opfølgning: Oprydning på hjemmeside - afventer

e) Opfølgning: wi-fi i Huset, er etableret. Et kabel var ødelagt – nu er der et nyt fungerende kabel.

7. Fællesarbejde og Udearealer

a) Opfølgning: opslag på tavler om indkald.

Den først udmeldte dato for fællesarbejde er ikke mulig hvorfor det rykkes til 6/6. Ændres på hjemmeside (Kenneth) og opslag (john/tina) med ny dato.

b) Afventer: plads ved kontoret, hvordan skal den benyttes?

8. Gangudvalg – holder fri pt.

9. Huset

a) Opfølgning: Der skal indkøbes opdateret rengøring udstyr til huset inkl. støvsuger - afventer

b) Opfølgning: Rengørings aftale – hvor er vi – kontakt med firma? – Sølvi har kontakt

Enighed om at der på husleje kontrakt anføres at Covid19 retningslinier skal overholdes + at eventuelle bøder i forbindelse med overtrædelse til Foreningen skal afholdes af den pågældende som har lejet huset.

c) Socialt samvær:

10. Toilet & vaskeri

a) ? Rengørings aftale – hvor er vi?: Helle går i dialog med Sølvi, omkring hovedrengøring og rengøring 2x om ugen

b) ? øvrige indkøb – hvor er vi?: Afventer (Helle)

Opfølgning: Sprit til ophæng, hvor er vi? – afventer

EVT: Klaus anfører at der kan være udfordringer med at få toilet og vaskeri til at fungere til første åbnings weekend da der skal samles rør etc. Desuden skal nøglebox skiftes.

Enighed om, at det annonceres på døren hvornår toilet og vaskeri er åbent (Helle)

11. Byggeri

Igangværende og nye sager 2021: der ligger ubesvarede mails: som Carsten kigger på

12. EVT: Meddeles, og orienteringer i øvrigt

 

Aflevering af kloak 06.05.21 kl.ca 15

BSmøde 06.05.21 kl. 17 i Huset ( med pizza)