24-06-2021

Bestyrelsesmøde 24. juni 2021

Bestyrelsesmøde torsdag 24.06.21 kl. 17 i Huset

Tilstede: Eva, Sølvi, John, Tina, Robert, Heidi afbud: Kenneth & Klaus

Referent: Tina ordstyrer: Heidi

 

1. Nye BS-kollegaer:

Nøgler: Der skal udleveres A nøgler og skrives under (klaus)- Tina giver besked

Fordeling af ansvarsområder: Enighed om at vi fastholder eksisterende frem til vintersæson hvor vi re fordeler. Nye kollegaer indgår i kontorvagt, og supplerer hvor der er brug for det (fx fællesarbejde + udearealer + fest), så de nye kollegaer får indblik i arbejdet.

Fordeling af kontorvagt: Der laves nyt skema. Man sørger selv for at bytte hvis man ikke kan på dagen - tina

Formalia; bank, Forbund e.t.c: Der er indsendt oplysninger om ny Bestyrelse til bank (eva) og Forbund (sølvi). Eva opdaterer portal

Opslag & web med nye navne: der laves opslag med ny bestyrelsen + opsættes liste hvor telefonnumre fremgår på kontoret.

2. FÆLLESARBEJDE & UDEAREALER:

Nye datoer: der er udsendt indkaldelse med nye datoer: 4/7+25/7+14/8. Kenneth fragår som tovholder. Har fremsendt en liste over opgaver, og vil rigge til ved indkøb. Obs på frameldinger, sygemeldinger, ændrede datoer etc

Opgaver og indkøb + øl & vand: Liste fra Kenneth omkring opgaver til fællesarbejde: se vedhæftet. Hænger desuden på kontoret. Der er øl& vand – måske skal der fyldes op på kontoret (helle)

Tovholdere: 4/7 Sølvi, Helle, Robert, Heidi + 25/7 Robert, Heidi, Eva, Klaus + 14/8 Sølvi, Tina, Ghobad

Praksis: Lister på de indkaldte på datoerne er på kontoret. Liste til registrering skal udprintes. Liste over ikke-mødte skal opdateres efter fællesarbejdet.

3. GF og Ekstra GF: referat lægges på hjemmeside (Kenneth) & referat indsendes til Forbund (er sket v Sølvi.

Indkald til Ekstra GF udsendes: Tina udarbejder indkald til 14/8 kl. 14:00, vi fastholder opgaver fra ordinære GF. P plads afspærres fredag 13/8 kl. 18:00 – lørdag 14/8 kl. 17:00 udlæg på web & opslag (John lukker af). Eva spørger Tom om mulighed for at være dirigent. Linda har sagt ja til at være referent.

4. KLOAK: er der noget nyt?

Byggestrøm (Sølvi undersøger vores regning ift udskille bygge strøm og vores strøm)

Sidste regning: Vi afventer fortsat sidste regning, og derpå opgørelse med bank.

Forsikring: Vores særlige ’bygge forsikring’ er blevet opsagt.

Verserende sag: Hx ift placering af dæksler

5. VENTELISTE, VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

Hxx, Enighed om at Hxx skal sættes til salg hurtigst muligt. Sølvi har nogle økonomi poster der skal indtænkes. Vurdering gælder fortsat. Tina & sølvi afstemmer hvornår økonomi er opgjort.

Hxx, er gået til salg. Der indkaldes fra ventelisten i kommende uge

En del haver er begyndt at indsende materialer til salg, men ingen er klar til at gå til vurdering.

Hxx, enighed om at Tina svarer på sidste mail omkring vurdering.

6. ER DER NOGET NYT?

DRIFT – PRAKTISK & Vedligehold: Hækken mod Kagsåstien ser ok ud, én hæk trænger til en kærlig hånd. Heidi kontakter Haven.

Der er købt og plantet blomster v lille p-plads

Enighed om at der købes grus. Tina kontakter Thomas

BYGGERI: Kenneth overtager byggeri – godkendelsesopgaven.

IT: der er købt printer patron, nye BSmedlemmer skal have kode til Pcer og info om praksis. Der er modtaget nye mail adresser til GF. De er noteret på tjek-in listen – Sølvi videreformidler listen til Eva & Kenneth for mail opdateringer.

HUSET: obs på at klude og mopper vaskes. Obs på at rengøringsfirmaet afleverer nøgle ved sæson slut. Der er pt 3 udlejninger.

DRIFT – ADMINISTRATIVT: Præmie haver skal udpeges. John finder dato til havevandring sammen med Robert og Heidi, samt sidste årsvindere (Sussie, Christian og ?).

ØKONOMI, intet

BAD & TOILET & Vaskeri: der skal bestilles vaske kort. Tina kontakter Klaus. Der indkøbes bruseudstyr (Helle) og dette opsættes i begge baderum (Robert).

Der skal opfordres til at betale for brusebad

OPFØLGNINGS punkter – hvor er vi ?:

o Der skal indkøbes opdateret rengøring udstyr til huset inkl. støvsuger: Udstyret gennemgås og det vurderes hvad der er behov for – om noget

o Rengørings aftale kontrakt – se ovenstående under HUS

o Nye vimpler til flagstangen: er indkøbt og hejst. Flagmand er Tommy som også huser flaget

o Skilte i foreningen – opsætning- Klaus: Intet nyt afventer

o Bump i foreningen – opsætning Klaus: Intet nyt afventer

o Hjertestartere: obs. på at faktura m.m. fremsendes til korrekt mailadresse. Vi afventer fortsat 1 stk. hjertestarter til Huset der er bestilt. John

o dokumentation for forsikring – dokumentation for ikke fælles forsikrings ind betalere: Hxx og H xx – intet nyt

o Svar på vurderingsnedskrivnings pct af kloak: Der er tiltag ift. møde med Forbundet omkring udregningsmodel ift. fælles kloak og beregning ved salg (Eva og Sølvi)

o Kagså hækken, skal den klippes?: se ovenstående under Drift praktisk

o låse på køkken containere – afventer klaus

o Labels på sæbebeholdere på toilet: laves dags dato v Helle

EVT og nyt fra Kontorvagt:

Eva holder fri de kommende to uger

Den længe udskudte julefrokost agtige sammenkomst med deltagelse af Erling & Robert, og partner fra Kloakudvalget skal afholdes. Tina skriver til Robert om at lave en doodle med datoer.

AFVENTER PUNKTER:

o Reboot pc’er

o Nye tavler

o Brug af arealet ved kontor – legeplads, grantræer, dyr

 

KOMMENDE MØDEDATOer: enighed om at vi forsøger at holde møde om onsdagen efter kontorvagt dvs kl. 19:00 i sommerperioden, og at dette skal være hver 14 dag.