Bestyrelsesmøde HF Samvirke torsdag 30.09.21

Bestyrelsesmøde HF Samvirke torsdag 30.09.21 kl. 17:00 i Huset

Tilstede: Klaus, Helle, Heidi, John, Sølvi, Tina, Kenneth – Eva kommer senere, Ghobad fravær

Referent: tina Ordstyrer: Kenneth

OPFØLGNING

Skilte i foreningen – opsætning: Der mangler opsætning af skilte x2 – Kenneth vil forsøge at finde tid. Sprøgsmål rejses ommkring det hensigtsmæssige i at der opsættes spejle på gangene

Bump – opsætning: Der er ikke opsat flere bump

Virtuel/Forbundet sikre kloak projektmateriale: Intet nyt

Kloak lugt filter: Sølvi og Erling er i dialog desangående

Kode på kontor PCer: Intet nyt

Møde i Kredsen -Repræsentantskab: Der var ringe fremmøde. Uenighed/debat omkring adgang til haver for bestyrelsen fx i forbindelse med havevedligehold. Der er melding om både ja det må man godt, og melding om nej det må man ikke. Kredsen opfordrer i øvrigt til at medlemmernes mulighed for at være i dialog med Kredsen tydeliggøres overfor medlemmerne. Kredsen er i Huset hver anden torsdag 18-19 i ulige uger

Tagrende ved huset: der er ikke længere udfordringer selvom intet er foretaget -mirakler sker

Hæk hul ved Huset: Klaus sørger for at der kommer et stykke hegn

Repr af handicap toilet: afventer stadig kvartalsregnskab

Reparation af håndvask i Huset: afventer stadig kvartalsregnskab

Forsikringsdækning på kloak og pris: Der er intet nyt – der er ikke fremsendt nye betingelser, og oversigt over dækning etc

udjævne perlesten på P-pladsen ved Huset: er sket

Fællesarbejde: Er der udsendt opkrævning til ikke-fremmødte?: det er sket

Ekstra GF: Nye vedtægter indføjes, og lægges på hjemmesiden. : intet nyt

Nyt om vandveje: Bestyrelsen anser sagen for afsluttet med svar fra Moe m.m

Fremsende nye vedtægter til Forbund og Bank: afventer de er indføjet

Kontakt til Gladsaxe for præcisering af regelsæt, herunder 4,5 til tagryg.: nyt?: der er intet nyt hvorfor Kenneth tager kontakt til Forbundet for afdækning af spørgsmålet.

Opdatering af deklaration på web: nyt? : Kenneth tager kontakt med Forbundet for at få oplysninger og materialer

Pant i kolonihavehuse; skal det undersøges hvilken hæftelse foreningen/bestyrelsen har.: Juristerne mener at Bestyrelsen ikke har til opgave at ændre et huspant (det er havelejren opgave) – kredsformanden Tom mener at det er Bestyrelsen opgave evt via bestyrelsesforsikringen. Pågår

Indkøb af vagt telefon & datakort i forbindelse med alarm ved kloak tilstopning: Datakort er indkøbt. Klaus er i dialog med Robert ang telefon

Opfølg sletning på kontrakt via Forbundet: sagen er lukket. Hvis én person skal slettes fra kontrakt skal pgl selv medvirke.

Nyt om rødder & Fælleseje: Der er intet nyt – videre bero på henvendelse fra FællesEje / medlem.

1. Diverse KLOAK:

Vandmåler og plombering: nyt? Der er intet nyt

Rundering ift diverse ledninger, slanger osv: nyt?: Tina har været i dialog med Erling som gerne hjælper med en roundering. Drøftelse af konsekvens og orientering. Enighed om at der udsendes mail til alle om at brønde SKAL være lukket 15.10.21 (+opslag) og man i modsat fald tilkalder en VVS der står for at frakoble diverse ledninger for havelejrens regning.

Runding i weekenden 15-16-17 oktober med notering af haver og billede dokumentation. Ingen yderligere varsel til have medlemmerne. (tina + john)

Kloak økonomi: opkrævning månedligt/kvartal? via Forbund + Udsendelse af regnskab + diverse med bank afsluttet? + indbetaling til gæld, hvor tit? + øvrigt? :

· Afdragsrater opkræves kvartalsvis via Forbundet første gang 1/10-21

· Regnskab kan gennemlæses på kontoret hvor det vil være tilrådighed (sølvi)

· Der foretages p.t tilbagebetalinger/reguleringer af fælles kloak beløbet (sølvi)

· Det er endnu ikke aftalt med bank hvornår man kan indskyde sin gæld til fælles kloak som medlem

2. VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

Status vurdering/salg: Hx + Hx + Hxx + Hxx+xx+Hx+Hx: Generelt er der mange spørgsmål a la villa køb. Som tidligere er det fortrinvis ny opskrevne som viser interesse.

H xx er solgt. Hxx næsten solgt. Hxx er gået i fri salg. Hx+1x+9x+9x er i gang i denne sæson

Færdigmeldinger: Indsendelse til Gladsaxe? Sker i vinterluk tiden

Dokumentation for VVS?: opdateres og bedes om i vinter luk perioden

3. Nyt fra HUSET? Sølvi & Klaus er opdateret på julebanko – ingen lejesager pågår i øvrigt

4. Nedlukning af sæson 2021

· Nedpakning af container og opslag dato: vi skal tjekke op på den præcise dato (tina+john)

· Lukning af port dato og opslag: bliver i weekenden 29-30-31oktober (klaus)

· Slut rengøring dato: rengøring skal frameldes til rengøringsholdet (helle) Sidste gang frem til lukke dato

· Sidste kontor dag og opslag: uge 42

· Lukning af bad/toilet/vask? : klaus lukker 29-30-31 oktober

· Lukning af vand? Sker til bad, toilet, vaskeri.

· Containere pakkes væk og strippes ved John & Helle

· Autosvar på mailen 01.11.21

5. BYGGERI:

Indsendelse til Gladsaxe?: afventer vinter luk perioden

6. Nyt fra ØKONOMI:

7. Diverse PUNKTER:

- Nye tavler – brug af areal ved kontor – containerplacering kommende sæson - Der skal laves vandpost: ved det gamle kontor-

8. EVT og evt. nyt fra Kontorvagt:

Optælling af x nøgler så vi kan afgøre om der er behov for flere. Tina + john tæller ved næste kontorvagt

NÆSTE MØDE ER:28.10.21 i Huset kl. 17. kenneth medbringer mad.