Bestyrelsesmøde HF Samvirke torsdag 30.09.21
Bestyrelsesmøde HF Samvirke torsdag 30.09.21 kl. 17:00 i Huset
Tilstede: Klaus, Helle, Heidi, John, Sølvi, Tina, Kenneth – Eva kommer senere, Ghobad fravær
Referent: tina Ordstyrer: Kenneth
OPFØLGNING
Skilte i foreningen – opsætning: Der mangler opsætning af skilte x2 – Kenneth vil forsøge at finde tid. Sprøgsmål rejses ommkring det hensigtsmæssige i at der opsættes spejle på gangene
Bump – opsætning: Der er ikke opsat flere bump
Virtuel/Forbundet sikre kloak projektmateriale: Intet nyt
Kloak lugt filter: Sølvi og Erling er i dialog desangående
Kode på kontor PCer: Intet nyt
Møde i Kredsen -Repræsentantskab: Der var ringe fremmøde. Uenighed/debat omkring adgang til haver for bestyrelsen fx i forbindelse med havevedligehold. Der er melding om både ja det må man godt, og melding om nej det må man ikke. Kredsen opfordrer i øvrigt til at medlemmernes mulighed for at være i dialog med Kredsen tydeliggøres overfor medlemmerne. Kredsen er i Huset hver anden torsdag 18-19 i ulige uger
Tagrende ved huset: der er ikke længere udfordringer selvom intet er foretaget -mirakler sker
Hæk hul ved Huset: Klaus sørger for at der kommer et stykke hegn
Repr af handicap toilet: afventer stadig kvartalsregnskab
Reparation af håndvask i Huset: afventer stadig kvartalsregnskab
Forsikringsdækning på kloak og pris: Der er intet nyt – der er ikke fremsendt nye betingelser, og oversigt over dækning etc
udjævne perlesten på P-pladsen ved Huset: er sket
Fællesarbejde: Er der udsendt opkrævning til ikke-fremmødte?: det er sket
Ekstra GF: Nye vedtægter indføjes, og lægges på hjemmesiden. : intet nyt
Nyt om vandveje: Bestyrelsen anser sagen for afsluttet med svar fra Moe m.m
Fremsende nye vedtægter til Forbund og Bank: afventer de er indføjet
Kontakt til Gladsaxe for præcisering af regelsæt, herunder 4,5 til tagryg.: nyt?: der er intet nyt hvorfor Kenneth tager kontakt til Forbundet for afdækning af spørgsmålet.
Opdatering af deklaration på web: nyt? : Kenneth tager kontakt med Forbundet for at få oplysninger og materialer
Pant i kolonihavehuse; skal det undersøges hvilken hæftelse foreningen/bestyrelsen har.: Juristerne mener at Bestyrelsen ikke har til opgave at ændre et huspant (det er havelejren opgave) – kredsformanden Tom mener at det er Bestyrelsen opgave evt via bestyrelsesforsikringen. Pågår
Indkøb af vagt telefon & datakort i forbindelse med alarm ved kloak tilstopning: Datakort er indkøbt. Klaus er i dialog med Robert ang telefon
Opfølg sletning på kontrakt via Forbundet: sagen er lukket. Hvis én person skal slettes fra kontrakt skal pgl selv medvirke.
Nyt om rødder & Fælleseje: Der er intet nyt – videre bero på henvendelse fra FællesEje / medlem.
1. Diverse KLOAK:
Vandmåler og plombering: nyt? Der er intet nyt
Rundering ift diverse ledninger, slanger osv: nyt?: Tina har været i dialog med Erling som gerne hjælper med en roundering. Drøftelse af konsekvens og orientering. Enighed om at der udsendes mail til alle om at brønde SKAL være lukket 15.10.21 (+opslag) og man i modsat fald tilkalder en VVS der står for at frakoble diverse ledninger for havelejrens regning.
Runding i weekenden 15-16-17 oktober med notering af haver og billede dokumentation. Ingen yderligere varsel til have medlemmerne. (tina + john)
Kloak økonomi: opkrævning månedligt/kvartal? via Forbund + Udsendelse af regnskab + diverse med bank afsluttet? + indbetaling til gæld, hvor tit? + øvrigt? :
· Afdragsrater opkræves kvartalsvis via Forbundet første gang 1/10-21
· Regnskab kan gennemlæses på kontoret hvor det vil være tilrådighed (sølvi)
· Der foretages p.t tilbagebetalinger/reguleringer af fælles kloak beløbet (sølvi)
· Det er endnu ikke aftalt med bank hvornår man kan indskyde sin gæld til fælles kloak som medlem
2. VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:
Status vurdering/salg: Hx + Hx + Hxx + Hxx+xx+Hx+Hx: Generelt er der mange spørgsmål a la villa køb. Som tidligere er det fortrinvis ny opskrevne som viser interesse.
H xx er solgt. Hxx næsten solgt. Hxx er gået i fri salg. Hx+1x+9x+9x er i gang i denne sæson
Færdigmeldinger: Indsendelse til Gladsaxe? Sker i vinterluk tiden
Dokumentation for VVS?: opdateres og bedes om i vinter luk perioden
3. Nyt fra HUSET? Sølvi & Klaus er opdateret på julebanko – ingen lejesager pågår i øvrigt
4. Nedlukning af sæson 2021
· Nedpakning af container og opslag dato: vi skal tjekke op på den præcise dato (tina+john)
· Lukning af port dato og opslag: bliver i weekenden 29-30-31oktober (klaus)
· Slut rengøring dato: rengøring skal frameldes til rengøringsholdet (helle) Sidste gang frem til lukke dato
· Sidste kontor dag og opslag: uge 42
· Lukning af bad/toilet/vask? : klaus lukker 29-30-31 oktober
· Lukning af vand? Sker til bad, toilet, vaskeri.
· Containere pakkes væk og strippes ved John & Helle
· Autosvar på mailen 01.11.21
5. BYGGERI:
Indsendelse til Gladsaxe?: afventer vinter luk perioden
6. Nyt fra ØKONOMI:
7. Diverse PUNKTER:
- Nye tavler – brug af areal ved kontor – containerplacering kommende sæson - Der skal laves vandpost: ved det gamle kontor-
8. EVT og evt. nyt fra Kontorvagt:
Optælling af x nøgler så vi kan afgøre om der er behov for flere. Tina + john tæller ved næste kontorvagt
NÆSTE MØDE ER:28.10.21 i Huset kl. 17. kenneth medbringer mad.