15-01-2022

Bestyrelsesmøde torsdag 28.10.21

Bestyrelsesmøde HF Samvirke torsdag 28.10.21 kl. 17:00 i Huset

Tilstede: Eva, Klaus, Kenneth, Sølvi, Ghobad, Tina. Afbud fra Helle, Heidi og John

Referent: Tina Ordstyrer: Kenneth

OPFØLGNING

Optælling af x nøgler: Vi har kun 5 stk tilbage. Klaus bestiller 100 Xnøgler

Skilte i foreningen – opsætning: Vil finde sted i løbet af vinteren

Bump – opsætning: Klaus: afventer den nye sæson, og asfalt

Virtuel/Forbundet sikre kloak projektmateriale: Kenneth; intet nyt

Kloak lugt filter: Sølvi; intet nyt

Kode på kontor PCer: er ordnet

Hæk hul ved Huset: Klaus sætter hegn op i denne weekend (29,30,31oktober)

Repr af handicap toilet: Vi gennemgår budget/regnskab på kommende, men påtænker at dette skal ordnes i vintersæson

Reparation af håndvask i Huset: Vi gennemgår budget/regnskab på kommende, men påtænker at dette skal ordnes i vintersæson

Forsikringsdækning på kloak (pumpestation) og pris for Forening og den enkelte: Sølvi, har ikke hørt fra forsikring, rykker

Ekstra GF: Nye vedtægter indføjes, og lægges på hjemmesiden. : Kenneth: intet nyt

Fremsende nye vedtægter til Forbund og Bank: Eva, afventer

Kontakt til Gladsaxe,kreds,forbund for præcisering af regelsæt, herunder 4,5 til tagryg.: Kenneth: intet nyt

Opdatering af deklaration på web: nyt?: Kenneth, intet nyt

Pant i kolonihavehuse – hvordan hæfter foreningen/bestyrelsen; Det er nu afklaret at Bestyrelsen/Foreningen ikke hæfter for pant.

Indkøb af vagt telefon & datakort i forbindelse med alarm ved kloak tilstopning: P.t har Robert app og datakort på egen telefon. Vi afventer yderligere tiltag

 

1. Diverse KLOAK:

Vandmåler og plombering: Vi afventer stadig at der materialer kommer frem. Klaus tjekker måler så vi er obs på forbrug/merforbrug af fælles vand.

Rundering ift. diverse ledninger, slanger osv.: der var kun en forbudt slange – det er bragt i orden

Kloak økonomi: indbetaling til gæld, hvor tit er ’vinduet’ åbent? ENIGHED om, at der kan indbetales fælleskloak gæld 2 gange om året. Henholdsvis 31.12 og 30.06. Man sender en mail til Bestyrelsen

desangående, og Forbundet er behjælpelige med at udregne restgæld/modregne allerede foretagne rateindbetalinger.

Tilbagebetaling af fælles kloak indbetaling: Sølvi, oplyser at der udelukkende mangler tilbagebetaling til 1 medlem af formeget indbetalt.

2. VURDERING, FREMVISNING, SALG & FÆRDIGMELDINGER:

Status vurdering/salg: Der mangler salg af 3 haver hvilket forventes at kunne finde sted i november 2021

 

Færdigmeldinger: Indsendelse, foretages til vinter

Dokumentation for VVS?: opgørelse/indhentelse i vinterperiode

3. Nyt fra HUSET?

4. Nedlukning af sæson 2021 – har vi tjek på:

· Nedpakning af container og opslag dato: Der er opslag

· Lukning af port dato og opslag: Klaus sørger for lukning. Opslag er sket.

· Slut rengøring dato: rengøring skal frameldes til rengøringsholdet Sidste gang frem til lukke dato. Det er uklart hvilken kontakt der har været med rengøringsfirmaet. Helle & Heidi der er på ansvarsområdet er ikke til mødet.

· Sidste kontor dag og opslag: er sket

· Lukning af bad/toilet/vask?: Klaus lukker sidste weekend i oktober hvilket er medd

· Lukning af vand? : klaus sørger for vandlukning

· Containere pakkes væk og strippes + blokering af haveaffaldsområde: Ghobad sørger for at containere sættes væk og strippes + lukning af haveaffaldsområde

· Autosvar på mailen 01.11.21: Kenneth sørger for at der kommer auto medd om lukning og 14 dages svarfrist

 

5. BYGGERI: indsendelse: Kenneth sørger for dette i vinterperioden

6. Nyt fra ØKONOMI:

Kvartalsregnskab – restancer – råderum m.m.: Sølvi, oplyser at vi netop har modtaget kvartalsregnskab dags dato. Regnskab skal rundsendes til næste møde for gennemgang. Til næste gang medbringer alle konto nr for ’løn’ for bestyrelsesarbejdet.

7. Diverse PUNKTER:

Kredsen – og jul: hvem? Deltager max 2 stk? torsdag 02.12.21 kl. 18 i Charlottenlund: Hvem har lyst til at deltage. Eva & Kenneth har ikke mulighed.

Dæksler: der er 2 stk der kan købes i næste sæson. Vi skal finde en pris.

8. EVT og evt. nyt fra Kontorvagt

· Næste møde, TORSDAG 18.11.21 kl. 17:00 – vi planlægger et kort møde hvor der er regnskabsgennemgang og opfølgning på evt. vigtige punkter herunder nedluk

· Vinter pause fra BS, er i december måned

· Heldagsmøde dato, lørdag 15.01.21 kl 12:30 (hvis alle kan) i kbh. Enighed om vigtigheden af at alle deltager, da mødet primært omhandler ansvarsfordeling, og initiativer i 2022.

Vi planlægger at spise en middag bagefter.

Vi afholder derpå et møde i februar måned i Huset hvor vi har fokus på praktiske ting, og forberedelse til næste sæson 2022.