20-02-2022

Bestyrelsesmøde onsdag 12.01.22

Referat til bestyrelsesmøde onsdag 12.01.22 kl. 17 i Huset

Referent, Tina og ordstyrer, Kenneth

Deltagere: Kenneth, Helle, John, Eva, Sølvi, Tina Ghobad, afbud fra Klaus, fravær fra Heidi

Næste møde er: HELDAGS MØDE 19 februar 2022 kl. 10 i Huset – det bliver en lang og hyggelig dag

 

Generelle sager:

1. Problemer med el? – fælles linje ift. respons og er der noget vi kan gøre?

Der har været flere udfordringer i forbindelse med gravearbejdet. Radius kan kontaktes, som derpå vil afgøre om det er ’fællesanlægget’/foreningens fællesområde der har problemet eller det er i egen have. Hvis det er i egen have skal medlemmet skal foranstalte og betale udbedring – ellers er det en foreningsudgift.

2. Kloak/VVS-faktura: ny udmelding fra Kolonihaveforbundet; der skal ikke kræves faktura førend at der skal foretages en vurdering eller et salg.

Kredsen har udmeldt nye retningslinjer omkring kloakering, således at et havelod ikke skal aflevere faktura MEN hvis der skal foretages vurdering eller salg så skal der ligge faktura for disse arbejder. Øvrige retningslinjer består.

Enighed om at dette udmeldes – desuden at det noteres hvis der ikke afleveres fakturas. Pt drejer det sig om 2 haver som ikke har ønsket at aflevere faktura.

3. Vandlukning: aftapningsventil mv. Hvorledes skal der vejledes

Der er fortsat udfordring ift vandmålere, da man ikke kan levere på det vi har købt. Overvejelser om kontakt og samarbejde med øvrige haver omkring os der også er ’fanget op’ i denne udfordring.

Der har været henvendelser omkring vandlukning – må man selv ’kravle rundt’ i brønden ?, er det det korrekte sted at lukke for vandet til huset ? skal der i det hele taget lukkes i brønden ? hvad med aftapningsventiler i brønd eller ved rør der er tilkoblet huset ?

Der er rejst en del spørgsmål, og er ikke enighed blandt vores fagpersoner – i Bestyrelsen er der enighed om at det må være den enkelte have som kontakter VVSer for at få den mest optimale løsning for hvert enkelt hus.

 

4. Nyhedsbrev?

Enighed om at der udsendes nyhedsbrev i begyndelsen af marts måned 2022. Man kan sende forslag til indlæg til Eva. Enighed om at det er nødvendigt at understrege at Bestyrelsens arbejde er frivilligt og ikke et ’ejendomskontor’ med fast ansatte – forventningsafstemning.

 

 

Mails:

 

1. Underskrift til AL bank – er det sket?

Alle de tilstedeværende har underskrevet.

2. mail af 13.12.21: Indbetalinger til afvikling af lån betyder at den mdl rate nedskrives – ikke længden. Skal vi holde fast i mulighed for indbetaling 2x årligt (da der så skal reguleres opkrævningsmæssigt i Forbundet mv)?

Enighed om at medlemmer kan indbetale således at beløbet står på Foreningens konto 1/6 og 1/12. Derpå skal der justeres i opkrævning for øvrige medlemmer ift. raten sænkes på afdraget

3. mails af 15.12.21 + 04.01.22 + 06.01.22 fra Gladsaxe kommune vedr. manglende el regningsindbetaling (H x + Hz+Hc)

Sølvi har skrevet til pågældende haver og bedt dem indbetale/tilmelde sig. Hvis der ikke foretages indbetaling vil betalingen kunne opkræves via ’huslejen’. Enighed om at Sølvi kontakter Gladsaxe kommune mhp at fremadrettede manglende indbetalinger for el sendes direkte her til stedet fremfor via Kredsen.

4. mails af 19.12.21 + 02.01.22 vedr. byggeri

Kenneth kigger på mails desang.

5. mail af 17.12.21 vedr. leje af hus i juni 2022

Sølvi har aftaler med de pågældende

6. mail af 16.12.21 ophævelse af tinglysning Hq

Sølvi har svaret, og sørger for at der tilakteres, og udbetales tilgodehavende.

7. mail Hw ang. hæftelse for lån – og hvad nu

Forbundets jurist har frarådet at Bestyrelsen hæfter for låneoptagelse – hvilket der endvidere er enighed om i Bestyrelsen er holdningen. Eva svarer Haven, og vejleder omkring hvad der mulighederne er (salg ved åbning)

8. mail af 01.01.22 – færdigmelding Hx

noteret – tina

9. mail af 06.01.22 ang. mulighed for sparring med haveforening på Amager omkring kloak

Eva svarer haveforeningen at vi pt ikke har mulighed.

 

 

Sager vi efterlod i 2021:

1. Indsendelse af BYG for 2021 (Hx mangler oplysninger)

Kenneth kigger på det

2. Indsendelse af færdigmeldinger af kloak

Er sket – ingen respons

3. Bestilling af X nøgler

4. Virtuel sikring af kloakmateriale og indsendelse til Kolonihave forbundet

5. Forsikringsdækning af pumpestation

Drøftelse af forsikring. Beslutning om at pumpestation skal forsikring dækkes hvilket koster 28.000 kr årligt som fordeles på alle haver.

Sølvi kontakter forsikringen for at høre: 1) hvad dækkes og til hvilken sum – således at der kan laves et opdateret opslag på hjemmesiden. 2) hvilke muligheder er der for at lave enkelt have forsikring (tillæg) fx på værdisum, hårde hvidevarer, kloak, kummer osv. – og hvad vil prisen være. 3) kan den enkelte have kontakte forsikringen direkte eller skal det gå via Bestyrelsen

6. Opdaterede vedtægter skal på hjemmesiden + sendes til Forbundet og bank

7. Vandmålere, plombering, aftapnings ventiler mm

Se tidligere

8. Repr af håndvask i Huset og Repr af handicaptoilet i Huset

9. Bump og asfalt

10. Skilte i Foreningen

11. Hovedvand måleren skal der holdes øje med

12. Deklaration opdateres på web

13. Forbund/Gladsaxe kommune ang. præcisering af ”tag ryg 4,5m”

14. Venteliste opgørelse til Forbund

Er indsendt

15. Vurdering og salg, Hx og Hx

Afventer åbning

EVT og DIVERSE

1. Kenneth svarer Hx som ikke ønsker at betale bod. Undersøger endvidere hvornår pgl er indkaldt. Drøftelse omkring spørgsmålet, da der i vedtægterne ikke gives mulighed for fritagelse, men det er blot en praksis der har været således at man kunne fritages efter anmodning og et positivt svar.

2. Regnskab og budget skal gennemgås – og sendes til interne revisorer (Iben og Steinar). Der skal laves en dato for gennemgang i forbundet (Sølvi) hvor Eva og Sølvi møder. Budget og regnskab skal ligge inden heldagsmødet i februar måned.

3. Drøftelse af at hjemmesiden trænger til oprydning

4. Ghobad kontakter Klaus således at køkken container kan blive tømt – ingen kender den præcise procedure så Gladsaxe kommune skal kontaktes.

5. Enighed om at heldagsmødet afholdes i Foreningen

6. Enighed om at dagsorden til heldagsmødet skal indeholde områder til fordeling + opfølgning på 2021 sager …..