13-03-2022

Referat til bestyrelses heldags møde lørdag 19.02.22

Referat til bestyrelses heldags møde lørdag 19.02.22 kl. 10 i huset i HF samvirke. 

Deltagere: Kenneth, Ghobad, Tina Eva, John Sølvi, Helle, Heidi. Afbud Helle.  

  1. Regnskab for 2021: møde i Forbundet 08.03.22 hvor regnskab – og budget – gennemgås. Regnskab skal derefter til interne revisor i 14 dage.  

Budgetforslag til næste BS møde 

  1. Uddelings af ansvarsområder: ” Fordeling af ansvarsområder): enighed om at man er ansvarlig for, at ens ansvarsområde fungerer, samt er den samlede Bestyrelse bro og overblik til de enkelte områder så alle ikke skal være inde over alting. Man sørger for at være opdateret, og orientere den samlede Bestyrelse, og evt. bede om support og være i dialog hvis der er krydsfelt i ansvarsområder. Man laver arbejdsgange, indkaldelser osv. 

Ansvarsområder:Kloak, IT, Vaskeri/toilet, Huset, booking & udlejning, Fællesarbejde, Byggeri, Økonomi, Sociale arrangementer, Vurdering&køb&salg, praktisk & ude arealer, Adm., Gangudvalg.  

 

Ansvarsområdes revideres (se bilag):  

Økonomi (Sølvi)  

Ref. & Adm. (tina 

Vurdering/køb/salg (tina ) 

Affald & container (Klaus og Heidi) 

Indkøb & depot (John og Helle) 

Øl/vand, nøgler, låse(Klaus) 

Vaskeri & toilet drift ( Ghobad og Helle) 

Fælleshus – Drift ( Eva og Heidi) 

Fælleshus udlej (Sølvi) 

Kloak, El Vand drift ( klaus) 

Gangudvalg + infotavler (john og Tina) 

Fællesarbejde/udearealer (Kenneth og Ghobad) 

Formandsopgaver 

IT (Kenneth) 

Byggeri (Kenneth) 

Sociale arrangementer (Eva) 

  

 

Enighed om at til næste møde opdateres Bestyrelsen på de enkelte ansvarsområder – hvor er vi? 

  

  1. Input (ideer & forslag) fra de (u)ansvarlige 😊 øvrige Bestyrelsesmedlemmer til diverse: Input til ”område ansvarlige”: elektronisk låge, Lukning af hæk til fællesarbejde, Loppe rundgang i haven, Grønt? ved Kontorbygning, Skilte på kontor & vaskeri, flytning af sten v kontor ifm. brandbiler. 

  1. Dato for Generalforsamling:28.04.22  19:00 – mødetid BS kl. 17 – afholdes i Huset pga. temperaturen + udsendelse af dagsorden + regnskab senest onsdag 13.04.22 

  1. Nyhedsbrev emner: oplæg til Nyhedsbrev gennemgået med diverse rettelser – forventes udsendt start marts måned 

  1. Opgaver der skal have tovholder/ansvarlige/hakkes af fra året der er gået: 

  • Nye tavler: Tina/John 

  • Hovedvandmålere er der holdt øje med – hvad fortæller den?: Klaus 

  • Brug af arealet ved kontor – legeplads, grantræer, dyr: Ghobad/Kenneth 

  • Skilte i foreningen – opsætning: er sket  

  • Redigere vedtægter til hjemmeside, sende bank, sende Forbundet + ordensreglerredigering? Kenneth Tina 

  • Bump – opsætning :sker ved asfaltering i sommeren 2022 

  • Forsikringsdækning på kloak (pumpestation) – er det sket?: er sket 

  • Byggeri indsend til Gladsaxe for 2021 – er det sket? Er sket 

  • Virtuel/forbundet sikre af projektmateriale – er det sket? Ligger i sky og Eva har USB 

  • 100 X nøgler – er de bestilt? Vi afventer da der ved optælling skønnes at være nok nøgler pt. 

  • Kloak lugt filter:Sølvi   

  • Repr af handicap toilet: Heidi Eva  

  • Reparation af håndvask i Huset: HeidiEva  

  • Asfaltering hvornår/hvordan: forventes i sommeren 2022 med 1 til 2 dage hvor man ikke kan færdes på området – Eva    

  • Kørsel og vægt & ordensregler: Kenneth Tina 

  • Forsikringsdækning på kloak og pris på egen grund – hvad er svaret?: hvis man vil forsikres kloak & vand på egen grund skal alle i foreningen tilslutte sig dette (stigning cirka 150 kr. mdl), ellers skal man tegne en egen forsikring på egen grund. Pt er fælles kloak ikke forsikret i Forsikringsselskabet, men via tegnet forsikring fra bygherre. 

  • Øl & vand leveringsordning: Klaus  

  • Telefon og vagt ved kloak stop – hvem og hvordan: Klaus & Robert 

  • Indbetaling af el restancer – Gladsaxe kommune- tilsend foreningen – opkrævning via leje: se evt. Pt. er der 3 restance el haver 

  • Opdateret deklaration på hjemmeside – er det sket? Kenneth  

Byggeri regler præcisering – er det sket? Kenneth  

Vandmålere & plombering: Eva Klaus 

Rengøring remedier til Huset: Eva Heidi 

Inventar (porcelæn) til Huset: Heidi Eva 

Flag ansvarlig: vi spørger Tommy - Tina  

Opdatering/oprydning af hjemmeside: Kenneth 

Vandpost ved ”gammelt kontor” etableres: Klaus 

 

 

  1. Budget for 2022: se pkt. 1 

  1. Evt. og næste møde 

  • Porten åbner 25.03.22 

  • Kontoret åbner 6. april 

  • Jurist i Forbundet eksisterer ikke længere, hvorfor juridiske spr skal sendes til Kreds 

  • Kredsformand høres om yderligere praksis ifm. kloak papirer + vurderings beregning  

  • Kenneth afholder IT info ”kursus” i foråret 

  • Når der er restancer på medlemmers el- regning sendes denne først til Gladsaxe kommune, derpå til Kredsen, derpå til Bestyrelsen. Hvis et medlem IKKE betaler sin elregning/har restance kan det betyde at de øvrige nye medlemmer/foreningen ikke kan oprette ny el aftale førend restancen for en enkel er betalt.   

  • Drøftelse af muligheder for enkelte haver kan lave opgaver for foreningen fremfor at fremmøde til fællesarbejde 

 

 

 

 

NÆSTE MØDE ER 10.03.22 kl. 17 i HUSET – Kenneth medbringer mad