23-03-2022

Ref af bestyrelsesmøde 10.03.22

Ref af bestyrelsesmøde 10.03.22 kl. 17 i huset i HF samvirke.

Vores næste BS-møde er aftalt til 22.03.22

Tilstede: Kenneth, Sølvi, John, Heidi, Eva, Tina, Klaus – Afbud Ghobad

1. Regnskab for 2021 Budgetforslag Regnskab sendt til intern revisor (har 14 dages behandlingstid)

Kolonihaven Forbundet aflyser vores tidligere aftale, hvorfor der er ny møde dato 14.03.22 til regnskabsgennemgang.

2. Nyt fra Ansvarsområde cheferne

a) INDKØB OG DEPOT: Helle og John

Der skal indkøbes diverse mangler til toiletbygning, vaskeri, Huset så det er klart til sæson åbning. Der skal klude, papir osv osv

b) VASKERI & TOILET: Helle og Ghobad

Der skal indhentes tilbud på rengøring af vaskeri + toilet begyndende med en hovedrengøring inden åbning. Rengøring er 2x om ugen og 1 x om måneden i HUSET.

Der skal indkøbes diverse der trænger til omskiftning. Der skal laves vaskeoversigt.

c) ØL VAND, NØGLER, LÅSE: Klaus

Bestilling af øl & vand til sæson er ikke sket, men sker inden sæsonstart, så der er drikkevare på kontor, hus etc.

Låse omstilles til sæson åbning.

d) SOCIALE ARRANGEMENTER: Eva

Intet nyt

e) AFFALD & CONTAINER: Klaus og Heidi

Mail vedr. container service: Klaus tjekker og sørger for repr.

Klaus indhenter datoer/dage for afhentning i Gladsaxe Kommune

- Oplyser at der er start på container afhentning ved sommertids start

Der skal laves et opslag på hjemmeside + til ophæng omkring container åbning og afhentnings datoer.

John sørger for at containere køres frem til sæson åbning

f) FÆLLESHUS UDLEJ: Sølvi

Der er overblik over udlejninger, og aflysninger af udlejning + kontrakter er fremsendt.

Enighed om at man kan maksimum bookes 2 sæsoner frem – dvs. at der lige nu kan bookes for sæson 2022 og 2023.

Aftalt: at Sølvi sætter oversigt på inderside af døren i depot ang. udlejning så de hus ansvarlige har overblik

g) FÆLLESHUS DRIFT: Heidi og Eva

Klaus indhenter tilbud fra VVS’er vedr. Reps af handicap toilet + Reparation af håndvask i Huset + vandhane på ved parkering + hvis der er øvrige VVS-opgaver.

h) FORMANDS OPGAVER: Eva

Via portalen skal der indberettes kontaktoplysninger inkl. konto nr. – se mail/nyhedsbrev

i) ØKONOMI: Sølvi

Mails om el restancer er stigende. Der er enighed om, at el restance opkrævninger sendes direkte til opkrævning via ”husleje” i Kolonihave forbundet.

j) BYGGERI: Kenneth

Intet nyt. Drøftelse af ”have vandring” for at bese diverse byggeri der er opført og i gang med opførelse.

k) IT: Kenneth

Redigere vedtægter til hjemmeside, sende bank, sende Forbundet: er sket.

l) FÆLLESARBEJDE: Kenneth og Ghobad

- Der udbydes fællesarbejde ´´en gang om måneden. Kenneth laver indkaldsoversigt, som udsendes/offentliggøres. Første gang i april måned

- Der opfordres til arbejdsgrupper omkring større opgaver, ligesom man kan få individuelle opgaver og dermed opfylde sin forpligtigelse overfor fællesskabet.

- Der skal udarbejdes en oversigt over opgaver således at man har et præcist formål med den månedlige arbejdsdag. Bud på opgaver kan sendes til Kenneth, og det skal desuden drøftes yderligere ved næste BS-møde.

- Efter længere drøftelse træffes der beslutning om, at hvis man IKKE melder afbud til fællesarbejde når man er indkaldt udløser det bod med det samme – dvs. at Forbundet bedes om at indkræve bod med førstkommende husleje.

Kenneth har overblik over deltagere, afbud, udeblivelser og meddeler Sølvi som står for opkrævning finder sted via Forbundet & huslejen.

- Beslutning: Hvis man melder afbud til fællesarbejde, forventes det at man deltager senere ellers opkræves bod ved sæsonafslutning.

- Beslutning: Enighed om at man kan få fritagelse fra fællesarbejde ved alvorlig sygdom efter besked til/fra Bestyrelsen.

- Beslutning: enighed om at der er opgaver til fællesarbejde som kan varetages selvom man er ”rundforvirret” eller ”oppe i årene”

m) GANG UDVALG: John og Tina

Nye tavler: aftalt at John laver overblik over behovet for nye tavler, finder tilbud på tavler, der eventuelt kan opsættes via Fællesarbejde. Enighed om, at der er brug for tavle ved indkørsel, på kontor P-plads og ”i bunden”. Drøftelse af om man eventuelt skal have en medlemstavle samt omkring hvorvidt tavler kan sættes på vægge fremfor at være fritstående.

Der skal udmeldes datoer som forventes at være 2-3 gange på sæsonen. Der skal drøftes fokus punkter for Gangudvalget ved næste BS-møde, og vi skal være opmærksomme på at det stadig er ”renovering år”.

n) VURDERING, KØB, SALG, VENTELISTE: Tina

Opslag om venteliste opskriv er lagt på hjemmeside (1 og 2 april). Midt april forventes indbetalinger, og 1 maj kan ventelisten opdateres. Forbundet udsendes gebyr til den eksisterende venteliste (87 personer) til indbetaling senest 1 april

o) KLOAK; VAND; EL OG DRIFT: Klaus (Eva asfalt/Tina færdigmelding)

- Eva oplyser, at der har været el problemer ved Hxx/xx som er udbedret. Det viser sig, at det ene problem beror på haveejerens udgravning til kloak. Enighed om, at vi betaler regning, og beløbet efterfølgende opkræves via husleje indbetaling hos have lejer, da problemet er på egen grund og må skønnes at være et spørgsmål mellem have lejer, kloakmester.

- Eva oplyser at der forventes at være gennemgang 05.05.22 (Robert, Erling, Sølvi, Eva + hvis andre er interesseret) på kloakeringen.

- Eva oplyser at der forventes asfaltering cirka én måned efter gennemgang dvs cirka 05.06.22.

- Tilbagemelding ang. Vurdering af kloak & faktura, Tina fortæller at der ikke er modtaget nye retningslinjer fra Kredsen, og heller ikke vurderings retningslinjer. Kreds og Vurdering er tilskrevet x 3 men responderer ikke.

Efterfølgende skal de medlemmer der har fået mail om faktura tilskrives, og nye retningslinjer skal offentliggøres.

- Hovedvandmålere er der holdt øje med – hvad fortæller den? Klaus oplyser at man ikke kan aflæse endnu pga. højt grundvand.

p) ADM: Tina

Kontorvagt skema er ophæng på kontor. Der er lavet 2022 kuverter hvis nogen ønsker salg. Ny police 2022 står i ophæng på kontor, 2022 forsikring kloaks papirer er opdateret + venteliste materialer (2022 venteliste hænger på tavle på kontor) + ansvarsområder ophængt på kontor.

 

3. Generalforsamling 28.04.22 19:00 – mødetid BS kl. 17 – afholdes i Huset + udfærdigelse af dagsorden (Tina)+ Fuldmagt (Tina) + udsendelse af dagsorden (Kenneth) + regnskab/budget senest onsdag 13.04.22. Referent (Eva)+ Dirigent (Eva) + dirigent pakke (Tina) + stemmesedler (Sølvi)+ dørvagt (Sølvi og Tina) + medlemsliste (Kenneth) + bar og bord opsætning + mikrofon + Beretning (Eva) +

 

a) Ordensregler redigering: pkt. 2 reminder omkring af give information til bestyrelsen + pkt. 12 generel enighed om at postkasser er brugbare + pkt. 13, medlemmer med særlige udfordringer og medlemmer der påtager sig særlige opgaver eller tillidshverv for foreningen kan af bestyrelsen fritages for sæsonens fælles arbejde og udeblivelsesgebyr. Pkt. 15, ifølge bestemmelser i deklarationen må bade bassiner højst have en størrelse på 1000 liter.

Bemærkning fra Bestyrelsen omkring at man IKKE støtter forslag om pkt. 12 (postkasse) og at pkt. 15 ikke kan gennemføres da det strider imod deklaration.

b) Pkt. 13, enighed om at gebyr for fravær ved fællesarbejde ændres til kr. 1000 (Kenneth)

Der skal udarbejdes ændringsforslag til GF Vedr pkt. 13.

c) Forslag fra medlem ang. Ordensregler

d) Forsikringsdækning på kloak og pris på egen grund – punkt hvor man ønsker tilkendegivelse udarbejdes (Tina)

e) Byggeri (forslag udarbejdes) Kenneth

EMNER til beretning:

- Giv besked til bestyrelsen hvis der benyttes transporter pkt. 2

4. Diverse:

Kloak lugt filter: Sølvi - intet nyt

Byggeri regler præcisering – er det sket? Kenneth

Vandmålere & plombering: Eva Klaus – intet nyt

Død ræv – mail: ræven er flyttet

Flag ansvarlig: er Tommy TAK

Opdatering/oprydning af hjemmeside: Kenneth – er i gang

Dato for PC-kursus v/ Kenneth – intet nyt

 

 

5. Evt.

 

 

NÆSTE MØDE ER 22.03.22 kl. 17