09-04-2022

Bestyrelsesmøde 22.03.22

Dagsorden til bestyrelsesmøde 22.03.22 kl. 17 i huset i HF samvirke.

Vores næste BS-møde er 05.04.22 kl. 17 i Huset – fokuspunkt er GF

Afbud Heidi, tilstede Sølvi, Kenneth, Helle, John, Eva, Tina, Ghobad, Klaus

Nyt fra Ansvarsområde cheferne :

1. ØKONOMI Sølvi

a) Regnskab for 2021 fremlagt og ser rigtig fornuftigt ud (overskud ift. budget)

b) Budgetforslag (gennemgang af budget 2022. Sølvi sender til Forbundet over en opdatering af budgetoversigten)

c) Regnskab til intern revisor: der er aftale med interne revisorer og Forbundet i denne uge. Hvis der opstår spørgsmål kontaktes Sølvi & Eva

d) El restancer sendt direkte til opkrævning via ”husleje” i Kolonihave forbundet: det er nu praksis

e) Møde med bank: Al bank kommer forbi mandag 28.03.22 kl. 17:00. Eva, Sølvi, Tina Kenneth kommer – øvrige vil se om de har mulighed.

 

2. INDKØB OG DEPOT: Helle og John

a) Indkøb og opfyldning af depot er sket. Vi mangler afspænding, og krus.

3. VASKERI & TOILET: Helle og Ghobad

a) Indhentes tilbud på rengøring af vaskeri: der er indhentet tilbud. Enighed om at vi benytter det fremsendte tilbud som indeholder hovedrengøring, og derpå 2x rengøring på bad/vaskeri, og 1x husrengøring mdl. Helle og Klaus går i dialog således at rengøringsselskabet kan få B nøgle til Huset & X nøgle til toilet & bad.

Der skal laves aftale om hovedrengøring inden åbning som forventes at være 6 april.

Klaus sørger om nøgle omstilling og vand + plast afspærring ved itu bad.

b) Der skal indkøbes diverse der trænger til udskiftning: Helle oplyser at der ikke er mangler.

c) Der skal laves vaskeoversigt: Helle har oversigt

d) Opslag om åbning: seddel er lavet til opslag på bad/toiletdør + vaskeri. Forventes 6 april.

4. ØL VAND, NØGLER, LÅSE: Klaus

a) Bestilling af øl & vand til sæsonstart på kontor, hus etc. / Klaus sørger for dette til åbning 6 april

b) Låse omstilles til sæson åbning: Klaus omstiller til 6 april (toilet/vaskeri) og åbner port 25.03.22

5. SOCIALE ARRANGEMENTER: Eva

6. AFFALD & CONTAINER: Klaus og Heidi

a) Container Repr/service: Klaus. Sagen pågår

b) indhenter datoer/dage for afhentning i Gladsaxe Kommune + opslag og hjemmeside info: vi har nu en afhentningsoversigt som hænges på tavler og kontor.

c) Containere køres frem til sæson åbning: John sørger for fremføring i weekenden 25-26-27 marts.

7. FÆLLESHUS UDLEJ: Sølvi

a) Oversigt på inderside af døren i depot ang. udlejning så de hus ansvarlige har overblik: Sølvi har brug for support for fremstilling (Kenneth)

8. FÆLLESHUS DRIFT: Heidi og Eva

a) Tilbud fra VVS’er vedr. Reps af handicap toilet + Reparation af håndvask i Huset + vandhane på ved parkering + hvis der er øvrige VVS-opgaver: Klaus sørger for at VVS-udfordringerne er klart i løbet af de kommende 2 uger (inden 6 april)

b) Der skal indkøbes kost, gulvskrubber m.m.

9. FORMANDS OPGAVER: Eva

a) portalen indberettes kontaktoplysninger inkl. konto nr.: den fungerer korrekt.

10. BYGGERI: Kenneth

a) Forslag til GF vedr. højde: er udarbejdet

11. IT: Kenneth

a) PC-kursus dato: efter GF med nye medlemmer.

12. FÆLLESARBEJDE: Kenneth og Ghobad

a) Indkaldelses-oversigt udarbejdes og udsendes + opslag, her gøres opmærksom på afbud/bod/ individuelle opgaver osv.: Kenneth sørger for at denne bliver udarbejdet til ophæng på tavler + på hjemmeside snarest (senest 6 april). Der udbydes blandet lørdag/søndag. Obs på de som udfører andre opgaver for foreningen.

b) oversigt over opgaver - input og oversigt: der er udarbejdet en oversigt. Input til gøremål gives til Kenneth

 

13. GANG UDVALG: John og Tina

a) Nye tavler: overblik over behovet for nye tavler, finder tilbud på tavler, der eventuelt kan opsættes via Fællesarbejde. (tavle ved indkørsel, på kontor P-plads og ”i bunden”) John. Enighed om at vi begynder med at nedtage de ubrugelige tavler, og derpå får overblik over behov/placering.

b) Medlemstavle til opslag – placering: John foreslår at vi opsætter tavle p

c) Datoer og fokus punkter + opslag hjemmeside og opslag: enighed om at fokus punkter er adgang til brønde, skel fra hæk mod vej + almen tilstand af haven. 1x 21/22 maj, 2x 30/31 juli og 3x 10/11 september.

14. VURDERING, KØB, SALG, VENTELISTE: Intet nyt – forventer opdateret venteliste 1 maj inkl. ny tilkommere.

15. KLOAK; VAND; EL OG DRIFT: Klaus (Eva asfalt/Tina færdigmelding)

a) Nye kloak retningslinjer fra Kreds, og information til medlemmer inkl. tidligere sendte mails med andre krav: Gentagende henvendelser uden svar

b) Hovedvandmålere er der holdt øje med – hvad fortæller den? Klaus – intet nyt

16. ADM: Tina

 

ØVRIGE PUNKTER:

Enighed om at GF skal være fokus punkt på dagsorden næste gang. Der er fundet referat(Linda) og Dirigent (Tom). Til næste gang fuldmagt, dagsorden, forslag fremlægges. Udsendelse 13.04.22

Næste gang drøftes også emner til beretning.

 

Mail fra medlem der ønsker at opstille enten som BS-medlem eller som suppleant: der er intet der forhindre opstilling fra H 146 til BS-medlem/som suppleant.

17. Diverse, herunder mails:

Kloak lugt filter: Sølvi – intet nyt

Vandmålere & plombering: Eva Klaus – intet nyt

 

18. Evt.