02-07-2022

Ref. Bestyrelsesmøde HF Samvirke 09.05.22

Ref. Bestyrelsesmøde HF Samvirke 09.05.22 i kl. 17:00 i Huset

Tilstede: Klaus, Eva, John, Sølvi, Peter, Mille, Helle, Tina. Afbud Kenneth

Næste BS møde kl. 17 i Huset er 31.05.22

 

1. Velkommen til vores nye kollegaer.

Der er udleveret nøgler, koder, oversigt over kontor vagt & ansvarsområder.

Peter har sendt personoplysninger til mailen, og Mille har afleveret på kontoret.

Mille og Peter påfører deres telefon nummer på listen på kontoret.

Klaus sørger for underskrift på nøgle papirer.

2. GF-opfølgning

Referat: er underskrevet og sendt til forbund & bank + lagt på hjemmesiden.

Opslag med nye BS-medlemmer er på hjemmesiden. Opsættes på tavler. Tina laver print – John sætter op.

Formalia nye BS-medlemmer, billede ID og sundhedskort til bank: sendes i kommende uge

Ændring i ordensregler indføres, lægge på hjemmeside: er sket

Nye byggeregler lægges på hjemmeside: er sket

Undersøgelse af forsikring af kloak: pågår

3. Sidste nyt fra/til ansvarsområder (hvis der er noget):

§ Kloak, vand, el, drift

Årsgennemgang, hvor man også tilså de haver som har indmeldt skader & mangler.

Fortroligt

Man er gået videre med undersøgelse af Hxx (el problemer)

Øvrige haver mener man ikke at kunne godtgøre.

Hxx mangler et kloaklåg, som man selv skal anskaffe.

Lågen skal hæves således at den kan åbnes efter asfalt hvilket varetaget af firmaet.

Haven lukkes med hængelås under asfaltprojektet. (Klaus)

Containere flyttes (John)

Havebord v kontor & cykelstativ flyttes (Mille/Tina)

Sten ved gl kontor flyttes (Helle)

Der er rund delt materiale 6 lagt på web omkring forbud mod at være på fællesområdet under asfaltprojekt 17-20 maj 2022. Heri også at der skal flyttes eventuelle ”ting” der henstår på fællesområder + udhængende grene osv.

Ift betaling af asfaltering får vi godskrevet indeksregulering, og 10 % rabat. Asfaltomkostninger er steget meget generelt hvilket vil blive afspejlet i pris.

Foreningen opsætter selv eksisterende bump, og tilkøber ved behov nye. Der skal optegnes og isættes. (Robert, Klaus, Erling)

Pumpestation: Robert har papirer på pumpestationen. MOE sender igen anvisning på filter. Vi skal desuden tilkøbe en alarm til pumpestation – Robert er tovholder.

Det viser sig at vandaflæsning på den enkelte have KAN aflæses. Drøftes senere hvornår der er skæringsdato + hvordan det skal tilrettelægges

§ Gangudvalg (Peter er nu med ansvarlig på området)

Samles søndag 22.05.22 ved kontoret kl. 9:30. (Eva, John, Helle, Peter)

Der skal laves sedler (tina)

§ Fællesarbejde (Peter er nu medansvarlig på området)

Der er udsendt anbefaling til arbejdsopgaver – se mail. Sølvi er tovholder d. 22.05.22

§ Formandsopgaver

§ Vurdering, køb, salg, venteliste

Hxx er gået til internt salg

§ Indkøb & depot

Der skal snart bestilles diverse – der holdes øje (Helle)

§ Vaskeri & toilet drift (Mille er nu medansvarlig på området)

Vaskeri reservationssedler er udprintet

§ Fælleshus drift (Mille er nu medsvarlig på området)

§ Fælleshus udlej

Mange udlejninger. Enighed om at der skal lægges depositum på kr. 1000 fremadrettet ved udlejning.

§ Sociale arrangementer (mille er nu medansvarlig på området)

10.09.22 arrangeres Høst fest (tovholder Mille)

30.07.22 arrangeres Loppemarked og Asfaltbal på festpladsen/store p plads. (tovholder Eva /Mille)

§ Affald & container

§ Byggeri (Peter er nu medsvarlig på området)

§ Øl, vand, nøgler, låse

Klaus sørger for at der er øl & vand på kontoret der pt er helt tomt for sodavand & vand

§ Adm.

 

4. Øvrige punkter

· Der skal sprit i dispensér: da disse er itu indkøbes der nye til kvinde toilet (Helle)

· Præmie haver: Der ligger skemaer til udfærdigelse i mail Box som skal udfærdiges ved rundering. Desuden inviteres tidligere præmiehaver (Sussi, Christian, Bent?) til at deltage i runderingen. Datoen medd på opslag & web (John /Mille)

5. Evt.

· Planter i Huset skal i jord (Mille/Tina/john)

· ”Madspande” står på kontoret til udlevering.

· Fjernbetjening til varmepumpe er i depot

· Der ledes efter kontrakt med Hus udlejning med Kreds (tina)

· Ønske om at ændre vagtplan for kontor til 2 personer. Se vedhæftede. Enighed om at man er ”skarp” på at bytte sin vagt så der altid er to på vagt

· Ønske om at ændre dagsorden således at ansvarsområder ikke figurer, hvorfor man derfor må melde ind hvis der er punkter til dagsorden.